W wyniku spisu z natury w jednostce posiadającej kilka magazynów towarów w obrębie całego kraju stwierdzono różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki i niedobory). Często się zdarza, że centrala ma nadwyżkę danego towaru, a placówka ma niedobór. Wynika to z niewystawienia dowodów przesunięć MM. Jak rozliczyć to zdarzenie? Czy można dokonać kompensaty towarów w ramach wszystkich magazynów? Czy osoba materialnie odpowiedzialna powinna dokonać kompensaty w obrębie magazynu, za który odpowiada?
Nie można kompensować niedoborów i nadwyżek towarów stwierdzonych w różnych magazynach. Aby dokonać kompensaty niedoborów i nadwyżek, muszą być spełnione jednocześnie następujące warunki:
|
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Różnice te można wprowadzić do ksiąg rachunkowych następującymi zapisami:
| 1) niedobór towarów: |
| - Wn konto 24-1/0 Rozliczenie niedoborów", - Ma konto 33 "Towary", |
| 2) nadwyżka towarów: |
| - Wn konto 33 "Towary", - Ma konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek". |
Na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe, które wykazują różnice, komisja inwentaryzacyjna analizuje i ocenia poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów, stawiając odpowiednie wnioski co do sposobu ich rozliczenia. Z przeprowadzonej weryfikacji sporządza się protokół zawierający w szczególności:
Protokół z różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzony przez kierownika jednostki, jest dokumentem stanowiącym podstawę do ujęcia i rozliczenia w księgach rachunkowych niedoborów i nadwyżek.
Różnice inwentaryzacyjne (zarówno niedobory, jak i nadwyżki) można podzielić na:
1) pozorne - powstające w wyniku błędów popełnionych w bieżącej ewidencji składników majątkowych bądź w trakcie inwentaryzacji, np. błędy w dokumentacji, błędy w pomiarze,
2) rzeczywiste - pozostające po odrzuceniu różnic pozornych, wymagające dalszej analizy.
W odniesieniu do niedoborów rzeczywistych można dokonać dalszego podziału na:
1) niedobory zawinione - będące następstwem działania lub zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie,
2) niedobory niezawinione - występujące, gdy postępowanie wyjaśniające wykazało, że powstały one z przyczyn wykluczających odpowiedzialność osoby, której powierzono składniki majątku.
| W omawianej sytuacji mamy do czynienia z różnicami pozornymi. Niedobory w placówkach oraz nadwyżki w centrali dotyczące tych samych towarów, według wyjaśnień osób odpowiedzialnych powstały bowiem w wyniku niewystawienia dowodów MM. Przy czym, aby uznać takie wyjaśnienia za wiarygodne, spisy z natury w poszczególnych magazynach powinny być przeprowadzone w tym samym terminie. |
Nadwyżki i niedobory w towarach uznane w wyniku ich weryfikacji za pozorne można rozliczyć w księgach rachunkowych, zapisem:
| 1) rozliczenie pozornej nadwyżki: |
| - Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek", - Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)", |
| 2) rozliczenie pozornego niedoboru: |
| - Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)", - Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów". |
Dopiero po odrzuceniu różnic pozornych powstają różnice rzeczywiste wymagające rozliczenia, np. poprzez kompensatę (w ramach jednego magazynu). Osoba materialnie odpowiedzialna nie dokonuje kompensaty. Ostateczną decyzję w sprawie kompensaty niedoboru z nadwyżką podejmuje kierownik jednostki na podstawie propozycji komisji inwentaryzacyjnej.
Kompensata niedoborów z nadwyżkami przebiega w księgach rachunkowych, zapisem:
| - Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek", - Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów". |
Kompensacie z nadwyżkami mogą podlegać wyłącznie niedobory uznane za niezawinione oraz nadwyżki bezsporne. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie przyjmuje się w oparciu o mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników wykazujących różnice inwentaryzacyjne. Jest to tzw. zasada "mniejsza ilość, niższa cena".
Niedobory i nadwyżki towarów, które nie zostały rozliczone jako różnice pozorne lub nie zostały objęte kompensatą, podlegają rozliczeniu według ogólnych zasad. W księgach rachunkowych rozliczenia te, w zależności od przyczyn ich powstania ustalonych w toku postępowania wyjaśniającego, mogą przebiegać zapisami:
| 1) rozliczenie niedoborów uznanych za niezawinione: |
| - Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", - Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów", |
| 2) obciążenie wartością niedoborów zawinionych osoby materialnie odpowiedzialnej: |
| - Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne - roszczenia z tytułu niedoborów), - Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów", |
| 3) ewentualne podwyższenie kwoty roszczenia (np. o utraconą marżę) na podstawie decyzji kierownika jednostki: |
| - Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne - roszczenia z tytułu niedoborów) lub 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" - jeżeli roszczenie główne jest objęte odpisem aktualizującym, - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne", |
| 4) zarachowanie do przychodów rzeczywistych nadwyżek inwentaryzacyjnych towarów (bezspornych): |
| - Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek", - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
