Ubezpieczenia komunikacyjne samochodów w kosztach podatników PIT

Sposób rozliczenia w kosztach podatkowych składek ubezpieczeniowych z tytułu używania w firmie samochodu osobowego zależy od tego, czy stanowi on środek trwały.

Gdy w działalności gospodarczej podatnik użytkuje samochód osobowy:

• stanowiący jego własność, ale niewprowadzony do ewidencji środków trwałych lub
   
• na podstawie np. umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy cywilnoprawnej, z wyjątkiem leasingu operacyjnego,

do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wartość poniesionych wydatków związanych z używaniem tego pojazdu (w tym wartość składek ubezpieczeniowych), do wysokości wyliczonej zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, tj. do wysokości tzw. kilometrówki.

Stosownie do treści powołanego przepisu, za koszty uzyskania przychodów uznaje się poniesione wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Wysokość tej stawki ustala się na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, użytkująca go osoba obowiązana jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Do kosztów podatkowych odnosi się faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, które mieszczą się w granicach limitu wynikającego z tej ewidencji. Limitem tym ograniczone są również składki z tytułu ubezpieczenia takiego samochodu.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i ograniczanie wymienionych wydatków nie jest wymagane, jeżeli samochód osobowy:

• stanowi środek trwały albo
   
• jest użytkowany na podstawie umowy tzw. leasingu operacyjnego (art. 23 ust. 3b updof).

W takim przypadku podatnik może do kosztów uzyskania przychodów zaliczać koszty związane z używaniem samochodu osobowego na zasadach ogólnych, przy zachowaniu przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 updof. Także składki ubezpieczeniowe nie są ograniczone wspomnianym wcześniej limitem kilometrówki. Podlegają one jednak innemu ograniczeniu w zaliczaniu ich do kosztów podatkowych. I nie ma tu znaczenia czy samochód osobowy jest środkiem trwałym, stanowi przedmiot leasingu, czy też jest wykorzystywany w firmie na podstawie innego tytułu.

W świetle art. 23 ust. 1 pkt 47 updof, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Do przeliczenia wymienionej wartości na złote należy przyjąć kurs sprzedaży walut obcych ogłaszany przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.

Należy zaznaczyć, że przepis ten nie dotyczy obowiązkowej składki OC ani dobrowolnej składki NNW. Polisa OC obejmuje swą ochroną posiadaczy pojazdów, a nie same pojazdy. Natomiast na podstawie dobrowolnej polisy NNW ochronie ubezpieczeniowej podlegają dobra osobiste człowieka, a nie pojazd. Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z 12 czerwca 2012 r., nr DD2/033/31/PMN/12/260: "(...) wydatki związane z ubezpieczeniem samochodów osobowych zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem treści przepisu art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...) Jak wynika z brzmienia powołanego przepisu, ograniczenie dotyczy składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, których wysokość jest ustalana w oparciu o wartość samochodu przyjętą dla celów ubezpieczenia. Należy zatem przyjąć, że jeżeli w umowie ubezpieczenia samochodu osobowego określana jest wartość pojazdu, wówczas składki obliczane w oparciu o ten parametr, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (...). Odnosząc się do kwestii ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) zauważyć należy, że ubezpieczenie to jest ubezpieczeniem osobowym regulowanym przez przepisy kodeksu cywilnego - art. 829 i następne. Przedmiotem tego ubezpieczenia są określone dobra osobiste człowieka. W związku z powyższym, postanowienia art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie znajdą zastosowania w odniesieniu do składek na ubezpieczenie NNW".

W praktyce (przy ubezpieczeniu OC, AC i NNW) tylko koszt z tytułu składki AC opłacanej od używanych w działalności gospodarczej samochodów osobowych niezaliczonych do środków trwałych lub używanych na podstawie innej umowy niż umowa leasingu, podlega podwójnemu limitowaniu. Rozliczając ten koszt, należy w pierwszej kolejności wyliczyć wysokość wydatków podlegających zaliczeniu do kosztów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 47 updof, a następnie tak wyliczoną kwotę ująć w zestawieniu wydatków, które będą porównywane z limitem wyznaczonym przez ewidencję przebiegu pojazdu.

W przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej samochodów innych niż osobowe, ograniczenia w zaliczaniu do kosztów podatkowych składek na ubezpieczenie takich samochodów, nie mają miejsca. Dla samochodów innych niż osobowe podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu i ograniczać kosztów ponoszonych w związku z ich używaniem do wysokości tzw. kilometrówki. Nie obowiązują ich również ograniczania w zaliczaniu do kosztów podatkowych składki AC. Powołany wcześniej przepis art. 23 ust. 1 pkt 47 updof dotyczy bowiem tylko samochodów osobowych.

Na marginesie należy dodać, że z podatkowego punktu widzenia ubezpieczenie AC warto wykupić. Niezależnie bowiem od rodzaju posiadanego samochodu tylko dobrowolne ubezpieczenie samochodu daje podatnikowi prawo ujęcia w ciężar kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodu oraz kosztów jego remontu powypadkowego (art. 23 ust. 1 pkt 48 updof).

Brak dobrowolnego ubezpieczenia samochodu nie ma jednak znaczenia w przypadku remontów innych niż powypadkowe. Koszty bieżących remontów czy napraw związanych z utrzymaniem samochodu w stanie nadającym się do użytku są kosztem podatkowym na zasadach ogólnych, po spełnieniu przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 updof.

Polisy ubezpieczeniowe wykupuje się zasadniczo na okres 12 miesięcy, a więc zwykle dotyczą one dwóch lat podatkowych. Podatkowe rozliczenie kosztu wykupu takich polis uzależnione jest w szczególności od rodzaju ksiąg prowadzonych przez podatnika.

Należy też zaznaczyć, że składki z tytułu ubezpieczenia pojazdów wykorzystywanych w firmie kwalifikuje się do kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, czyli do tzw. kosztów pośrednich. A koszty pośrednie potrąca się w dacie ich poniesienia.

Jeżeli podatnik prowadzi księgi rachunkowe, to za dzień poniesienia kosztu uznaje dzień, na który ujmuje ten koszt w księgach rachunkowych (księguje) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Takie zasady potrącalności kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami wynikają z art. 22 ust. 5c i 5d updof.

Jeżeli podatnik ustala dochód na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów i prowadzi ją w sposób uproszczony, to koszty ewidencjonuje w dacie poniesienia, niezależnie od tego jakiego okresu one dotyczą (art. 22 ust. 4 updof). Za dzień poniesienia kosztów uznaje dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). W takim przypadku kwotę składki uznaną za koszt podatkowy zaksięguje w całości w podatkowej księdze pod datą wystawienia polisy.

Natomiast jeżeli podatnik prowadzi podatkową księgę memoriałowo, to stosownie do art. 22 ust. 6 updof, koszty odnosi do roku podatkowego, którego one dotyczą. Gdy wykupiona polisa dotyczy dwóch lat podatkowych, to część składki obejmującej np. 2014 r. zaliczy do kosztów uzyskania przychodów 2014 r. w dacie wystawienia polisy, a część składki przypadającej na 2015 r. ujmie jednorazowo w kosztach w styczniu 2015 r.