HITY GOFINU

Od połowy stycznia tego roku w rejestrze przedsiębiorców ujawnieniu podlega informacja o dniu kończącym rok obrotowy. Podmioty wpisane do KRS na dzień 15 stycznia 2015 r. mają obowiązek złożyć wniosek o wpis informacji o tym dniu wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego składanym po 15 stycznia 2015 r.

Nowy obowiązek

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 4), zwana dalej ustawą nowelizującą, wprowadziła zmiany do art. 40 ustawy o KRS. Dodany został m.in. punkt dotyczący zamieszczenia w dziale 3 rejestru przedsiębiorców informacji o dniu kończącym rok obrotowy. W dziale tym ujawniane są też m.in. wzmianki dotyczące złożenia sprawozdań finansowych.

Nowo powstające spółki

Spółki rejestrowane w KRS od 15 stycznia 2015 r. informację o dniu kończącym rok obrotowy muszą podawać we wniosku o wpis. W drukach podstawowych (KRS-W1, KRS-W2, KRS-W3, KRS-W4) znajduje się część zatytułowana: Informacja o dniu kończącym rok obrotowy, a w niej punkt opisany: Dzień kończący pierwszy rok obrotowy, za który należy złożyć sprawozdanie finansowe (dzień - miesiąc - rok). Analogiczne części wniosków o wpis zawarte są w drukach dotyczących przedsiębiorców funkcjonujących w innej niż spółka handlowa formie prawnej, a podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS.

Pozostali przedsiębiorcy z KRS

W innej sytuacji są podmioty wpisane do KRS przed 15 stycznia 2015 r. Podmiot wpisany do KRS w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej (tj. 15 stycznia 2015 r.) zobowiązany jest złożyć wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy, wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego złożonym po dniu wejścia w życie niniejszej ustawy (art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej). Opłatę sądową pobiera się tylko od wniosku o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego. W przypadku złożenia odrębnego wniosku o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy nie pobiera się od tego wniosku opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Postanowienie o wpisaniu wyłącznie tej wzmianki nie podlega doręczeniu podmiotowi, którego dotyczy.

Jak złożyć wniosek?

Ujawnienie informacji o dniu kończącym rok obrotowy nastąpić ma przy okazji składania sprawozdania finansowego.

W formularzach KRS-Z30 czy KRS-ZN dotyczących sprawozdań finansowych nie ma rubryk dotyczących informacji o dniu kończącym rok obrotowy. Rubryki umożliwiające wpisanie dnia kończącego rok obrotowy dodano w drukach dotyczących rejestracji zmian. W przypadku spółki handlowej są to formularze KRS-Z1, KRS-Z2 i KRS-Z3. Przy tym we wniosku o zmianę danych można podać dzień kończący rok obrotowy po zmianie roku obrotowego. Rubryki (odpowiednio C.7, C.8, C.13) dotyczące dnia kończącego rok obrotowy w drukach KRS-Z1 do KRS-Z3 zatytułowane są "ZMIANA INFORMACJI O DNIU KOŃCZĄCYM ROK OBROTOWY" i dalej Dzień kończący pierwszy po zmianie rok obrotowy, za który należy złożyć sprawozdanie finansowe (dzień-miesiąc-rok).

Dwa sposoby, który lepszy?

Uwzględniając wcześniej opisane okoliczności, mogą mieć miejsce dwie interpretacje sposobu wywiązania się przez spółki z obowiązku, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej.

Po pierwsze, spółki nie powinny wypełniać rubryk odpowiednio C.7, C.8 czy C.13 w drukach od KRS-Z1 do KRS-Z3, chyba że w spółce miała miejsce zmiana roku obrotowego. W związku z brakiem stosownego miejsca do podania informacji o dniu kończącym rok obrotowy w drukach KRS, gdy spółka chce wywiązać się z obowiązku, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej, informację tę podać należy w odrębnym piśmie - wniosku o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy. Wskazać w nim należy datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy (patrz ramka). Pismo takie powinno być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji obowiązującym w spółce. Zastosowanie tego rozwiązania w praktyce polega na tym, że spółka wypełnia druk KRS-Z30 (ewentualnie odpowiedni druk KRS-Z1, -Z2 bądź -Z3 z załącznikiem KRS-ZN, gdy złożenie sprawozdania następuje przy okazji zgłaszania zmiany danych do KRS), dołącza do formularzy sprawozdanie finansowe i inne wymagane dokumenty oraz pismo dotyczące dnia kończącego pierwszy rok obrotowy.

Po drugie, można przyjąć też taką interpretację, że skoro informacja o dniu kończącym rok obrotowy w przypadku danego podmiotu nie jest jeszcze ujawniona w KRS, to pomimo treści rubryk odpowiednio C.7, C.8 czy C.13 w drukach od KRS-Z1 do KRS-Z3, złożenie wniosku, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej, następuje poprzez ich wypełnienie. Wówczas do druku podstawowego spółka dołącza KRS-ZN oraz sprawozdanie finansowe i inne wymagane dokumenty.

Warto przy tym podkreślić, że pierwszy z opisanych sposobów przekazania informacji o dniu kończącym rok obrotowy w świetle art. 7 ust. 2 ustawy nowelizującej powinien doprowadzić do ujawnienia tej informacji w KRS nawet wówczas, gdyby sąd rejestrowy opowiadał się za drugim rozwiązaniem i uznał, że spółka nie złożyła wniosku, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej. W takiej bowiem sytuacji informację o dniu kończącym rok obrotowy zobowiązany jest wpisać do KRS zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy nowelizującej. Stanowi on, że sąd rejestrowy, dokonując wpisu wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, dokona tym samym postanowieniem wpisu informacji o dniu kończącym rok obrotowy również wtedy, gdy nie złożono wniosku o wpis informacji.

Działanie sądu z urzędu

Jeżeli informacja o dniu kończącym rok obrotowy nie będzie wpisana do rejestru w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, sąd rejestrowy dokona wpisu tej informacji z urzędu. Wydane z urzędu postanowienie dotyczące wyłącznie takiego wpisu nie podlega uzasadnieniu i doręczeniu podmiotowi, którego dotyczy (art. 7 ust. 3 ustawy nowelizującej).

Dokonując wpisu z urzędu, sąd rejestrowy może oprzeć się na postanowieniu umowy spółki (statutu) dotyczącego roku obrotowego spółki. Jej postanowienia są istotne w świetle definicji roku obrotowego zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ujawnienie informacji o dniu kończącym rok obrotowy ułatwi sądowi rejestrowemu weryfikację wywiązywania się przez podmioty wpisane do KRS z obowiązków dotyczących składania sprawozdań finansowych i innych wymaganych dokumentów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.)