HITY GOFINU

Podpis stanowi potwierdzenie prawdziwości danych zawartych w dokumentach przekazywanych fiskusowi. Informacje PIT-11 podpisuje płatnik, osoba odpowiedzialna za pobór podatku lub pełnomocnik. Podpis na dokumencie papierowym musi być odręczny. Informacje przesyłane przez internet wymagają użycia e-podpisu lub danych autoryzujących.

Obowiązek płatnika

Zakłady pracy, zleceniodawcy, zamawiający wykonanie dzieła (i inni płatnicy wymienieni w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1 i art. 42e ust. 6 ustawy o pdof, a także w art. 35a ust. 5 ustawy o pdof, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 26 października 2007 r.) mają obowiązek sporządzić dla każdego podatnika, któremu nie dokonywali rocznego obliczenia podatku, PIT-11 za 2014 r.

Formularz ten stanowi imienną informację o dochodach podatników, faktycznie zastosowanych w trakcie roku kosztach uzyskania przychodów oraz wysokości pobranych zaliczek na podatek dochodowy. Płatnik wykazuje również pobrane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - z wyjątkiem składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód zwolniony od podatku (zgodnie z ustawą o pdof) lub od którego zaniechano poboru podatku (na podstawie Ordynacji podatkowej). Informację trzeba przekazać podatnikowi oraz "jego" urzędowi skarbowemu.

PIT-11 musi być, co do zasady, przesłany do urzędu skarbowego przez internet. Prawo wyboru między pisemną a elektroniczną formą tego dokumentu przysługuje płatnikom sporządzającym informacje o dochodach lub roczne obliczenie podatku dla nie więcej niż pięciu osób. Taką alternatywę mają jednak tylko w przypadku składania PIT-11 we własnym zakresie. Informacje, które w imieniu takich płatników przekazuje przedsiębiorca zajmujący się usługowo prowadzeniem ksiąg podatkowych, np. biuro rachunkowe, muszą być przesłane przez internet.

Uprawniona osoba

Informacje PIT-11 składane przez płatnika będącego osobą fizyczną są podpisywane przez niego samego lub pełnomocnika. Formularze przekazywane przez osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej mogą być z podpisem reprezentanta ustawowego, osoby odpowiedzialnej za wymiar płatniczy lub pełnomocnika.

Umocowanie do działania w tym zakresie przez ustawowych reprezentantów osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, np. członków zarządu spółki z o.o., wynika z mocy prawa. Podmioty te, jeżeli są płatnikami, muszą jednak wyznaczyć i zgłosić osobę zajmującą się wymiarem płatniczym, czyli obliczaniem podatku, pobieraniem go od podatnika i wpłacaniem we właściwym terminie organowi podatkowemu. Nie musi być to reprezentant ustawowy. Wykonywanie wspomnianych obowiązków powierza się zazwyczaj pracownikowi księgowości albo kadr.

Każdy płatnik ma prawo ustanowić pełnomocnika do podpisywania formularzy podatkowych. Takiego upoważnienia można udzielić osobie fizycznej posiadającej pełną zdolność do czynności prawnych, czyli pełnoletniej i nieubezwłasnowolnionej. Pełnomocnikiem może zostać każdy, kto spełnia te kryteria: pracownik, właściciel biura rachunkowego, doradca podatkowy itp.

Sposób zgłoszenia osoby uprawnionej do podpisania PIT-11 zależy od tego, czy informacje o dochodach podatników mają być przekazane fiskusowi w formie papierowej, czy przesłane drogą elektroniczną.

Pisemna informacja

W przypadku dokumentów dostarczanych w wersji papierowej wymagane jest złożenie umocowań dla osoby odpowiedzialnej za wymiar płatniczy lub pełnomocnika. Osobę zajmującą się obliczaniem i pobieraniem podatku można zgłosić zwykłym pismem. Powinno ono zawierać takie elementy, jak: dane płatnika, personalia wyznaczonej osoby (imię, nazwisko i adres), podpis (podpisy). Zgłoszenia dokonuje się w terminie określonym do dokonania pierwszej wpłaty. O zmianie osoby trzeba zawiadomić w ciągu 14 dni od dnia jej wyznaczenia. Zgłoszenie stanowi wystarczające umocowanie do podpisywania informacji PIT-11. Wyznaczona osoba nie potrzebuje poza tym innego upoważnienia.

Pełnomocnictwo do podpisywania rozliczeń papierowych również należy sporządzić na piśmie. Nie ma urzędowego wzoru takiego upoważnienia. Ważne jest, aby wskazać, kto, komu i do czego daje umocowanie. Pełnomocnictwo składa się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja. Za złożenie pełnomocnictwa trzeba wnieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł.

Informacje PIT-11 składane w formie papierowej muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem uprawnionej osoby. Taki podpis to znak ręczny zawierający indywidualne cechy charakteru pisma: kształt liter, sposób ich łączenia, kąt nachylenia itp. Pozwala to na identyfikację osoby, która go złożyła. Przyjmuje się, że podpis powinien zawierać przynajmniej nazwisko, ale najlepiej, gdy składa się z imienia i nazwiska. Nie wolno stosować inicjałów lub parafek.

Elektroniczny PIT-11

Inna procedura obowiązuje w przypadku składania informacji w formie elektronicznej. Osoba uprawniona do podpisywania takich dokumentów w imieniu płatnika musi być zgłoszona na formularzu UPL-1. Druk ten trzeba złożyć niezależnie od tego, kto ma dokonywać uwierzytelnienia: reprezentant ustawowy, pracownik firmy, prokurent, doradca podatkowy itp. Jest to zbędne jedynie wtedy, gdy PIT-11 przesyła w swoim imieniu płatnik będący osobą fizyczną.

Druk UPL-1 jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

UPL-1 należy sporządzić w formie pisemnej. Wypełniony i podpisany formularz składa się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Zasadniczo jest to urząd skarbowy ustalony według miejsca zamieszkania lub siedziby płatnika (podatnika). Złożenie tego pełnomocnictwa nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.

Dane pełnomocnika wskazanego w UPL-1 są zamieszczane w systemie e-Deklaracje jako osoby uprawnionej do podpisywania dokumentów w imieniu płatnika (podatnika). Pozwala to na automatyczną autoryzację przekazywanych dokumentów. Osoba ta ma prawo podpisywać wszystkie deklaracje, zeznania, informacje i podania przesyłane za pośrednictwem systemu e-Deklaracje - bez względu na właściwość urzędu skarbowego, do którego mają one trafić. Pełnomocnictwo jest ważne przez cały okres, na jaki zostało ustanowione, lub do odwołania.

Informacje przesyłane w imieniu płatnika przez uprawnioną osobę (wskazaną w UPL-1) muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Płatnicy będący osobami fizycznymi, którzy sami składają PIT-11, mogą je uwierzytelnić tzw. danymi autoryzacyjnymi. Mechanizm ten polega na podaniu przez nich kilku informacji: identyfikatora podatkowego, pierwszego imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz odpowiedniej kwoty przychodu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)