HITY GOFINU

Od 1 lutego 2018 r. przedsiębiorcy wpisani do KRS mają przekazywać do tego rejestru swoje sprawozdania finansowe i inne wymagane wraz z nimi dokumenty wyłącznie drogą elektroniczną. Od tej daty dla każdego przedsiębiorcy z KRS ma być tworzone repozytorium dokumentów finansowych. Także te spółki handlowe, na których nie ciążą obowiązki związane ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, będą musiały informować KRS o braku takich powinności drogą elektroniczną. Z kolei od 1 października 2018 r. ustawa o rachunkowości ma przewidywać, że sprawozdania finansowe sporządza się w postaci elektronicznej. Od tej daty przedsiębiorcy wpisani do KRS będą składać sprawozdania finansowe tylko do KRS, a sąd rejestrowy prześle je drogą elektroniczną do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Nadchodzą duże zmiany

Szereg zmian w prawie dla przedsiębiorców z KRS przewiduje projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten jest złożony w Sejmie (stan na dzień oddania gazety do druku). Rozwiązania prawne przyjęte w nim mają wchodzić w życie w pięciu etapach. Najszybciej te, które nie wymagają modyfikacji systemu teleinformatycznego. Najpóźniej, z dniem 1 marca 2020 r., ma być wprowadzony dla przedsiębiorców wpisanych do KRS wymóg składania wszystkich wniosków do tego rejestru drogą elektroniczną. Ustawodawca zrezygnował z zamiaru natychmiastowego wprowadzenia takiej powinności. Jednak już niebawem zmiany w prawie mają dotyczyć zasad składania przez przedsiębiorców z KRS sprawozdań finansowych i innych dokumentów związanych z podsumowaniem ubiegłego roku obrotowego. Modyfikacje przepisów dotyczące tych kwestii mają być wprowadzane w dwóch terminach: 1 lutego 2018 r. i 1 października 2018 r.

E-droga przekazywania sprawozdań do KRS

Z dniem 1 lutego 2018 r. do ustawy o KRS (Dz. U. z 2017 r. poz. 700 ze zm.) dodany zostanie art. 19e. Ma on stanowić, że złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342), następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Taka treść przywołanego przepisu oznacza wprowadzenie obowiązku składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów składanych wraz z nim w formie elektronicznej. Według projektów rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości, jakie wraz z projektem omawianej nowelizacji trafiły do Sejmu, wynika m.in., że uchylone zostaną papierowe druki dotyczące sprawozdań finansowych, tj. KRS-Z30 i KRS-ZN.

Poza tym z projektowanego art. 19e ust. 7 ustawy o KRS ma wynikać, że zasady dotyczące składania sprawozdań finansowych będą miały zastosowanie także do złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Chodzi tu o oświadczenie z art. 70a ustawy o rachunkowości. Składają je spółki jawne i partnerskie, o ile zgodnie z przepisami nie mają obowiązku prowadzenia pełnej księgowości i nie czynią tego dobrowolnie.

E-podpisy do wniosku

Zgłoszenie dotyczące złożenia sprawozdania finansowego czy oświadczenia o braku obowiązków sprawozdawczych ma być podpisywane kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu wpisaną do KRS, a w przypadku osób prawnych przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu.

W celu realizacji omawianych zgłoszeń konieczne będzie założenie konta w systemie teleinformatycznym. Konto to będzie zakładane dla osoby fizycznej. Każdy zgłaszany dokument finansowy ma być zamieszczany w oddzielnym załączniku. Jego maksymalny rozmiar ma określać system.

W przypadku wypisów lub wyciągów aktów notarialnych umieszczonych w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych zgłaszający ma wskazywać numer dokumentu w repozytorium. Utworzenie takiego repozytorium przewiduje projekt omawianej nowelizacji. Elektroniczne poświadczenie przez wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty ma następować z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.

Weryfikacja zgłoszenia

Wraz ze zgłoszeniem trzeba będzie złożyć oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia sprawozdania spełniają wymogi określone w art. 52 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości.

Zgłoszenie podlegać ma automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w zakresie określonym w art. 19e ust. 2 i ust. 5 ustawy o KRS. Oznacza to, że system będzie weryfikował czy samo zgłoszenie jest podpisane przez właściwą osobę oraz czy dołączone zostało wspomniane wcześniej oświadczenie.

W przypadku pozytywnej weryfikacji w systemie teleinformatycznym zgłoszeń dotyczących złożenia sprawozdania finansowego czy oświadczenia o braku obowiązków sprawozdawczych, wpis ma polegać na automatycznym zamieszczeniu w rejestrze przedsiębiorców wzmianek, o których mowa w art. 40 pkt 2-5a i 7 ustawy o KRS.

W razie negatywnej weryfikacji wnioskodawca będzie mógł złożyć dokumenty finansowe za ubiegły rok obrotowy wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wraz z wnioskiem o wpis wzmianek, o których mowa w art. 40 pkt 2-5a ustawy o KRS.

Repozytorium dokumentów finansowych

Złożone dokumenty finansowe mają trafiać do repozytorium dokumentów finansowych. Ma być ono prowadzone dla każdego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców. Repozytorium ma być tworzone z chwilą pierwszego złożenia dokumentów na podstawie art. 19e ust.1 ustawy o KRS. Przewidują tak projektowane art. 9a ustawy o KRS i art. 38 ust. 1 omawianego projektu ustawy. Przepisy te mają wejść w życie z dniem 1 lutego 2018 r. Każdy ma mieć prawo przeglądania repozytorium dokumentów finansowych. Co istotne, Centralna Informacja KRS ma bezpłatnie udostępniać dokumenty z tego repozytorium za pośrednictwem internetu.

Jednocześnie ustawa o KRS ma stanowić, że wpisy dotyczące złożenia sprawozdań finansowych i wymaganych dokumentów nie będą podlegać opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wniosek dotyczący złożenia oświadczenia o braku obowiązków sprawozdawczych w dalszym ciągu ma być w całości wolny od opłat.

Wnioski składane do KRS dotyczące złożenia sprawozdań finansowych przez przedsiębiorców z KRS mają podlegać tylko opłacie sądowej w kwocie 40 zł.

Uproszczone zgłoszenia do końca września

Art. 38 ust. 2 projektu ustawy nowelizującej przewiduje, że do dnia 30 września 2018 r. (włącznie) dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia kopii dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, ust. 1b, ust. 1f, ust. 1g, ust. 3 i ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Kopie tych dokumentów (m.in. sprawozdań finansowych) będą musiały być podpisane kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem ePUAP przez wpisaną do rejestru co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu, a w przypadku osób prawnych - co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu.

W praktyce oznacza to, że kopie tych dokumentów będą musiały mieć formę elektroniczną. Uproszczenie polega na tym, że wystarczy, jeżeli e-kopia danego dokumentu będzie podpisana elektronicznie tylko przez jedną z wymienionych wcześniej osób. Dla przykładu sprawozdanie finansowe w spółce z o.o. zgodnie z ustawą o rachunkowości jest podpisywane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i wszystkich członków zarządu. Natomiast w przypadku omawianej e-kopii wystarczające będzie, jeżeli podpisze je jedna osoba wchodzącą w skład zarządu.

Poza tym ogólną zasadą wynikającą z ustawy o KRS będzie, że do zgłoszenia dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, ust. 1d i ust. 4 ustawy o rachunkowości możliwe ma być dołączenie ich kopii podpisanych w sposób opisany wcześniej. Chodzi tu np. o roczne sprawozdanie finansowe instytucji kredytowej lub finansowej, mających siedzibę poza terytorium RP.

Koszty dla przedsiębiorców

W uzasadnieniu do projektu ustawy projektodawcy wskazali, że konieczność konwersji danych księgowych na format, w którym będą one mogły zostać przekazane w wersji elektronicznej do KRS, będzie wiązała się z potrzebą jednorazowego dostosowania księgowych systemów informatycznych. Może to spowodować dodatkowe koszty dla części z podmiotów zobowiązanych do składania dokumentów do KRS w wersji elektronicznej. W opinii projektodawców aktualnie większość z nich prowadzi księgi rachunkowe w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu stosownego oprogramowania księgowego, opracowywanego przez jeden z wielu podmiotów komercyjnych. Z uwagi na ten fakt, w ocenie projektodawców, dostosowanie formatów danych wykorzystywanych przez ww. oprogramowanie do wymagań KRS nastąpi w ramach aktualizacji oprogramowania, dostarczonej tym podmiotom w ramach obecnie posiadanych subskrypcji oraz licencji. Z tych względów projektodawcy uznali, że zarówno liczba podmiotów, które będą musiały przeprowadzić proces dostosowawczy, jak i jego łączny koszt są relatywnie nieznaczne.