Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, określa nie tylko szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, ale również szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem. Do tych obowiązków należy m.in. zamknięcie podatkowej księgi na koniec roku podatkowego.
Z zamknięciem podatkowej księgi wiąże się konieczność:
Zwróć uwagę!
Termin zamknięcia podatkowej księgi nie został normatywnie ustalony. Przyjmuje się, że księga ta powinna być zamknięta do dnia, w którym upływa termin złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Oznacza to, że księgę za 2018 r. należy zamknąć najpóźniej 30 kwietnia 2019 r. |
Obowiązek rocznego podsumowania zapisów dokonanych w podatkowej księdze dotyczy kolumn 7-14, czyli kolumn, które są przeznaczone do wpisywania przychodów osiąganych z prowadzonej działalności gospodarczej oraz kosztów ponoszonych w celu uzyskania tych przychodów.
Rozporządzenie przewiduje dwa sposoby podsumowania zapisów dokonanych w tych kolumnach. Przy czym wybór jest zasadniczo determinowany tym, czy w trakcie roku podatkowego zapisy w księdze były sumowane za poszczególne miesiące roku podatkowego czy ujmowane narastająco od początku roku.
Jeżeli w trakcie roku sumowane były wyłącznie przychody i koszty z danego miesiąca, to na potrzeby zamknięcia księgi, rocznego podsumowania zapisów dokonuje się w ten sposób, że na oddzielnej stronie księgi sporządza się zestawienie roczne. W tym celu we właściwych kolumnach księgi wpisuje się sumy przychodów i kosztów z poszczególnych miesięcy roku. Następnie sumy te należy dodać.
Z kolei w przypadku gdy zapisy w księdze były prowadzone narastająco, wówczas po zakończeniu każdego miesiąca dane z tego miesiąca ujęte w kolumnach 7-14 księgi były sumowane. Pod tymi podsumowaniami w poszczególnych kolumnach wpisywano sumy przychodów i kosztów od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc. Na koniec w kolejnym wierszu księgi wpisywano w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. W rezultacie, wykazana suma przychodów i kosztów grudnia oraz przychodów i kosztów wyliczonych od początku roku do końca listopada, stanowi już roczne podsumowanie zapisów księgi za dany rok.
Spis z natury służy wykazaniu ilościowego i wartościowego stanu towarów wchodzących w skład majątku firmy. Powinien on obejmować stanowiące własność podatnika: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Dotyczy to również wymienionych składników majątku, które w dniu sporządzenia spisu znajdują się poza zakładem podatnika. Podatnicy, którzy prowadzą działalność kantorową lub działalność polegającą na udzielaniu pożyczek pod zastaw albo działy specjalne produkcji rolnej, spisem z natury obejmują odpowiednio: niesprzedane wartości dewizowe, rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki, niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Jeżeli na dzień sporządzenia spisu z natury w zakładzie podatnika znajdują się towary obce, to również te towary wykazuje się w spisie, ale tylko w ujęciu ilościowym, gdyż nie podlegają one wycenie. Należy natomiast podać, czyją własność stanowią.
Zwróć uwagę!
W spisie z natury nie wykazuje się środków trwałych i wyposażenia. |
Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób w nim uczestniczących. Zakres danych wykazywanych w spisie z natury określa § 28 ust. 2 rozporządzenia. Wynika z niego, że spis powinien zawierać co najmniej następujące dane:
W przypadku księgarń lub antykwariatów spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.
Spis z natury sporządzany na koniec roku podatkowego należy wycenić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Sposób wyceny towarów objętych spisem nie jest jednolity. Jak wynika z § 29 rozporządzenia, w zależności od rodzaju składników majątku do ich wyceny mogą być stosowane takie kryteria jak: cena zakupu, cena nabycia, cena rynkowa, koszty wytworzenia czy wartość wynikająca z oszacowania. Stosując cenę zakupu, cenę nabycia lub koszty wytworzenia, należy kierować się znaczeniem tych pojęć wynikającym z definicji przyjętych na potrzeby rozporządzenia w § 3 pkt 2-4.
Sposoby wyceny składników majątku ujętych w spisie z natury
Składnik spisu z natury | Sposób wyceny |
towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze | cena zakupu lub nabycia albo cena rynkowa z dnia sporządzenia spisu, o ile jest niższa od ceny zakupu lub nabycia |
półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki własnej produkcji | koszty wytworzenia |
odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową | wartość wynikająca z oszacowania uwzględniająca przydatność odpadów do ich dalszego użytkowania |
niesprzedane wartości dewizowe | cena zakupu, nie wyższa niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy |
rzeczy zastawione | wartość rynkowa |
produkcja niezakończona przy działalności usługowej i budowlanej | koszty wytworzenia ustalone w wysokości nie niższej od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej |
produkcja zwierzęca | cena rynkowa z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt |
W przypadku gdy do wyceny towarów zostanie przyjęta kwota niższa od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, to przy poszczególnych pozycjach należy uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.
Na podstawie art. 22p updof, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy nie mogą zaliczać tej części kosztu, w jakiej płatność na rzecz innego przedsiębiorcy dotycząca jednorazowej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł, została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Natomiast w przypadku gdy koszt w tej części był zaliczony do kosztów podatkowych, podatnicy są zobowiązani zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo zwiększyć przychody, w razie braku możliwości zmniejszenia kosztów - w miesiącu, w którym dokonali płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Mając na uwadze, że spisem z natury podatnicy muszą objąć wszystkie towary znajdujące się na stanie firmy, a więc również takie, których wartość została wykluczona z kosztów zgodnie z art. 22p updof, ustawodawca przewidział, że w takim przypadku konieczne jest dokonanie korekty wartości sporządzonego spisu. Z regulującego tę kwestię § 29 ust. 4d rozporządzenia wynika, że:
Rozwiązanie polegające na korekcie zmniejszającej wartość końcowego spisu z natury pozwala uniknąć sytuacji podwójnego zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów za dany rok podatkowy (raz poprzez wyłączenie wartości towarów z kosztów na mocy art. 22p updof i powtórnie - poprzez różnice remanentowe).
Przykład
Na koniec 2018 r. podatnik ustalił, że wartość towarów handlowych znajdujących się na jego stanie wynosi 100.000 zł. W grudniu zmniejszył koszty uzyskania przychodów o kwotę 17.000 zł, w związku z opłaceniem z pominięciem rachunku płatniczego zobowiązań za towary handlowe, których koszt ujął w księdze w listopadzie na podstawie faktury. Korekta dotyczyła towarów niesprzedanych, a więc objętych spisem. W tej sytuacji wartość spisu z natury sporządzonego na dzień 31 grudnia 2018 r. podatnik musi pomniejszyć o kwotę 17.000 zł, wskazując pozycję spisu i pozycję w księdze, której korekta dotyczy. |
Spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego wpisuje się do podatkowej księgi, w tym także gdy ma on wartość zerową, bo na stanie firmy nie ma żadnych towarów.
Rozporządzenie przewiduje dwa sposoby ujęcia spisu z natury w księdze, tj.:
Zapisu dotyczącego spisu z natury można dokonać w księdze w dowolnej kolumnie. Praktykowane jest wpisanie spisu w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu", jako ostatnia pozycja księgi. Pozycji tej nie sumuje się z zaewidencjonowanymi w tej kolumnie kosztami towarów i materiałów.
|