Ujęcie w księgach zakupu licencji na program komputerowy

Jednostka zakupiła 10 sztuk licencji na program komputerowy. Wartość netto każdej z nich wyniosła 1.500 zł. Jak ująć ich nabycie w księgach? Czy trzeba zaliczyć je do wartości niematerialnych i prawnych?

Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczone do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Są to m.in.: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje i koncesje. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Jeśli licencje na program komputerowy spełniają te warunki, to należy zaliczyć je do wartości niematerialnych i prawnych i ująć w ewidencji bilansowej.

Z reguły odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji (art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym jednostki mogą dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości ustalić odpisy amortyzacyjne w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując ich wartość w koszty (art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości). Jeśli wartość licencji w ocenie jednostki jest nieistotna, np. nie przekracza 3.500 zł, to może ona także nie ujmować jej w ewidencji bilansowej i poniesiony na ten cel wydatek odnieść bezpośrednio w koszty w miesiącu oddania jej do używania. Uproszczenia takie jednostka może stosować, o ile nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki, a takie rozwiązania przewidują przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości. Wynika to z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Przykład Założenia W kwietniu 2016 r. jednostka zakupiła 10 sztuk licencji na program komputerowy. Cena jednostkowa netto każdej z nich wyniosła 1.500 zł (plus VAT 345 zł).   Jednostka, w myśl zapisów zawartych w zasadach (polityce) rachunkowości, w ewidencji bilansowej ujmuje wszystkie wartości niematerialne i prawne niezależnie od ich wartości. Przy czym, jeśli jednostkowa wartość licencji nie przekracza 3.500 zł, to jest ona amortyzowana jednorazowo w miesiącu przyjęcia do używania.   Ewidencja kosztów działalności operacyjnej w jednostce prowadzona jest tylko na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura dokumentująca zakup licencji na program komputerowy:               a) wartość brutto  18.450 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 3.450 zł 22-2 30 2. OT - wprowadzenie licencji do ewidencji bilansowej (dla uproszczenia łączna kwota): 15.000 zł 02 30 3. PK - jednorazowy odpis amortyzacyjny (dla uproszczenia łączna kwota): 15.000 zł 40 07-2 Księgowania