Obowiązki pracodawców wobec pracowników ubiegających się o emeryturę

Obniżenie powszechnego wieku emerytalnego do stanu sprzed 1 stycznia 2013 r. stało się faktem. Od 1 października 2017 r., aby ubezpieczony mógł uzyskać uprawnienia emerytalne, wystarczy, że ma ukończone lub ukończy odpowiednio 60 lat (kobieta) lub 65 lat (mężczyzna). Biorąc pod uwagę, iż do 30 września 2017 r. obowiązywał jeszcze stopniowo wydłużany wiek emerytalny, w październiku 2017 r. nastąpiła kumulacja osób spełniających warunki do przejścia na emeryturę. Przekłada się to m.in. na wzmożone działania ich pracodawców.

Świadczenia na wniosek

Postępowanie w sprawach świadczeń emerytalno-rentowych z reguły wszczyna się na podstawie wniosku zainteresowanego. Wyjątek stanowi emerytura przyznawana z urzędu zamiast renty z tytułu niezdolności do pracy osobie, która osiągnęła wiek uprawniający do tej emerytury oraz podlegała ubezpieczeniu społecznemu albo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Stanowi o tym art. 116 ust. 1 i art. 24a ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zwanej ustawą emerytalną.

Wniosek o emeryturę (formularz EMP) dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zasiłki i świadczenia.

Sam wniosek jednak nie zawsze wystarczy do przyznania emerytury oraz ustalenia jej wysokości, którą obecnie (tj. w przypadku emerytur obliczanych na tzw. nowych zasadach) stanowi równowartość kwoty będącej wynikiem podzielenia podstawy obliczenia przez średnie dalsze trwanie życia dla osób w wieku równym wiekowi przejścia na emeryturę danego ubezpieczonego.

Na podstawę obliczenia emerytury składa się bowiem kwota:

• odpowiednio zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne,
   
• środków zewidencjonowanych na subkoncie, a także
   
• zwaloryzowanego kapitału początkowego, ustalanego na wniosek ubezpieczonego, obrazującego przebieg ubezpieczenia przed 1 stycznia 1999 r.

Ponadto w przypadku gdy emerytura przysługująca z FUS (w tym łącznie z okresową emeryturą kapitałową) okaże się bardzo niska, może być podniesiona do zagwarantowanej przez ustawodawcę kwoty, określonej w art. 85 ust. 2 ustawy emerytalnej, która obecnie wynosi 1.000 zł. Aby jednak tak się stało, ubezpieczony musi spełnić warunki wskazane w art. 87 ustawy emerytalnej, tj. mieć:

• ukończony powszechny wiek emerytalny, czyli od 1 października 2017 r. 60 lat w przypadku kobiet i 65 lat w przypadku mężczyzn oraz
   
• udokumentowany okres składkowy i nieskładkowy wynoszący od 1 października 2017 r. co najmniej 20 lat dla kobiet i 25 lat dla mężczyzn.

Dodatkowe dokumenty

Ubezpieczony ubiegający się o emeryturę zobowiązany jest zatem przedłożyć dokumenty stwierdzające:

• datę urodzenia,
   
• okresy uzasadniające prawo do świadczenia i jego wysokość,
   
• wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia, a także
   
• okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Polska, tak stanowią.

Tak wynika z § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. z 2011 r. nr 237, poz. 1412), który jednocześnie przewiduje pewne odstępstwo od tej reguły. Wskazane wyżej dokumenty nie są wymagane, jeżeli:

• konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia,
   
• zostały złożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy emerytalnej lub odrębnych przepisów.

Organ rentowy na swojej stronie internetowej www.zus.pl wskazuje wprost, iż osoba, która ma ustalony kapitał początkowy, nie musi dołączać do wniosku żadnych dokumentów, aby ZUS ustalił jej prawo do emerytury, chyba że:

• chce przeliczyć kapitał początkowy albo
   
• dane będące w posiadaniu ZUS nie pozwalają na jednoznaczne stwierdzenie, że spełnione są warunki do podwyższenia emerytury do kwoty najniższej.

Z tym że wypłata emerytury ubezpieczonemu, który jest pracownikiem, będzie możliwa dopiero po złożeniu świadectwa pracy lub innego dokumentu (np. zaświadczenia od pracodawcy) potwierdzającego rozwiązanie stosunku pracy.

Obowiązki pracodawcy

Jak już wspomniano, emerytura przyznawana jest na wniosek ubezpieczonego, który musi udokumentować albo ma już udokumentowane prawo do tego świadczenia oraz jego wysokość. Jednak ustawodawca zobligował pracodawców do:

• współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
   
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, a także
   
• przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę.

Dotyczy to także odpowiednio innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące. Kwestię tę reguluje art. 125 ust. 1 pkt 1-3 i ust. 2 ustawy emerytalnej. Przy czym ustawodawca zastrzegł, iż ostatni z wymienionych obowiązków nie dotyczy m.in. pracodawców zatrudniających ubezpieczonych urodzonych po dniu 31 grudnia 1948 r. Osoby te wniosek m.in. o powszechną emeryturę powinny zgłaszać bezpośrednio w organie rentowym. Choć, co należy podkreślić, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca aktywnie uczestniczył w przygotowaniu wniosków o emeryturę dla takich pracowników.

Ponadto, za sprawą art. 125a ustawy emerytalnej, pracodawca, jako płatnik składek, jest zobowiązany, na żądanie organu rentowego, do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów:

• składkowych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy emerytalnej, tj. okresów ubezpieczenia, rozumianych jako okresy opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz okresy nieopłacania składek z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek, o którym mowa w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz
   
• nieskładkowych, o których mowa w art. 7 pkt 1 ustawy emerytalnej, tj. okresów pobierania:
   
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy,
   
• zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w tym za okres po ustaniu obowiązku ubezpieczenia,
   
• pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pracy górniczej oraz pracy na kolei.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383 ze zm.)