Zgodnie z regulaminem pracy od 1 grudnia 2010 r. w zakładzie obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Jak dokonać zmiany prowadzącej do rozpoczynania okresu jednocześnie z kwartałem kalendarzowym?
Zmiany należy dokonać postanowieniem regulaminowym. Niezależnie od momentu, w którym nastąpi, będzie wymagała bądź skrócenia trwającego okresu, bądź wprowadzenia jednego, krótszego okresu korygującego.
Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 129 § 1 K.p.). W uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony nawet do 12 miesięcy.
| Ważne: Standardowe okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 1041 § 1 pkt 2 i art. 150 § 1 K.p.). |
W tym samym trybie należy wprowadzać zmiany dotyczące początku okresu rozliczeniowego. "Korekta" ta ma bowiem istotne znaczenie dla okresu ją poprzedzającego, który z racji tej zmiany nie będzie równy okresowi przewidzianemu w regulaminie. Dodajmy, że przepisy prawa nie regulują tej kwestii, należy więc uznać, że okres trwający bezpośrednio przed wprowadzeniem zmiany może ulec skróceniu. Potwierdza to pośrednio przepis przejściowy nowelizacji Kodeksu pracy z 23 sierpnia 2013 r. (ustawa z dnia 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych - Dz. U. poz. 896), która wprowadzając możliwość wydłużenia okresów do 12 miesięcy, jednocześnie zastrzegła w art. 3, że okresy trwające w dniu jej wejścia w życie kończą się z upływem czasu, na jaki zostały wprowadzone. Ta reguła szczególna prowadzi do wniosku a contrario, iż w pozostałych przypadkach dotychczasowy okres można skrócić. Można też wprowadzić krótszy okres korygujący, pamiętając przy tym, że w każdym przypadku skrócony okres rozliczeniowy należy rozliczyć według odpowiednio obniżonej liczby godzin (tj. skorygowanego wymiaru).
| Przykład |
Pracodawca, o którym mowa w pytaniu, zamierza zmienić moment rozpoczynania okresu rozliczeniowego na pokrywający się z kwartałami kalendarzowymi. Najwcześniej może to nastąpić od 1 kwietnia 2016 r. W tym celu pracodawca może wprowadzić do regulaminu postanowienie o skróceniu pierwszego okresu przypadającego w całości na bieżący rok kalendarzowy (marzec - maj) do jednego miesiąca (marzec) lub postanowienie o wprowadzeniu od 1 marca 2016 r. jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego oraz od 1 kwietnia 2016 r. trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego. Skutek będzie analogiczny. Marzec będzie odrębnym okresem rozliczeniowym, który będzie wymagał rozliczenia na obowiązujących zasadach z ostatnim dniem tego miesiąca.
Zmiana powinna być wprowadzona do regulaminu z odpowiednim wyprzedzeniem. Wchodzi bowiem w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. w drodze komunikatu wywieszonego na tablicy ogłoszeń).
Zwracamy uwagę! Regulamin pracy (także zmiany do niego) ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca (art. 1042 K.p.).