Jakie formularze należy złożyć przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej?

Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy przez podatnika poprzedzone jest złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Przed tym terminem nastąpić powinna również fiskalizacja kasy. Dokonywana jest ona przez serwisanta kas poprzez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja kasy potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, którego wydruk dołączany jest do książki kasy.

Wzory druków są dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl

Cel złożenia zawiadomienia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania związany jest z faktem, iż ustawodawca w § 6 rozporządzenia w sprawie zwolnień zezwala podatnikowi na instalowanie kas w kilku etapach. W myśl tego przepisu, podatnicy są obowiązani do rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, które zostały zgłoszone przez podatnika do urzędu skarbowego, zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy.

Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy powinni zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia, o którym mowa w art. 111 ust. 4 ustawy.

Właśnie z tego względu urząd skarbowy musi być poinformowany o ogólnej liczbie kas, jakie podatnik docelowo zamierza zainstalować, aby móc ocenić, czy ich wdrażanie odbywało się zgodnie z powyższym harmonogramem. Przykładowo, jeśli podatnik zgłasza, że do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego będzie stosował 12 kas oznacza to, że co miesiąc powinien instalować 3 kasy (12/5 = 2,4 kasy, w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

Rozpoczęcie ewidencjonowania na ww. zasadach, przedłuża odpowiednio okres zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zawiadomienie o liczbie i miejscu (adresie używania kas) może być dokonane na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy (o którym piszemy w punkcie 2), pod warunkiem, że zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Zawiadomienie to jest niezbędne do uzyskania przez podatnika prawa do odliczenia lub zwrotu części kwoty wydatkowanej na zakup kasy, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT. W myśl bowiem § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń, podatnik może dokonać tego odliczenia jeśli złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować do ewidencjonowania i miejscu (adresie) ich używania. Zawiadomienie to powinno być złożone przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

"Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy", stanowi drugi dokument, który podatnik instalujący kasę fiskalną musi złożyć. Jego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas.

Obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego wynika z art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnicy rozpoczynający ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Z zapisu § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że zgłoszenie to powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

W oparciu o zgłoszenie naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien w sposób trwały nanieść na jej obudowę. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

W tym samym terminie zgłoszenia, na dokumencie określonym w załączniku nr 5 do ww. rozporządzenia, dokonuje podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas (§ 21 rozporządzenia).

Pamiętać należy, że w przypadku podatników, którzy zobowiązani są do stosowania więcej niż jednej kasy rejestrującej, zawiadomienie dokonane na formularzu "Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy" (według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia) nie jest tożsame z zawiadomieniem o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania (załącznik nr 1 do rozporządzenia). Niezłożenie w wymaganym terminie jednego z powyższych zawiadomień skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi na zakup kasy.

Jedynie podatnicy, którzy zamierzają stosować jedną kasę fiskalną mają prawo do złożenia tylko jednej informacji, dokonanej na formularzu "Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy", ale w tym przypadku musi być ono złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Na następnych stronach przedstawiamy przykładowo wypełniony ww. formularz.