Spółka 20 października 2013 r. dokonała sprzedaży towarów na rzecz osoby fizycznej, co udokumentowano fakturą. Pomyłkowo sprzedaży tej nie zaewidencjonowano w kasie fiskalnej w październiku, lecz dopiero w następnym miesiącu. Na tę okoliczność sporządzono ewidencję pomyłek, tj. in plus za październik, in minus za listopad. Czy postąpiliśmy prawidłowo?
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, musi być zaewidencjonowana w kasie fiskalnej, bez względu na to czy została udokumentowana fakturą, czy też nie.
Przez sprzedaż z kolei należy rozumieć m.in. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Z przepisów ustawy o VAT, a w szczególności z jej art. 111 ust. 3a pkt 1 wynika także, że podatnicy, którzy w prowadzonej działalności użytkują kasę fiskalną mają obowiązek dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.
Obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej dotyczy zatem czynności sprzedaży i jest nierozerwalnie związany z powstaniem obowiązku podatkowego, który w myśl podstawowej zasady określonej w art. 19a ust. 1 ustawy powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi (poza szczególnymi momentami powstania obowiązku, które nie dotyczą sytuacji przedstawionej w pytaniu). Ewidencjonowanie obrotu w kasie rejestrującej i jego rozliczanie w terminie innym niż moment powstania obowiązku podatkowego prowadziłoby więc do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych.
Uwaga
Sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowana w kasie rejestrującej w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli zasadniczo w momencie dokonania ich dostawy.
Jeśli podatnik popełni błąd rejestrując sprzedaż w kasie fiskalnej, powinien dokonać korekty w oparciu o zasady określone w § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznej jej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji:
Ponadto, podatnik zobowiązany jest do ponownego zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy sprzedaży, ale już w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 rozporządzenia).
W sytuacji opisanej w pytaniu nie mamy jednak do czynienia z "oczywistą pomyłką", o której mowa w ww. przepisie rozporządzenia. Sprzedaż dokonana w październiku nie została bowiem w ogóle zarejestrowana w kasie fiskalnej, trudno więc potraktować ten przypadek jako błędnie zaewidencjonowaną wartość sprzedaży.
W przypadku dokonania sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej konieczne jest prawidłowe rozliczenie podatku VAT za okres, w którym miało miejsce to zdarzenie. Kwotę podatku należnego od tej sprzedaży podatnik powinien wykazać w deklaracji VAT za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy (tj. za październik). Z kolei, (aby uniknąć podwójnego rozliczenia VAT od tej czynności) sporządzając deklarację VAT za okres, w którym sprzedaż zaewidencjonowano w kasie fiskalnej (tj. listopad), należy pamiętać o odpowiednim pomniejszeniu kwot wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym. Całą sytuację podatnik powinien opisać w sporządzonym na tę okoliczność dokumencie.
Co prawda ewidencja pomyłek o której § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas nie jest przeznaczona do wykazywania tego typu zdarzeń, to jednak nie jest błędem wykorzystanie jej w tym celu (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2013 r., nr IPPP2/443-471/13-2/RR).
Podatnik, który dokonał sprzedaży (w danym miesiącu) z pominięciem kasy fiskalnej musi pamiętać, iż niedopełnienie obowiązku ewidencji podlega karze grzywny, jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.). Jeśli jednak niezarejestrowanie sprzedaży nie zostało jeszcze ujawnione przez organ kontrolny, to istnieje prawna możliwość uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej za jego popełnienie. Zezwala na to tzw. instytucja czynnego żalu przewidziana w art. 16 K.k.s. Zgodnie z tym przepisem, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.
Przepis ten ma zastosowanie wtedy, gdy w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ sprawca uiści w całości należność publicznoprawną uszczuploną lub narażoną na uszczuplenie popełnionym czynem zabronionym. Zawiadomienie powinno być złożone na piśmie albo przekazane ustnie do protokołu. Jak wspomniano na wstępie, aby zawiadomienie było skuteczne, musi być złożone przed dniem ujawnienia tego wykroczenia przez organy ścigania.
W jednym punkcie sprzedaży, do ewidencjonowania obrotu użytkujemy 3 kasy fiskalne. Czy ewidencja pomyłek, o której mowa w przepisach dotyczących kas musi być prowadzona odrębnie dla każdej z nich?
W myśl § 3 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas sformalizowano zasady prowadzenia ewidencji dokumentującej powstanie różnic między sprzedażą zapisaną w pamięci kasy fiskalnej, a sprzedażą rzeczywistą. Mowa tu jest o ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, jak również ewidencji oczywistych pomyłek.
Z regulacji tam zawartych, określających sposób prowadzenia ww. ewidencji oraz zakres danych, jakie powinny one zawierać, nie wynika obowiązek ich prowadzenia odrębnie dla każdej kasy rejestrującej. Warunek "odrębności" - zdaniem redakcji - odnosi się wyłącznie do rodzajów ewidencji.
Nie ma zatem przeszkód, aby w opisywanej sytuacji ewidencja oczywistych pomyłek była prowadzona dla wszystkich kas rejestrujących, w których rejestrowana jest sprzedaż. Ważnie jest to aby, oprócz wymaganych przepisami ww. rozporządzenia danych, uwzględniała ona podział na poszczególne kasy, poprzez podanie ich numerów ewidencyjnych.
Przy czym pamiętać należy, że w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencjonowaniu sprzedaży na jednej z kas, podatnik zobowiązany jest do ponownego zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu tej kasy, na której ją popełniono, ale już w prawidłowej wysokości.
Prowadzę sklep zoologiczny, w którym sprzedaż ewidencjonuję przy użyciu kasy fiskalnej. W grudniu 2013 r. klient dokonał zwrotu zakupionego towaru. W związku z tym faktem, zobowiązany byłem do zaprowadzenia ewidencji zwrotu towarów za ten miesiąc. Czy jest jakiś urzędowy wzór takiej ewidencji?
Obowiązkowe dane, jakie powinna zawierać ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży wymienione zostały w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. Ewidencja ta powinna zawierać:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
| Reasumując |
W przepisach w sprawie kas, nie odnajdujemy zapisu, z którego wynikałoby w jakiej formie ma być prowadzona przez podatnika ewidencja, o której mowa powyżej (dotyczy to również ewidencji oczywistych pomyłek, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia). Wobec tego, podstawę do dokonania korekty obrotu za dany okres rozliczeniowy może stanowić "dawny" zeszyt korekt czy kupiony gotowy bloczek - pod warunkiem, że zapisy w nich widniejące, będą zawierały wszystkie elementy wymienione w § 3 ust. 4 rozporządzenia (oraz odpowiednio w § 3 ust. 5).
Przykładowe wzory ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji oraz ewidencji oczywistych pomyłek, na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.
W przypadku zwrotu towaru przez klientów, korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie dokonujemy bez przedstawienia przez nabywcę oryginału paragonu. Czy postępujemy prawidłowo?
Obecnie zasady m.in. zwrotów towarów uregulowane są § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu, w przypadku, gdy zwroty lub uznane reklamacje towarów skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, to należy je ująć w odrębnej ewidencji zawierającej m.in. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej - jest niewątpliwie paragon fiskalny. Jednak zdaniem organów podatkowych, nie jest to jedyny dokument umożliwiający dokonanie korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej, czego przykładem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 11 lipca 2013 r., nr IBPP3/443-484/13/KG. Według organu podatkowego, dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.
Zatem, w przypadku zwrotu towarów, korekta obrotu zaewidencjonowanego w kasie fiskalnej możliwa jest na podstawie dokumentu potwierdzającego sprzedaż, tj. paragonu fiskalnego, faktury lub innego dokument np. wydruku z terminala, w przypadku płatności bezgotówkowych.