Anulowanie faktur w świetle obowiązujących przepisów o VAT

W działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, iż sprzedawca wystawi fakturę dokumentującą transakcję, która w rzeczywistości nie miała miejsca. Jeżeli faktura taka nie została wysłana do klienta, to w praktyce jest ona anulowana przez wystawcę.

Wskazać jednak należy, że żaden z przepisów w zakresie VAT nigdy nie regulował kwestii anulowania faktur w przypadku, gdy zostały one wystawione przez pomyłkę i nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń gospodarczych. Takich też regulacji nie ma również w obecnie obowiązujących (znowelizowanych) przepisach ustawy o VAT, ani w aktach wykonawczych.

Jednak organy podatkowe dopuszczają możliwość anulowania faktury poprzez dokonanie na wystawionych egzemplarzach stosownych adnotacji np. "anulowano dnia…" wraz z podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Anulowana faktura nie powinna być wprowadzana do ewidencji VAT i wykazywana w deklaracji VAT, a jedynie przechowywana w dokumentach sprzedawcy.

Uwaga

Aby można było anulować fakturę, muszą być spełnione łącznie niżej wymienione warunki:

• nie doszło do faktycznego wykonania usługi czy dostawy towarów,
   
• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

Organy podatkowe oraz sądy administracyjne dopuszczają możliwość anulowania faktury tylko w określonych sytuacjach.

Poniżej przytaczamy kilka interpretacji i wyroków dotyczących tego problemu. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, iż uzasadnienia dotyczą stanu prawnego sprzed 1 stycznia 2013 r., w związku z czym jest w nich mowa o oryginałach i kopiach faktur. Od 1 stycznia 2013 r. § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Do 31 grudnia 2012 r. przepis ten określał, iż oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Pomimo tego, zdaniem redakcji poglądy zaprezentowane w niżej przytaczanych wyjaśnieniach fiskusa mają również zastosowanie do obecnie obowiązującego stanu prawnego.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 5 listopada 2012 r., nr IBPP2/443-817/12/IK stwierdził, iż:

"(…) co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury VAT powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej.

Jednakże w sytuacji, gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego poprzez jej przekazanie kontrahentowi - nie ma podstaw do poprawienia błędów poprzez wystawienie faktury korygującej - wówczas istnieje możliwość anulowania tej faktury. (…)"

Anulowanie faktury - według fiskusa - sprowadza się co do zasady do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Przy czym, jak podkreślają organy podatkowe, anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną.

Wskazać w tym miejscu również należy, że organy podatkowe dopuszczają również możliwość anulowania faktury, którą wprawdzie wysłano kontrahentowi, lecz została przez niego zwrócona. Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2012 r., nr IBPP2/443-253/12/ICz, przy czym podkreślono, iż możliwe to jest tylko wówczas, gdy podatnik posiada zarówno oryginał, jak i kopię faktury.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2011 r., nr ILPP1/443-364/11-4/KŁ. Według organu w przypadku faktur, które nie zostały przyjęte przez kontrahenta, brak jest podstaw do wystawienia faktur korygujących. Korekty bowiem wystawia się - co do zasady - do dokumentów posiadanych przez nabywcę, tj. faktur, które weszły do obiegu prawnego. Stwierdził ponadto, że: "(…) w przypadku anulowania błędnie wystawionych faktur VAT nie powinny zostać one wykazane w rozliczeniach Zainteresowanego z tytułu podatku VAT. Zatem, poprzez omyłkowe wykazanie pierwotnych faktur, które do czasu sporządzenia deklaracji VAT nie zostały skutecznie anulowane, Wnioskodawca w celu usunięcia błędu winien dokonać korekty deklaracji VAT za te miesiące, w których faktury VAT zostały rozliczone poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. (…)"

Jeżeli natomiast faktura jest anulowana przed rozliczeniem VAT z faktury pierwotnej, wystawienie i anulowanie takiej faktury pozostaje bez wpływu na rozliczenia VAT.

Nie tylko organy podatkowe na zasadzie wyjątku dopuszczają możliwość anulowania faktur, ale także sądy administracyjne. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w prawomocnym wyroku z dnia 23 sierpnia 2012 r., sygn. akt I FSK 1688/11: "(…) możliwość anulowania faktur (rachunków uproszczonych) (…) należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę «wycofania się» podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego.

Jednak powinna ona dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur, rachunków uproszczonych), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez doręczenie ich kontrahentom). Natomiast w przypadku wprowadzenia takich dokumentów do obrotu prawnego, pozostaje jedynie możliwość dokonania korekt faktur (rachunków uproszczonych) na zasadach określonych przepisami. (…)"

Takie też wyjaśnienie wynika z uzasadnienia prawomocnego wyroku NSA z dnia 7 marca 2012 r., sygn. akt I FSK 796/11.

Należy pamiętać, że mimo, iż zarówno organy podatkowe, jak i sądy akceptują anulowanie błędnie wystawionej faktury w przypadku gdy nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego, anulowanie faktur powinno być traktowane przez podatnika w sposób wyjątkowy.