Zatrudniam pracownika na stanowisku serwisanta komputerowego, który pracę swą wykonuje na terenie całego miasta. W tym celu wykorzystuje swój prywatny samochód. Czy korzystniej jest przyznać mu ryczałt na jazdy lokalne, czy koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych zwracać na podstawie tzw. "kilometrówki"?
W aspekcie podatku dochodowego bez znaczenia jest forma zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu na potrzeby firmy w jazdach lokalnych. Zarówno ryczałt, jak i tzw. "kilometrówka" (z pewnym wyjątkiem, który nie ma w tym przypadku zastosowania) są opodatkowane. Mogą one natomiast korzystać ze zwolnienia z oskładkowania.
Pracodawca może pracownikowi wykorzystującemu prywatny samochód osobowy w celach służbowych do jazd lokalnych dokonać zwrotu kosztów używania tego samochodu. Zwrot ten może być dokonany w formie miesięcznego ryczałtu lub tzw. "kilometrówki". Warunki zwrotu takich kosztów określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Jak ustalić ryczałt?
Wysokość miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. W zależności od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten wynosi:
Ryczałt za używanie pojazdu do celów służbowych oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne.
Obecnie stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynoszą:
Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów pieniężnych za używanie samochodów osobowych kształtują się więc następująco:
| Limit kilometrów | Pojemność silnika | |
| do 900 cm3 | powyżej 900 cm3 | |
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
Należy dodać, że limit kilometrów dla pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych nie może przekroczyć 1.500. Natomiast dla pojazdów wykorzystywanych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej nie może przekroczyć 3.000.
Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych. W oświadczeniu tym należy zawrzeć dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny) oraz określić ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Bowiem kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z wymienionych powodów oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Jak wyliczyć "kilometrówkę"?
Podstawą zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych może być także faktyczna liczba przejechanych przez niego kilometrów. Liczba ta powinna wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika, potwierdzanej na koniec każdego miesiąca przez pracodawcę.
Wysokość należności z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla potrzeb pracodawcy ustala się jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w powołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Zatem w przypadku używania samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 należy pomnożyć liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę 0,5214 zł, natomiast przy używaniu samochodu o pojemności skokowej silnika ponad 900 cm3 pomnożyć liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę 0,8358 zł.
Opodatkowanie ryczałtu i "kilometrówki"
Zarówno kwoty ryczałtu jak i "kilometrówki" otrzymane od pracodawcy w związku z używaniem przez pracownika w jazdach lokalnych prywatnego samochodu do potrzeb służbowych stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Pracodawca ma więc obowiązek naliczyć, pobrać i przekazać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od wymienionych kwot.
Wyjątek stanowi zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Zwrot ten korzysta ze zwolnienia od opodatkowania, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w powołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Zwolnienie to dotyczy ryczałtów pieniężnych wypłacanych np. listonoszom, pracownikom służb leśnych.
Oskładkowanie ryczałtu i "kilometrówki"
Przychód z tytułu zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w powołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury nie podlega oskładkowaniu. Przy czym w przypadku "kilometrówki" przebieg pojazdu powinien wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
W sytuacji gdy pracodawca wypłaci pracownikowi ryczałt w kwocie wyższej niż wynikająca z limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, nadwyżka wypłaconego ryczałtu zwiększy podstawę, od której należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Także gdy pracodawca wypłaci "kilometrówkę" w kwocie wyższej niż określona przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury, to obowiązany jest naliczyć składki ZUS od różnicy pomiędzy "kilometrówką" wypłaconą a ustaloną przepisami tego rozporządzenia.