Ośrodek interwencji kryzysowej (jednostka budżetowa) zakupił komputer, w skład którego wchodzi stacja główna, monitor i program Office. Łączna wartość zakupu nie przekracza 3.500 zł. Czy całość zakupu należy ująć w paragrafie 4210, czy monitor i stację główną - w paragrafie 4210, a program Office - w paragrafie 4300?
| Zakupiony przez jednostkę komputer o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł (w skład którego wchodzi stacja główna, monitor i oprogramowanie) wskazane jest ująć w księgach na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe". |
Jeśli bowiem nabyte przez jednostkę składniki majątkowe spełniają warunki dla uznania ich za środki trwałe, lecz ich wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł, to ma ona możliwość - wynikającą z § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej - ich jednorazowego umorzenia. Są one wówczas ewidencjonowane na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe", a ich jednorazowe umorzenie obciąża konto 401 "Zużycie materiałów i energii".
W przypadku gdy zakupione oprogramowanie ze względu na swój charakter może stanowić odrębną wartość niematerialną i prawną, to powinno zostać ujęte w księgach rachunkowych jednostki budżetowej na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne". Na koncie 020 ewidencjonuje się bowiem zarówno te wartości niematerialne i prawne, które umarzane są stopniowo przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych, jak i te, które umarzane są jednorazowo w miesiącu przyjęcia do używania.
Warto przy okazji przypomnieć, iż wyróżnia się dwa rodzaje oprogramowania nabywanego wraz z komputerem, tj. oprogramowanie systemowe, bez którego nie jest możliwe uruchomienie komputera i realizacja jego podstawowych funkcji, oraz oprogramowanie użytkowe, przeznaczone do realizacji konkretnych działań, zależnie od potrzeb użytkownika (na przykład finansowo-księgowe, płacowe, graficzne i inne). Programy niezbędne do uruchomienia komputera, bez których nie jest on zdatny do użytku, zwiększają wartość początkową zestawu komputerowego. Z kolei programy użytkowe stanowią odrębne wartości niematerialne i prawne. W przypadku bowiem oprogramowania jednostka kupuje licencję na użytkowanie programu lub majątkowe prawa autorskie do programu komputerowego.
Prawidłowej kwalifikacji nabytego oprogramowania jednostka powinna dokonać we własnym zakresie - na podstawie wiedzy na temat zakupionego sprzętu i oprogramowania.
| Jeśli wydatki na zakup komputera (w skład którego wchodzi stacja główna, monitor i oprogramowanie, będące oprogramowaniem systemowym) nie przekraczają wartości 3.500 zł, to powinny zostać zaklasyfikowane do wydatków bieżących - do paragrafu 421 "Zakup materiałów i wyposażenia". |
Szczególne zasady obowiązujące jednostki sektora finansów publicznych (w tym jednostki budżetowe), wynikające z ustawy o finansach publicznych, a także rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zobowiązują te jednostki do grupowania wydatków w podziale na wydatki bieżące i majątkowe. Z przepisów powyższego rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r.) wynika, że do klasyfikowania wydatków bieżących jednostek budżetowych służą paragrafy: 400 do 434, 436, 438 do 470, 472, 476 do 478, 481, 488 do 491 i 493 do 498. Do klasyfikowania wydatków majątkowych (inwestycyjnych) w tych jednostkach służy generalnie paragraf 605 "Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych" i 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych".
Wydatki majątkowe (paragrafy 605 i 606) przeznaczane są przy tym na sfinansowanie realizowanych przez jednostki budżetowe inwestycji (ujętych na koncie 080) lub zakupy środków trwałych (ujmowanych na koncie 011) niezaliczanych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f updop, a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w przypadkach określonych w tej ustawie.
Natomiast zakup składników kwalifikowanych do pozostałych środków trwałych (ujmowanych w księgach na koncie 013), w stosunku do których jednostka dokonuje jednorazowych odpisów amortyzacyjnych, powinien być finansowany z wydatków bieżących.
Dlatego jeśli nabyty przez jednostkę zestaw komputerowy, składający się ze stacji głównej, monitora i oprogramowania (przy założeniu, że jest to oprogramowanie systemowe), nie przekracza wartości 3.500 zł, to wydatek związany z jego zakupem powinien zostać ujęty w paragrafie 421 "Zakup materiałów i wyposażenia". Jeśli jednak zakupione wraz z komputerem oprogramowanie jest oprogramowaniem użytkowym stanowiącym odrębną wartość niematerialną i prawną (ewidencjonowaną na koncie 020), to właściwym paragrafem dla ujęcia tego wydatku będzie - naszym zdaniem - paragraf 443 "Różne opłaty i składki". W takiej sytuacji do paragrafu 421 jednostka zakwalifikuje jedynie zakup stacji głównej i monitora.