Wykazywanie składników wynagrodzenia w zaświadczeniu o zarobkach wystawianym dla celów emerytalno-rentowych

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. nr 237, poz. 1412), środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia. Powołany przepis obowiązuje od 23 listopada 2011 r. Od tego dnia pracodawca nie ma już obowiązku wystawiania zaświadczenia o zarobkach na druku ZUS Rp-7 "Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu". Oczywiście może z niego skorzystać, gdyż daje on gwarancję podania wszystkich niezbędnych informacji do prawidłowego rozpatrzenia wniosku. Może też sporządzić ten dokument w innej dowolnej formie z zachowaniem wszystkich danych.

W praktyce okazuje się, że pracodawcy bardzo często korzystają z druku ZUS Rp-7, a jego wypełnienie nadal sprawia im trudności, w szczególności związane z ustaleniem, czy dany składnik wynagrodzenia podlega wliczeniu do podstawy wymiaru emerytury lub renty albo kapitału początkowego, a jeśli tak, to w którym miejscu powinien zostać umieszczony w tym dokumencie.

Zaświadczenie ZUS Rp-7 dostępne jest w serwisie  www.druki.gofin.pl.

Dla prawidłowego sporządzenia zaświadczenia potrzebna jest znajomość przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (Dz. U. z 1989 r. nr 11, poz. 63 ze zm.), dalej rozporządzenia. Zgodnie z powołanym aktem prawnym, do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego przyjmuje się wszystkie składniki wynagrodzenia w gotówce i w naturze z tytułu wykonywania pracy w ramach stosunku pracy, od których był obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych przyjmuje się również kwoty pobranego w danym roku kalendarzowym wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego, dodatku wyrównawczego.

Przy sporządzaniu zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu obowiązuje zasada wykazywania przychodów za lata kalendarzowe, za jakie zostały wypłacone. Oznacza to, że poszczególne składniki wynagrodzenia powinny być zaliczane do roku, za który przysługiwały. Dopiero gdy nie ma możliwości ustalenia okresu, za jaki są należne, podlegają uwzględnieniu w roku, w którym nastąpiła ich wypłata.

Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na pytania Czytelników z tego zakresu, które w ostatnim czasie wpłynęły do naszej redakcji.

1) W latach osiemdziesiątych wypłacano pracownikom tzw. rekompensatę. Z dokumentów znajdujących się w firmie wynika, że nie zawsze była od niej opłacana składka na ubezpieczenie społeczne. Czy możemy wykazać tę rekompensatę w zaświadczeniu ZUS Rp-7? Jeśli tak, to w której pozycji?

W podstawie wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego uwzględnia się rekompensatę wypłacaną pracownikowi obok wynagrodzenia za pracę lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Rekompensata z tytułu podwyżki cen na artykuły żywnościowe, opał i energię była wypłacana w okresie od 1 września 1981 r. do 30 czerwca 1987 r. Do 30 kwietnia 1984 r. od rekompensaty nie były odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne. Natomiast od 1 maja 1984 r. oskładkowaniu podlegała połowa sum wypłacanych pracownikowi rekompensat. Z kolei od 1 lipca 1987 r. ostatecznie rekompensaty zostały wliczone do wynagrodzenia i podlegały oskładkowaniu w pełnej wysokości. Fakt, czy od rekompensaty były opłacane składki na ubezpieczenie społeczne, czy nie, pozostaje bez znaczenia, bowiem rekompensatę przyjmuje się do podstawy wymiaru za cały okres jej wypłaty. Od 1 września 1981 r. wypłacano rekompensatę w kwocie 160 zł miesięcznie, a od 1 lutego 1982 r. kwota rekompensaty była zróżnicowana i uzależniona od przydziału kartkowego. W podstawie wymiaru uwzględnia się tylko rekompensatę należną pracownikowi, a nie jego członkom rodziny. Rekompensatę wykazuje się w zaświadczeniu ZUS Rp-7 w kolumnie 4.

2) Jesteśmy jednostką budżetową, która wypłaca dodatek stażowy. Dodatek przysługuje za cały miesiąc, bez względu na liczbę dni nieobecności w pracy spowodowanej chorobą. Od kwoty dodatku przysługującej za czas pobierania świadczeń chorobowych nie są pobierane składki na ubezpieczenia społeczne. Czy w zaświadczeniu ZUS Rp-7 należy wykazać dodatek stażowy? Jeżeli tak, to w której kolumnie?

Generalnie dodatek stażowy podlega oskładkowaniu. Jednakże gdy pracownik ma do niego prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, podlega on wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS, w części przysługującej za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. Zgodnie z informacją ZUS podlega on wliczeniu do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego w pełnej wysokości. W zaświadczeniu ZUS Rp-7 dodatek stażowy należy wykazać w kolumnie 2.

3) Przejęliśmy dokumenty zlikwidowanej firmy, która wypłacała nagrody z zakładowego funduszu nagród tzw. trzynastki. Nie posiadamy dokumentacji o odprowadzanych składkach do ZUS. Obecnie musimy sporządzić zaświadczenie ZUS Rp-7 dla pracownika, który takie nagrody otrzymał w latach 1987-1993. Czy powinniśmy wykazać je w tym zaświadczeniu, mimo że nie wiemy, czy były odprowadzane od nich składki?

Nagrody z zakładowego funduszu nagród tzw. trzynastki, zostały objęte składką na ubezpieczenie społeczne od 1 stycznia 1990 r. Oznacza to, że dopiero wypłaty tych nagród dokonane w 1991 r. za 1990 r. mogą być przyjęte do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. W kolumnie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 będą mogły być wykazane nagrody wypłacone za lata 1990, 1991, 1992, 1993.