Przez jaki okres należy przechowywać sprawozdania budżetowe (np. Rb-27S, Rb-28S, czy Rb-NDS) sporządzane przez jednostki samorządu terytorialnego?
| Sprawozdania budżetowe sporządzane przez jednostki samorządu terytorialnego wskazane jest przechowywać w archiwum zakładowym przez 25 lat, a następnie należy przekazać je do właściwego archiwum państwowego. |
Z załącznika nr 2 "Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki" do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 27, poz. 140 ze zm.) wynika, iż sprawozdawczość na poziomie całej gminy, do której stosowany jest symbol klasyfikacyjny 0640, sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej, do której stosowany jest symbol klasyfikacyjny 0641, a także sprawozdawczość statystyczna, do której stosowany jest symbol klasyfikacyjny 0642, oznaczona jest kategorią archiwalną A.
Natomiast w świetle art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:
1) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej "dokumentacją niearchiwalną", może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.
Z powyższego wynika, iż sprawozdania budżetowe sporządzane przez jednostki samorządu terytorialnego zaliczane są do kategorii archiwalnej A. Oznacza to, że co do zasady przechowuje się je w archiwum zakładowym przez 25 lat, a następnie przekazuje do właściwego archiwum państwowego.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
