Jak długo po ustaniu stosunku pracy należy przechowywać ewidencję czasu pracy zwolnionego pracownika?
Ewidencję czasu pracy należy przechowywać minimum przez 3 lata.
Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących ich uszkodzeniu lub zniszczeniu jest obowiązkiem pracodawcy i wynika z art. 94 pkt 9b K.p. Katalog dokumentów pracowniczych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Obok akt osobowych należą do nich m.in. karta ewidencji czasu pracy oraz imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Szczególne znaczenie dla pracownika ma dokumentacja płacowa, a zwłaszcza listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru jego emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). Taki sam (50 lat) okres przechowywania dokumentacji osobowej (liczony od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy) i dokumentacji płacowej (liczony od dnia wytworzenia) wynika z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.), który reguluje okres przechowywania ww. dokumentacji w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy.
Ewidencji czasu pracy nie można zaliczyć ani do dokumentacji płacowej, na podstawie której następuje ustalenie emerytury lub renty, ani stricte osobowej. Znajduje się natomiast w katalogu obowiązkowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
| Ważne: Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 K.p.). |
Ewidencja powinna mieć charakter zindywidualizowany i zawierać dane określone w § 8 pkt 1 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. Przepisy nie przewidują natomiast okresu przechowywania omawianego dokumentu. Należy jednak uznać, iż powinna być ona dostępna przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia należności ustalanych na jej podstawie. Stosownie bowiem do art. 291 § 1 K.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.
 |
Wzory ewidencji czasu pracy miesięcznej i rocznej dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl. |
Wspomnijmy, że istnieją grupy objęte szczególnymi regulacjami z zakresu przechowywania ewidencji czasu pracy, np. ewidencję czasu pracy kierowcy przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu objętego nią okresu (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
