W naszej spółce jest czteroosobowy zarząd. W jakiej kolejności należy podpisywać sprawozdanie finansowe - czy pierwsza powinna podpisać się księgowa, czy może członkowie zarządu? Jak postąpić, jeśli jeden członek zarządu przyjmie od pozostałych oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości?
| Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to podpis powinni złożyć wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, pod warunkiem że pozostali członkowie złożą stosowne oświadczenia lub odmowy ich złożenia. |
Jak wynika z treści art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia wprowadzono konieczność pisemnego uzasadnienia tej odmowy. Co istotne oświadczenia oraz odmowy złożenia takich oświadczeń dołącza się do sprawozdania finansowego przy wysyłce do właściwego organu.
W treści odmowy podpisu, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (por. art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości). Odmowę podpisu, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Jeżeli powyższe oświadczenia zostaną sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (por. art. 52 ust. 2d i 2e ww. ustawy).
Z powyższego można wnosić, że w pierwszej kolejności sprawozdanie finansowe powinna podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. księgowa (jeśli to jej powierzono prowadzenie ksiąg), a następnie kierownik jednostki lub wszyscy członkowie tego organu (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy). W przypadku podpisywania sprawozdania przez poszczególnych członków organu wieloosobowego kolejność składania podpisów nie ma znaczenia.
|
Przykład Spółką z o.o. kieruje czteroosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki za 2021 r. zostało sporządzone 28 marca 2022 r. Jako pierwsza podpisała sprawozdanie 28 marca 2022 r. Aniela Nowak, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzech członków zarządu spółki podpisało sprawozdanie 29 marca 2022 r. Natomiast prezes zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie 30 marca 2022 r. |
Z kolei w sytuacji gdy jednostka kierowana przez organ wieloosobowy chce skorzystać z uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdania finansowego i niektórzy członkowie tego organu złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania określone w ustawie o rachunkowości, konieczne jest zachowanie odpowiedniej kolejności składania podpisów oraz ww. oświadczeń. W tym przypadku jako pierwsza sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Następnie członkowie organu wieloosobowego, którzy nie podpisują sprawozdania finansowego, składają odpowiednie oświadczenia. Dopiero po złożeniu oświadczeń jako ostatnia sprawozdanie finansowe podpisuje co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego kierującego jednostką, podpisująca sprawozdanie finansowe.
|
Przykład Spółką z o.o. kieruje czteroosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki za 2021 r. zostało sporządzone 28 marca 2022 r. Na podstawie art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, spółka skorzystała z możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez jednego z członków zarządu. Postanowiono, że sprawozdanie podpisze prezes zarządu - Erwin Maj, a pozostali członkowie złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania określone w ustawie o rachunkowości. Jako pierwsza podpisała sprawozdanie 29 marca 2022 r. Aniela Nowak, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzech członków zarządu spółki złożyło oświadczenia w wersji elektronicznej, opatrzone podpisem zaufanym z datą 30 marca 2022 r. Natomiast prezes zarządu 5 kwietnia 2022 r. przyjął od pozostałych członków zarządu oświadczenia oraz podpisał sprawozdanie. |
Warto pamiętać, że niewłaściwa byłaby sytuacja, w której data podpisania oświadczenia byłaby późniejsza niż data podpisania sprawozdania przez osobę, która podpisuje sprawozdanie i przyjmuje oświadczenia od pozostałych członków organu wieloosobowego.
|
Przykład prezentujący nieprawidłową kolejność składania podpisów Spółką z o.o. kieruje czteroosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki za 2021 r. zostało sporządzone 28 marca 2022 r. Na podstawie art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, spółka skorzystała z możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez jednego z członków zarządu. Postanowiono, że sprawozdanie podpisze prezes zarządu spółki - Andrzej Górny, a pozostali członkowie zarządu złożą stosowne oświadczenia. Jako pierwszy podpisał sprawozdanie 29 marca 2022 r. Krzysztof Janik, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Prezes zarządu (osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie 30 marca 2022 r., z kolei trzech członków zarządu złożyło oświadczenia w wersji papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem z datą 4 kwietnia 2022 r. |
W naszej spółce niektóre osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego posiadają podpis kwalifikowany, a inne - podpis zaufany. Czy przy podpisywaniu sprawozdania finansowego ma znaczenie rodzaj stosowanego podpisu? Jeśli tak, to w jakiej kolejności składać podpisy?
| W przypadku gdy osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego posiadają różne rodzaje podpisów elektronicznych, zalecane jest w pierwszej kolejności podpisanie sprawozdania podpisem zaufanym, a następnie podpisem kwalifikowanym. |
W myśl art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
W sytuacji kiedy osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierownik jednostki (a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - członkowie tego organu) posługują się jednym rodzajem podpisu, np. podpisami kwalifikowanymi wewnętrznymi, nie ma znaczenia kolejność składanych podpisów. Dla porządku, jako pierwsza powinna podpisać się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. księgowa, sygnując w ten sposób przygotowany dokument sprawozdania, a następnie kierownik jednostki. Problem może się pojawić np. w sytuacji, gdy jedna lub więcej osób składających podpis sygnuje dokumenty podpisem zaufanym i podpisem kwalifikowanym. W takim przypadku zalecane jest, aby jako pierwsze podpisały się osoby korzystające z podpisu zaufanego, a następnie osoby korzystające z podpisu kwalifikowanego wewnętrznego oraz podpisu osobistego wewnętrznego. Na samym końcu powinny się podpisać osoby korzystające z podpisów kwalifikowanych zewnętrznego i otaczającego lub podpisów osobistych otaczających.
|
Przykład Spółką z o.o. kieruje dwuosobowy zarząd. Księgowa, której powierzono powadzenie ksiąg, posiada podpis kwalifikowany oraz podpis zaufany. Z kolei jeden z członków zarządu podsiada tylko podpis kwalifikowany (wewnętrzny), natomiast drugi tylko podpis zaufany. Wskazane jest, aby jako pierwsza sprawozdanie spółki podpisała księgowa podpisem zaufanym. Następnie sprawozdanie powinien podpisać członek zarządu posiadający podpis zaufany, a jako ostatni - członek zarządu posiadający podpis kwalifikowany (wewnętrzny). |
W przypadku gdy osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego korzystają z różnych rodzajów podpisu, może dojść do tego, że osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg (np. księgowa), sygnująca sprawozdanie podpisem kwalifikowanym, podpisze się jako ostatnia z uwagi na to, że np. członkowie zarządu podpisują sprawozdanie podpisem zaufanym. Aby uniknąć problemów przy podpisywaniu sprawozdania finansowego wskazane jest, aby osoba organizująca podpisywanie wiedziała, jakiego rodzaju podpisy będą używane przez każdą z osób zobowiązanych do podpisu.
 |
Rodzaje podpisów elektronicznych omówiono w dodatku nr 3 do ZMR nr 4 z 2022 r. na str. 6 |
Warto dodać, iż w przypadku podpisywania plików ze sprawozdaniem finansowym wyłącznie podpisem osobistym, nie ma ograniczeń co do kolejności składania podpisów. Nie jest natomiast możliwe przy podpisywaniu sprawozdania skorzystanie jednocześnie z wszystkich trzech opcji podpisu elektronicznego, a więc podpisu kwalifikowanego, zaufanego i osobistego.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
