Prace bilansowe to prace poprzedzające sporządzenie sprawozdania finansowego. Prace te powinny być tak zorganizowane, aby umożliwiły sporządzenie sprawozdania w wymaganym w ustawie o rachunkowości terminie. Celem tych prac jest sprawdzenie poprawności danych ujętych w księgach rachunkowych i przygotowanie ich do ustalenia rzeczywistej sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
| UWAGA! Zmiana terminów (czytaj więcej) |
Fragment harmonogramu prac bilansowych za 2021 r.
| Rodzaj prac | Termin wykonania | Podstawa prawna |
| Wybór firmy audytorskiej i podpisanie umowy o badanie rocznego sprawozdania finansowego | Przed rozpoczęciem inwentaryzacji znaczących składników majątku | art. 66 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości |
| Inwentaryzacja aktywów i pasywów | Na dzień bilansowy, tj. na 31 grudnia 2021 r. | art. 26 ustawy o rachunkowości |
| Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów | Na dzień inwentaryzacji | art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym. Wyjaśnienie i rozliczenie w księgach 2021 r. ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych | Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2021 r., nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 r. | art. 27 i art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości |
| Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy | Nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 r. | art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości |
| Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych | Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2022 r. | art. 18 ust. 2 i art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości |
| Zamknięcie ksiąg rachunkowych | Na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż do 31 marca 2022 r. | art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości |
| Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego i jego podpisanie | Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2022 r. | art. 45 ust. 1, 1f, 1g, art. 52 ust. 1-2 oraz art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości |
Jak wynika z przedstawionego wyżej harmonogramu, przed rozpoczęciem inwentaryzacji znaczących składników majątku należy wybrać firmę audytorską i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego (dotyczy to jednostek podlegających badaniu na podstawie art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Podpisanie takiej umowy powinno bowiem nastąpić w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Termin, w jakim należy podpisać umowę nie został ściśle określony w ustawie o rachunkowości. Zwracamy uwagę, że na obowiązek udziału firmy audytorskiej (biegłego rewidenta) w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych wskazuje również stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.
Podstawowym terminem inwentaryzacji, wynikającym z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości dopuszcza jednak, w odniesieniu do niektórych składników aktywów, rozpoczęcie inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie do dnia 15 następnego roku. W jednostkach, w których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację niektórych składników majątku można było zatem rozpocząć już 1 października 2021 r. W przypadku rozpoczęcia inwentaryzacji w tym dniu, umowę o badanie sprawozdania finansowego należało podpisać jeszcze przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych, czyli przed 1 października 2021 r. Na dzień inwentaryzacji należy sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów (por. art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2021 r., jednak nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 r., należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych 2021 r. ujawnione różnice inwentaryzacyjne. Również nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym sporządza się zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2021 r. (por. art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Natomiast na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2022 r., sporządza się zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż do 31 marca 2022 r. (por. art. 18 ust. 2 i art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
Przykładowa lista kontrolna prac poprzedzających sporządzenie
sprawozdania finansowego (checklista)
| Lp. | Czynność podlegająca wykonaniu | TAK | NIE | UWAGI |
| 1. | Czy przed rozpoczęciem inwentaryzacji jednostka podlegająca badaniu przez firmę audytorską dokonała wyboru tej firmy i podpisała umowę o badanie sprawozdania finansowego? | |||
| 2. | Czy na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia 2021 r., jednostka przeprowadziła inwentaryzację aktywów i pasywów? | |||
| 3. | Czy na dzień inwentaryzacji jednostka sporządziła zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów? | |||
| 4. | Czy przed zamknięciem ksiąg za 2021 r. i nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 r., jednostka wyjaśniła i rozliczyła w księgach 2021 r. ujawnione różnice inwentaryzacyjne? | |||
| 5. | Czy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 r., jednostka sporządziła zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2021 r.? | |||
| 6. | Czy na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż do 31 marca 2022 r., jednostka sporządziła zestawienie wszystkich kont ksiąg pomocniczych? |
Do 31 marca 2022 r. jednostka sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe. Następnie przed zatwierdzeniem sprawozdania, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2022 r., powinno zakończyć się w jednostce badanie rocznego sprawozdania finansowego. Również do tego dnia organ zatwierdzający jednostki zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostek kontynuujących działalność następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (por. art. 53 ust. 1 i 1a, art. 64 ust. 1 i art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Po sporządzeniu, zbadaniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przekazuje się je, wraz z wymaganymi dokumentami, do odpowiednich organów.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
