Jesteśmy Centrum Usług Wspólnych - jednostką obsługującą (od strony księgowej) samorządowe jednostki budżetowe i instytucje kultury. Na dokumentach księgowych składane są m.in. podpisy potwierdzające dokonanie kontroli merytorycznej, rachunkowej oraz wstępnej przez głównego księgowego. Posiadamy wykaz wzorów podpisów, na podstawie którego można stwierdzić kto złożył podpis. Czy w sytuacji, gdy złożone podpisy są nieczytelne, należy używać dodatkowo pieczątki imiennej?
| W przypadku gdy podpisy złożone na dokumencie księgowym są nieczytelne, ale - na podstawie wykazu wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dokumentów księgowych - można bez problemu zidentyfikować osoby dokonujące kontroli tego dokumentu, nie ma - naszym zdaniem - obowiązku stosowania dodatkowo pieczątki imiennej. |
Z przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości wynika, iż każdy dokument księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Oznacza to, że każdy dokument księgowy powinien zostać skontrolowany przez upoważnionych pracowników jednostki. Kontrola ta obejmuje trzy aspekty: merytoryczny, formalny i rachunkowy. W praktyce przyjęło się, że jest ona dokonywana przez różnych pracowników, tzn. kontrola pod względem merytorycznym - przez pracowników komórki odpowiedzialnej za realizację zadania, a kontrola pod względem formalnym i rachunkowym - przez pracowników komórki (działu) księgowości. Dowodem dokonania przez upoważnionych pracowników kontroli w przedstawionym zakresie jest ich podpis składany na dokumencie księgowym.
 |
Już wkrótce uruchomimy nowy Serwis Budżetowy z niezwykle bogatą bazą artykułów dla sfery budżetowej |
Sprawdzony przez poszczególnych pracowników dokument jest następnie przekazywany do głównego księgowego jednostki. Do niego bowiem należy ostateczna weryfikacja dokumentów księgowych (ocena ich prawidłowości) przed zatwierdzeniem realizacji operacji gospodarczych przez kierownika jednostki (lub inną upoważnioną przez niego osobę).
Należy pamiętać, iż jednostki sektora finansów publicznych powinny uwzględnić przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), które określają szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania i dokumentowania kontroli wstępnej dowodów księgowych w odniesieniu do kontroli sprawowanej przez głównego księgowego. W świetle art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych, główny księgowy powinien dokonywać wstępnej kontroli:
Dowodem dokonania tej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach (obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo).
Podpisy składane na dokumentach księgowych, potwierdzające fakt przeprowadzenia kontroli tego dowodu, powinny umożliwiać pewne zidentyfikowanie osoby, która tej kontroli dokonała. W praktyce stosuje się:
Wyboru jednej z powyższych opcji powinien dokonać kierownik jednostki i odpowiednie postanowienia zawrzeć w dokumentacji wewnętrznej jednostki, regulującej przyjęte procedury kontroli zarządczej (np. w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych). Niezależnie od przyjętej zasady podpis złożony na dokumencie księgowym na dowód jego skontrolowania powinien być zgodny ze wzorem podpisu złożonym w wykazie (karcie) wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dokumentów księgowych.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
