Jak aktualizować wykaz firmowych rachunków bankowych?

Prowadzenie działalności gospodarczej bez konta jest w praktyce mało realne. Przedsiębiorcy potrzebują rachunku rozliczeniowego do otrzymania zwrotu VAT, stosowania split payment czy obsługi transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł. Zmiany w wykazie firmowych rachunków bankowych trzeba zgłaszać na bieżąco. Na dokonanie aktualizacji jest 7 dni.

Wykaz rachunków

Podstawowym kontem przedsiębiorcy jest bankowy rachunek rozliczeniowy lub założony dla celów działalności gospodarczej imienny rachunek w SKOK.

Banki prowadzą rachunki rozliczeniowe dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, ale mających zdolność prawną, oraz osób fizycznych wykonujących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym przedsiębiorców. Wykluczone jest założenie takiego konta przez spółki cywilne. Nie mają one bowiem osobowości prawnej ani zdolności prawnej. Rozwiązaniem jest w ich przypadku wspólne konto wspólników (osób fizycznych). Taki rachunek bankowy - założony dla celów prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej - formalnie jest kontem wspólników, a nie spółki cywilnej. Trzeba go jednak zgłosić administracji skarbowej jako konto spółki cywilnej.

Zgłoszeniu podlegają także inne konta związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, przede wszystkim rachunki powiernicze i lokaty terminowe. Lokaty zakładane przez przedsiębiorcę nie są przeznaczone do dokonywania rozliczeń finansowych - to forma przechowywania (inwestowania) pieniędzy. Pośrednio jednak służą prowadzeniu działalności gospodarczej. Środki na nich zgromadzone pochodzą bowiem z tej działalności i są z nią związane. Organy administracji skarbowej twierdzą więc, że trzeba zgłosić otwarcie i zamknięcie każdej lokaty terminowej, która ma przyporządkowany numer rachunku bankowego. Nie ma znaczenia czas jej trwania.

Obowiązek informacyjny nie dotyczy rachunku VAT. Nie jest on samodzielnym kontem. Funkcjonuje w powiązaniu z bankowym rachunkiem rozliczeniowym przedsiębiorcy lub prowadzonym dla celów działalności gospodarczej rachunkiem w SKOK. Służy do obsługi płatności za towar lub usługę z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment). Jego otwarcie i prowadzenie nie wymaga zawarcia odrębnej umowy.

Tryb zgłoszenia

Przedsiębiorca może podać rachunek przy rejestracji działalności - w zgłoszeniu identyfikacyjnym - jeżeli już go posiada. Każdą następną informację o koncie (założeniu lub zmianie) przekazuje się poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego.

Osoby wpisane w CEIDG dokonują zgłoszenia za pośrednictwem CEIDG, składając wniosek CEIDG-1, dołączając w razie potrzeby załącznik CEIDG-RB. CEIDG niezwłocznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, przekazuje zgłoszone dane do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca nie dokonuje samodzielnie w urzędzie skarbowym żadnego zgłoszenia. Wniosek do CEIDG można przesłać on-line z wykorzystaniem formularza zamieszczonego na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl. Potrzebny jest do tego profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Wniosek wolno przekazać także w formie papierowej. Wypełniony formularz można złożyć w dowolnym urzędzie gminy. Dozwolone jest przesłanie papierowego wniosku listem poleconym, ale w tym przypadku musi być on opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy poświadczonym przez notariusza.

Pozostałe podmioty składają zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG podają swoje rachunki na NIP-7. Podmioty zarejestrowane w KRS składają NIP-8. Dla podmiotów niepodlegających wpisowi do KRS, np. spółek cywilnych, przeznaczony jest formularz NIP-2. Zgłoszenie można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej (NIP-2 można przesłać w formie elektronicznej tylko wtedy, gdy stanowi zgłoszenie aktualizacyjne, a nie identyfikacyjne). NIP-2 lub NIP-8 przekazywany przez internet musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez uprawnioną osobę posiadającą pełnomocnictwo UPL-1.

Druki CEIDG-1, NIP-7, NIP-8, NIP-2 dostępne są w Programie DRUKI Gofin.

Termin aktualizacji

Wykaz firmowych rachunków bankowych trzeba aktualizować na bieżąco. Termin złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego wynosi 7 dni od dnia zmiany danych. Wskazuje tak art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Niedokonanie aktualizacji w terminie może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową. Takie uchybienie jest wykroczeniem skarbowym na podstawie art. 81 § 1 pkt 1 K.k.s. Grozi za nie grzywna wymierzana obecnie w wysokości od 260 zł do 52.000 zł (w przypadku postępowania mandatowego - do 5.200 zł). Odpowiedzialność karną skarbową za uchybienia firmy - indywidualnego przedsiębiorcy, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej - ponosi osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, danego podmiotu. Kompetencje w tym zakresie mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności. Sposobem na uniknięcie sankcji karnych skarbowych jest tzw. czynny żal. To zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego składane odpowiedniemu organowi przez sprawcę. Trzeba ujawnić w nim wszystkie istotne okoliczności sprawy. Można go wnieść na piśmie, przekazać ustnie do protokołu lub przesłać przez internet na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej.

Karalność wykroczenia skarbowego (niepolegającego na uszczupleniu lub narażeniu na uszczuplenie należności publicznoprawnej) ustaje po upływie roku od jego popełnienia. Termin ten wydłuża się w razie wszczęcia w tym czasie postępowania przeciwko sprawcy. Przedawnienie karalności następuje wówczas po 2 latach od zakończenia tego rocznego okresu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2020 r. poz. 170)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r. poz. 19 ze zm.)