Jak składać deklaracje podatkowe przez internet?

Internet jako narzędzie kontaktów podatników z fiskusem zyskuje coraz większą popularność. Obecnie wykorzystuje się go przede wszystkim do składania deklaracji podatkowych. Dokumenty można uwierzytelniać bezpiecznym e-podpisem albo danymi autoryzującymi.

Prawo i obowiązek

Deklaracje podatkowe są składane przez internet za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Obsługuje on deklaracje, zeznania, zgłoszenia i informacje z zakresu m.in. VAT, PIT, CIT, PCC, NIP. Większość dokumentów przekazuje się tą drogą na zasadzie fakultatywności.

Obowiązkiem zachowania formy elektronicznej są objęte informacje: PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-2/IFT-2R, IFT-3/IFT-3R, deklaracje: PIT-4R i PIT-8AR, roczne obliczenie podatku PIT-40 oraz zeznanie CIT-8, dotyczące dochodów uzyskanych (poniesionych strat) począwszy od 1 stycznia 2014 r. Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, podmioty niepełniące funkcji płatnika w tym podatku oraz podatnicy lub płatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy sporządzają informacje o dochodach (przychodach) lub roczne obliczenia podatku dla nie więcej niż pięciu podatników, mogą złożyć PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, PIT-40, CIT-8 oraz IFT-2/IFT-2R w wersji papierowej. Taką alternatywę mają jednak tylko w przypadku składania tych dokumentów we własnym imieniu. Dokumenty przekazywane na ich rzecz przez przedsiębiorcę zajmującego się usługowo prowadzeniem ksiąg podatkowych, np. biuro rachunkowe, muszą być przesłane w formie elektronicznej.

Obecnie nie ma obowiązku składania przez internet innych deklaracji, zeznań i informacji. Przedsiębiorca, który jest zobligowany do przesyłania ww. formularzy drogą elektroniczną, nie musi w ten sposób przekazywać również innych rozliczeń, np. VAT-7. Warto jednak to rozważyć. Korzystanie z elektronicznych środków komunikacji, w porównaniu ze stosowaniem tradycyjnych metod składania dokumentów, pozwala oszczędzać czas i pieniądze. Odchodzą: podpisywanie i pieczętowanie papierowych formularzy, kopertowanie, opłacanie przesyłek lub wizyty w urzędzie skarbowym itp.

Metody podpisywania

Deklaracje podatkowe składane fiskusowi w formie elektronicznej przesyła się za pośrednictwem bramki e-Deklaracje. Podstawowy sposób ich przekazania polega na pobraniu i wypełnieniu interaktywnego formularza dostępnego na Portalu Podatkowym (www.portalpodatkowy.mf.gov.pl.). Dozwolona jest także wysyłka bezpośrednio z własnego systemu finansowo-księgowego przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji (modułów) dostarczonych przez producenta oprogramowania oraz korzystanie z programów komercyjnych.

Działa ponadto Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD). Umożliwia ona złożenie w ramach jednej transmisji danych (jednej "paczki") do 20 tys. formularzy PIT-11, PIT-8C, PIT-R lub PIT-40.

Dokumenty przekazywane fiskusowi przez internet przez osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej wymagają użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki podpis jest przypisany konkretnej osobie (fizycznej). Osoba, która go posiada i jest uprawniona do podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu danego podmiotu, musi być zgłoszona na formularzu UPL-1. Druk ten trzeba złożyć niezależnie od tego, kto ma dokonywać uwierzytelniania: reprezentant ustawowy, pracownik firmy, doradca podatkowy itp. Nie ma przeciwwskazań, aby do podpisywania e-deklaracji upoważnić kilka osób posiadających bezpieczne e-podpisy. Każda z nich musi legitymować się ważnym UPL-1 wystawionym na swoje imię i nazwisko.

Dowodem złożenia e-deklaracji jest urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Osoby fizyczne mogą wybrane deklaracje podatkowe "podpisywać" danymi autoryzującymi (więcej w tabeli). To alternatywa dla płatnego bezpiecznego e-podpisu. Metoda ta polega na podaniu przez podatnika (płatnika) kilku indywidualnych danych. Są to: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu. Kwota przychodu służąca do autoryzacji to przychód z jednego, dowolnie wybranego, zeznania (PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39) lub rocznego obliczenia podatku (PIT-40, PIT-40A) za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu. Jeżeli takie zeznanie lub roczne obliczenie podatku nie było składane, należy wpisać 0 (zero). Rozliczenia przekazywane w 2015 r. wymagają podania przychodu za 2013 r. (albo 0).

Osoby fizyczne również mogą ustanowić pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji. Może nim być każda osoba pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona, która posiada przypisany sobie bezpieczny e-podpis. Należy ją zgłosić na formularzu UPL-1.

E-korekta rozliczenia

Deklaracje podatkowe mogą być w formie elektronicznej nie tylko składane, ale również poprawiane. Nie ma przeszkód, aby przez internet przesłać korektę dokumentu, który został złożony w wersji papierowej.

E-korekta polega na przygotowaniu poprawionej wersji rozliczenia. Odpowiedni formularz trzeba wypełnić prawidłowymi danymi i wartościami. Obowiązkowo zaznacza się, że celem jego złożenia jest korekta. Wyświetli się wówczas do wypełnienia druk uzasadnienia przyczyn dokonania korekty (ORD-ZU). Opisuje się w nim, które elementy pierwotnego rozliczenia zostały poprawione i dlaczego.

Te zasady stosuje się także w przypadku nanoszenia zmian w dokumentach przesłanych przez UBD. Nie ma możliwości złożenia korekty formularza zbiorczego. Pomyłka w jednym dokumencie z danej "paczki" wymaga złożenia korekty tego dokumentu.