Charakterystyka poszczególnych pozycji aktywów obrotowych

Zapasy (pozycja B.I) w znaczeniu określonym w art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. a) ustawy o rachunkowości są to rzeczowe aktywa obrotowe, przeznaczone do zużycia lub zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub okresu dłuższego niż 12 miesięcy, jeżeli tyle trwa normalny cykl operacyjny właściwy dla danej działalności. Są to materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte celem odprzedaży w stanie nieprzetworzonym.

Zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych, na mocy art. 28 ust. 11 pkt 1 ustawy o rachunkowości, ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień nabycia lub powstania według ceny nabycia, o której mowa w art. 28 ust. 2 i 8 ww. ustawy lub kosztów wytworzenia, o których mowa w art. 28 ust. 3 i 8 ww. ustawy. Przy czym materiały i towary można również wyceniać w cenach zakupu, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki. Na taką możliwość wskazuje art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ustawodawca dopuszcza także ujęcie w księgach składników rzeczowych aktywów obrotowych na dzień nabycia lub wytworzenia w cenach przyjętych do ewidencji (tzw. stałych cenach ewidencyjnych), z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu, albo kosztami wytworzenia (por. art. 34 ust. 2 ww. ustawy).

Z kolei na dzień bilansowy rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się, co do zasady, według cen nabycia (zakupu) lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy (por. art. 28 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy). Jeżeli jednostka wycenia rzeczowe aktywa obrotowe na dzień nabycia lub powstania w stałych cenach ewidencyjnych, to na dzień bilansowy ich wartość doprowadza do poziomu określonego w 34 ust. 1 lub w art. 28 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy (tj. do rzeczywistych cen zakupu lub nabycia albo kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy). Co istotne zasada ta nie dotyczy produktów gotowych, produktów w toku i półproduktów, jeżeli do ich ewidencji stosuje się koszty planowane, w tym normatywne, różnice zaś między planowanymi a rzeczywistymi kosztami wytworzenia są nieznaczne. Przy czym planowane koszty wytworzenia na dzień bilansowy również nie mogą być wyższe od cen sprzedaży netto tych składników aktywów obrotowych.

Podsumowując można stwierdzić, iż materiały i towary wycenia się na dzień bilansowy w cenie nabycia (bądź w cenie zakupu), a w przypadku materiałów wytwarzanych we własnym zakresie - według kosztów wytworzenia. Przy czym cena ta nie może być wyższa od ceny ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. Z kolei produkty gotowe wycenia się generalnie po koszcie wytworzenia nie wyższym od ceny sprzedaży netto na dzień bilansowy.

Dokonując wyceny rzeczowych aktywów obrotowych na dzień bilansowy należy sprawdzić, czy cena nabycia, zakupu lub koszt wytworzenia poszczególnych składników zostały ustalone prawidłowo, rozliczyć ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych oraz przeanalizować czy wartość figurująca w księgach na dzień bilansowy nie jest wyższa od ceny sprzedaży netto tych aktywów.

Według ustawy o rachunkowości cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. W sytuacji gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (por. art. 28 ust. 2 ww. ustawy). Elementem ceny nabycia są koszty bezpośrednio związane z zakupem rzeczowego składnika aktywów obrotowych. Mogą one być rozliczane dwoma sposobami. Pierwszym sposobem rozliczania kosztów bezpośrednio związanych z zakupem jest wliczanie ich bezpośrednio w cenę jednostkową odnoszoną na konto 31-1 "Materiały" lub 33 "Towary", co wymaga szczegółowego przypisywania kosztów zakupu do konkretnej dostawy i poszczególnych jej asortymentów. Drugim sposobem jest aktywowanie tych kosztów na koncie "Rozliczenia międzyokresowe kosztów zakupu" i rozliczanie ich w czasie. Ewidencja materiałów i towarów odbywa się wówczas w cenie nabycia, a koszty zakupu ujmowane są na osobnym koncie, skąd na koniec okresu rozlicza się je proporcjonalnie na zapas magazynowy i na zużyte materiały i sprzedane towary. Nierozliczona kwota kosztów zakupu pozostająca na koncie "Rozliczenia międzyokresowe kosztów zakupu", jako saldo Wn tego konta, zwiększa na dzień bilansowy wartość zapasów rzeczowych aktywów obrotowych wykazywanych w aktywach bilansu.

W jednostkach stosujących do wyceny materiałów i towarów cenę zakupu koszty transportu, ubezpieczenia, załadunku, wyładunku odpisuje się bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Cena zakupu może być stosowana do wyceny przez jednostkę, jeżeli koszty zakupu nie są istotne i z okresu na okres pozostają na tym samym poziomie.

Koszt wytworzenia produktu obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu (zmienne pośrednie koszty produkcji i ta część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych). Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, to jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku - także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

Warto przypomnieć, że normalny poziom wykorzystania zdolności produkcyjnych to przeciętna, zgodna z oczekiwaniami w typowych warunkach, wielkość produkcji za daną liczbę okresów lub sezonów, przy uwzględnieniu planowych remontów. Pozostała część kosztów, która odpowiada wielkości niewykorzystanych zdolności produkcyjnych, jest zaliczana do kosztów okresu. Co ważne, z ustawy o rachunkowości wynika, że istnieje możliwość ustalania kosztu wytworzenia produktów bez potrzeby uwzględniania kosztów niewykorzystanych zdolności produkcyjnych. Niektóre jednostki, na podstawie art. 28 ust. 4a ustawy o rachunkowości, mogą przy obliczaniu kosztu wytworzenia produktu do kosztów bezpośrednich doliczyć koszty pośrednie związane z wytworzeniem tego produktu, niezależnie od poziomu wykorzystania zdolności produkcyjnych. Przy czym ustalony w ten sposób koszt wytworzenia nie może być wyższy od możliwej do uzyskania ceny sprzedaży netto produktu. Stosowanie uproszczonych zasad kalkulacji kosztu wytworzenia produktu powinno zostać opisane w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki.

Stosując do wyceny stałe ceny ewidencyjne, uwzględnia się różnice między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia lub zakupu, albo kosztami wytworzenia. Różnice te, czyli tzw. odchylenia od cen ewidencyjnych, mogą być rozliczane na bieżąco - w momencie każdej operacji rozchodu danego składnika aktywów obrotowych lub na koniec okresu sprawozdawczego (np. miesiąca) - poprzez wskaźnik odchyleń przeciętnych, proporcjonalnie do wartości zapasu na koniec okresu sprawozdawczego i wartości rozchodu w tym okresie.

Wybraną metodę i częstotliwość rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych stosuje się przez cały rok obrotowy i nie można jej zmieniać w ciągu roku. Zwykle stałe ceny ewidencyjne ustala się na poziomie cen przewidywanych (planowanych) lub na poziomie cen występujących w danym okresie najczęściej. Za ceny ewidencyjne można przyjąć m.in. w przypadku materiałów i towarów ceny zakupu (nabycia), ceny sprzedaży netto (obejmujące cenę zakupu netto i marżę), ceny sprzedaży brutto (obejmujące cenę sprzedaży netto i VAT należny), a w przypadku wyrobów gotowych, produkcji w toku i półproduktów - planowany koszt wytworzenia, czy ceny sprzedaży netto.

Wycena bilansowa rzeczowych aktywów obrotowych wiąże się z obowiązkiem dokonania aktualizacji ich wartości. Z zasady ostrożności wynika bowiem, że wartość rzeczowych aktywów obrotowych na dzień bilansowy nie może przewyższać ich aktualnej na ten dzień wartości w cenach sprzedaży netto. Za cenę (wartość) sprzedaży netto składnika aktywów przyjmuje się możliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę jego sprzedaży, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększoną o należną dotację przedmiotową. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, to należy w inny sposób określić jego wartość godziwą na dzień bilansowy (por. art. 28 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Jeżeli na dzień bilansowy figurująca w księgach wartość składników aktywów jest wyższa niż ich wartość w cenach sprzedaży netto, to nadwyżki takie wymagają utworzenia odpisu aktualizującego. Weryfikacji wymaga ten asortyment materiałów, towarów i produktów, który zarówno na dzień bilansowy - np. 31 grudnia 2024 r., jak i na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego - np. 31 marca 2025 r., znajduje się w magazynie i stanowi zapas tych składników lub został sprzedany ze stratą w okresie między dniem bilansowym a dniem sporządzenia sprawozdania. Jeżeli zatem cena nabycia, zakupu bądź koszt wytworzenia, po których zostały wycenione rzeczowe aktywa obrotowe na dzień ich nabycia lub powstania, są wyższe od cen sprzedaży netto tych składników na dzień bilansowy, to do ich wyceny na dzień bilansowy stosuje się ceny sprzedaży netto. Zastosowanie tych cen może być uzasadnione np. wtedy, gdy:

• składniki zapasów utraciły wartość użytkową na skutek: zniszczenia, uszkodzenia, zepsucia, zeschnięcia,
• jednostka posiada zbyt duże zapasy materiałów, które nie będą już przydatne,
• koszty wytworzenia produktów przekraczają ich ceny sprzedaży.

Odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych dokonane w związku z utratą ich wartości oraz wynikające z wyceny według cen sprzedaży netto zamiast według cen nabycia, albo zakupu, albo kosztów wytworzenia - zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych (por. art. 34 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Obniżenie wartości zapasów do cen sprzedaży netto obciąża zatem konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne". Drugostronnie odpis jest księgowany w zależności od przyjętego w jednostce rozwiązania ewidencyjnego. Może zostać potraktowany jako odchylenie od cen ewidencyjnych danej grupy zapasów (materiałów, towarów, produktów itp.) lub wyodrębniony jako aktualizacja wyceny danej grupy zapasów spowodowanej utratą wartości. W każdym przypadku odpis pomniejsza wynikającą z ksiąg rachunkowych wartość określonych składników zapasów, a późniejszy częściowy lub całkowity rozchód zapasów pociąga za sobą potrzebę ustalenia części odpisu wymagającego wyksięgowania w ślad za rozchodem.

Jeśli ewidencję zapasów jednostka prowadzi w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie np. cen sprzedaży netto lub cen sprzedaży brutto, to w pierwszej kolejności powinna obniżyć wartość zapasów do wysokości rzeczywistej ceny zakupu lub kosztu wytworzenia, wyksięgowując odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na te zapasy. Z kolei odpis aktualizujący wartość wyrobów gotowych w jednostce sporządzającej rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym i stosującej konta zespołu 4 i 5, należy księgować za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych (tj. kont 79-0 i 79-1). Utworzenie odpisu powoduje bowiem wyjście kosztów z zamkniętego kręgu kosztów.

Zwracamy uwagę, że nie dokonuje się odpisów aktualizujących, jeśli zapasy zostały zniszczone lub upłynął ich termin przydatności do spożycia i w związku z tym nadają się wyłącznie do likwidacji. W takim przypadku wartość tych zapasów spisuje się z ksiąg rachunkowych w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 oraz sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym, to księgowanie operacji dotyczącej likwidacji zbędnych zapasów produktów ujmuje z wykorzystaniem kont 79-0 i 79-1.

Co do zasady, produkcję w toku wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy według kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy (por. art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości). Produkcja w toku może być również wyceniana w sposób uproszczony. Na mocy art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostki mogą wyceniać produkty w toku produkcji w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź nie wyceniać ich w ogóle, pod warunkiem jednak, że nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki. Reguły te nie mogą być stosowane do produkcji o przewidywanym czasie wykonania dłuższym niż 3 miesiące, przeznaczonej do sprzedaży lub na rzecz środków trwałych w budowie jednostki. Nie dotyczy to jednak produkcji rolnej. Uproszczone zasady wyceny można stosować zatem do produkcji w toku o przewidywanym czasie wykonania nie dłuższym niż 3 miesiące. Należy pamiętać, że jeżeli udział kosztów wytworzenia produkcji niezakończonej w kosztach ogółem jest istotny albo też produkcja w toku odgrywa ważną rolę w strukturze aktywów, to wycenia się ją według zasad ogólnych, tj. według kosztu wytworzenia. Wyceniając produkcję w toku w wysokości kosztów bezpośrednich lub w wysokości materiałów bezpośrednich przyjmuje się wartości wskazane w tabeli.

Wycenę produkcji w toku w wysokości kosztów bezpośrednich przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Z kolei wycena produkcji w toku w wysokości materiałów bezpośrednich może przebiegać jak przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Jeżeli jednostka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5 lub wyłącznie zespołu 5, to stan produkcji w toku na dzień bilansowy może figurować na koncie 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej" lub 60 "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: Produkcja w toku).

Natomiast w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 stan produkcji w toku na dzień bilansowy figuruje na koncie 60 "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: Produkcja w toku).

Podsumowując, zapasy towarów, materiałów i produktów gotowych ujmowane są w bilansie po skorygowaniu o odchylenia od cen ewidencyjnych oraz o odpisy aktualizujące. Wartością nabycia jest również suma wartości, w cenach zakupu, stanu zapasów materiałów i towarów powiększona o koszty ich zakupu, globalnie rozliczane pomiędzy stan końcowy i rozchód. Tak więc w pozycji B.I wykazuje się łącznie saldo zapasu materiałów lub towarów (konto 31 lub 33) z uwzględnieniem odchyleń oraz dotyczące zapasu koszty zakupu figurujące na koncie 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów". W bilansie zapasy wykazuje się w aktywach bilansu w sposób następujący:

Nie wykazuje się w bilansie zapasów stanowiących cudzą własność, np. towarów przyjętych w komis, opakowań zwrotnych, materiałów i półfabrykatów przyjętych do przerobu. Jednostka nie sprawuje bowiem nad nimi kontroli (nie ma prawa do rozporządzania nimi). Tym samym nie są to aktywa jednostki.

Zapasy o charakterze rezerw, utrzymywane dłużej niż 12 miesięcy lub dłużej niż wynosi normalny cykl operacyjny należy wykazywać w bilansie jako aktywa trwałe, w pozycji A.IV.4. "Inne inwestycje długoterminowe".

1.1. Materiały

Materiały (pozycja B.I.1) - w znaczeniu ustawy o rachunkowości - są to aktywa nabywane przez jednostkę lub wytworzone we własnym zakresie, przeznaczone do zużycia jako surowce do wytwarzania produktów (wyrobów, robót i usług) albo na cele ogólnogospodarcze, reklamy względnie reprezentacji. Na równi z materiałami są traktowane także opakowania, nawet te, które są przeznaczone do wielokrotnego używania. Materiały na dzień bilansowy wycenia się według ceny nabycia, bądź ceny zakupu, a w przypadku materiałów wytworzonych we własnym zakresie według kosztów wytworzenia. Przy czym cena ta nie może być wyższa od ceny ich sprzedaży netto na dzień bilansowy.

W pozycji tej w bilansie wykazuje się stanowiące własność jednostki zapasy materiałów i opakowań, znajdujące się w jej magazynach lub poza jednostką (składowane przejściowo w obcych magazynach) oraz tzw. materiały w drodze, tj. zafakturowane i opłacone (w całości lub w części) lecz jeszcze niedostarczone, na które brakuje dowodów potwierdzających ich przyjęcie do magazynu. Jeśli jednostka odpisuje wartość materiałów w momencie ich zakupu w całości w ciężar kosztów, to w pozycji tej wykazuje się korektę kosztów (zwiększającą wartość materiałów) dotyczącą materiałów niezużytych na dzień bilansowy.

1.2. Półprodukty i produkty w toku

Półprodukty (pozycja B.I.2) to wytworzone przez jednostkę wyroby, które przeszły określone, technologicznie zamknięte fazy produkcji, przeznaczone głównie do montażu lub przerobu w dalszych fazach wytwarzania produktu gotowego w danym zakładzie produkcyjnym, jako elementy składowe tego produktu.

Produkty w toku (produkcja w toku) - pozycja B.I.2 - są to produkty rozpoczęte, niezakończone pod względem technologicznym, znajdujące się nadal w toku produkcji, wymagające dalszej obróbki.

1.3. Produkty gotowe

Produkty gotowe (pozycja B.I.3) są to wytworzone przez jednostkę produkty niepodlegające dalszej obróbce w prowadzonym przez nią zakładzie, odpowiadające określonym normom technicznym, jakościowym i handlowym, przyjęte przez kontrolę odbioru jakościowego, przeznaczone do sprzedaży odbiorcom zewnętrznym lub we własnych placówkach handlowych. Jednostki prowadzące działalność rolniczą zwierzęta hodowlano-użytkowe niezaliczane do środków trwałych wykazują w odrębnej pozycji zapasów np. B.I.6. "Inwentarz żywy". Natomiast produkty rolnicze stanowiące aktywa obrotowe w tym m.in. zwierzęta młode w odchowie, tuczu i opasie, nasiona zbóż, chmiel, warzywa i owoce, kwiaty i rośliny ozdobne, drzewka owocowe nadające się do sprzedaży, zalicza się do produktów gotowych lub produktów w toku i wykazuje odpowiednio w wierszu B.I.2. "Półprodukty i produkty w toku" oraz B.I.3. "Produkty gotowe" (por. KSR nr 12 "Działalność rolnicza").

Zasadniczo produkty gotowe wycenia się po koszcie wytworzenia nie wyższym od ceny sprzedaży netto na dzień bilansowy. Przy czym w świetle art. 28 ust. 4 ustawy o rachunkowości w przypadku długotrwałego okresu wytwarzania produkcji, koszty wytworzenia można zwiększyć o koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania produkcji tych wyrobów. Nie odnosi się ich wówczas na koszty lub przychody finansowe.

Zwracamy uwagę, iż wytworzone przez jednostkę filmy, oprogramowanie komputerów, projekty typowe i inne produkty o podobnym charakterze, przeznaczone do sprzedaży, wycenia się (stosując art. 34 ust. 3 ustawy o rachunkowości) w okresie przynoszenia przez nie korzyści ekonomicznych, nie dłuższym niż 5 lat, w wysokości nadwyżki kosztów ich wytworzenia nad przychodami według cen sprzedaży netto, uzyskanymi ze sprzedaży tych produktów w ciągu danego okresu. Nieodpisane po upływie tego okresu koszty wytworzenia zwiększają pozostałe koszty operacyjne.

Produkty nieobjęte ewidencją podczas składowania, których wartość odpisuje się w koszty w momencie ich wytworzenia (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości) ustala się na dzień bilansowy na podstawie dokonanego w tym celu spisu z natury. Wartość tych produktów wycenia się według kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. Koszty koryguje się zapisem po stronie Ma konta 70-1 "Koszty sprzedanych produktów", w korespondencji ze stroną Wn konta 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Nie zalicza się do produktów gotowych nieodebranych na dzień bilansowy przez zamawiającego wyrobów i usług wytworzonych na indywidualne zamówienia w ramach produkcji jednostkowej - zalicza się je do produkcji niezakończonej (w toku).

1.4. Towary

Towary (pozycja B.I.4) - w świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości - są to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym, znajdujące się zarówno w magazynach własnych, obcych, jak i punktach sprzedaży detalicznej. W pozycji B.I.4 wykazuje się także towary znajdujące się w drodze, tzn. zafakturowane i opłacone (w całości lub w części), lecz jeszcze niedostarczone (saldo debetowe konta 30). Ujmuje się tu ponadto towary znajdujące się poza jednostką, przejściowo składowane w obcych magazynach, np. postawione do dyspozycji jednostki w wyniku zgłoszonej przez kontrahenta reklamacji lub przekazane przez jednostkę do przerobu obcego. Wśród towarów wyróżnia się również grunty, nieruchomości lub prawa majątkowe nabyte z przeznaczeniem do sprzedaży (np. grunty w firmach deweloperskich). W przedsiębiorstwach energetycznych do towarów zalicza się prawa majątkowe wynikające ze świadectw pochodzenia energii elektrycznej wytworzonej w odnawialnych źródłach energii. Prawa te wykazuje się w bilansie w odrębnej pozycji, o ile ich wartość jest istotna. U deweloperów do towarów zalicza się grunty lub prawa wieczystego użytkowania nabyte dla realizacji ściśle określonego przedsięwzięcia, gdy rozpoczęcie tego przedsięwzięcia zostało opóźnione.

Towary na dzień bilansowy wycenia się według ceny nabycia lub cen zakupu nie wyższych od ceny ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. W przypadku długotrwałego przygotowywania towaru do sprzedaży cenę nabycia mogą zwiększać koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu finansowania zapasu towarów w okresie ich przygotowania do sprzedaży (por. art. 28 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Jeśli jednostka odpisuje wartość towarów z chwilą ich nabycia bezpośrednio w koszty, to w pozycji tej wykazuje się korektę kosztów (zwiększającą wartość towarów) dotyczącą towarów niesprzedanych na dzień bilansowy.

W pozycji B.I.4 nie podlegają wykazaniu towary przyjęte na okresowe przechowanie w magazynach jednostki, które traktuje się jako zapasy obce, niebędące jej własnością, objęte ewidencją pozabilansową (na koncie 39 "Zapasy obce").

Na przełomie dwóch lat obrotowych często dochodzi do sytuacji, gdy towary lub materiały zamówione, ale nieopłacone do dnia bilansowego są dostarczane do jednostki w roku następnym razem z fakturą zakupu, na której jako datę wystawienia i sprzedaży wskazano rok poprzedni. Pojawiają się więc wątpliwości czy taką fakturę zakupu ująć pod datą jej wystawienia i w sporządzanym sprawozdaniu finansowym ujawnić dostawy w drodze.

W związku z licznymi pytaniami Czytelników nadsyłanymi do naszego Wydawnictwa, zwróciliśmy się więc do Ministerstwa Finansów z prośbą o zajęcie stanowiska w tej kwestii. Pytanie, które skierowaliśmy do resortu finansów oraz udzielona 3 lutego 2022 r. odpowiedź, dotyczyły co prawda sprawozdania finansowego sporządzonego za 2021 r., jednak naszym zdaniem są one nadal aktualne. Poniżej prezentujemy treść pytania wraz z odpowiedzią:

"W styczniu 2022 r. otrzymano dostawę towarów wraz z fakturą zakupu, z której wynikało iż data wystawienia to 31 grudnia 2021 r., a data sprzedaży to 30 grudnia 2021 r. Zapłaty za fakturę dokonano w styczniu 2022 r. W księgach rachunkowych, którego roku ująć tę fakturę? Czy fakturę zakupu zaksięgować według daty jej wystawienia, czyli w grudniu 2021 r., i w bilansie sporządzonym na 31 grudnia 2021 r. zaprezentować wartość dostawy towarów w pozycji dotyczącej zapasów (jako dostawy w drodze), a zobowiązanie wobec dostawcy wykazać po stronie pasywów? Czy może przyjąć, że w grudniu 2021 r. nie miało miejsce żadne zdarzenie gospodarcze, które należy ująć w księgach rachunkowych i zarówno fakturę zakupu, jak i dostawę oraz zapłatę ująć w księgach rachunkowych stycznia 2022 r.?

(...) jednostki prowadzą księgi rachunkowe oraz sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z nadrzędnymi zasadami rachunkowości, w tym m.in. z zasadą rzetelnego i jasnego obrazu (wynikającą z niej również - zasadą dokumentacji), zasadą memoriału oraz zasadą współmierności przychodów i kosztów.

Zgodnie z powyższymi zasadami, fakturę zakupu towarów należy ująć w księgach rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, którego to zdarzenie gospodarcze dotyczy, niezależnie od terminu zapłaty za fakturę. Jeżeli na podstawie postanowień umowy oraz oceny stanu faktycznego wynika, że jednostka ma kontrolę nad tymi składnikami aktywów to w bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2021 roku (jeżeli rok obrotowy równy jest kalendarzowemu) w aktywach zostaną zaprezentowane towary (w księgach rachunkowych grudnia 2021 roku ujęte jako towary w drodze), a w pasywach zobowiązanie z tytułu dostaw i usług. Dodatkowo wskazujemy, że zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Zatem to kierownik jednostki podejmuje decyzję w określonym stanie prawnym i faktycznym odnośnie do obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości".

1.5. Zaliczki na dostawy i usługi

Przepisy ustawy o rachunkowości nie definiują pojęcia zaliczki. Z kolei na potrzeby stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami zaliczka została zdefiniowana jako forma przedpłaty. Według pkt 3 lit. n) tego stanowiska, przedpłata na dostawę dóbr i usług to określona kwota środków pieniężnych przekazana sprzedawcy przez nabywcę na poczet dostawy dobra lub usługi, która zostanie wykonana w przyszłości. Przedpłata może przyjąć formę zaliczki lub zadatku. Zaliczka jest traktowana jako częściowa zapłata ceny świadczenia wynikającego z umowy pomiędzy kontrahentami, zanim zostanie ono zrealizowane. W momencie realizacji umowy zaliczka zostaje zaliczona na poczet ceny dobra lub usługi. Natomiast w przypadku rozwiązania umowy podlega zwrotowi kontrahentowi, który ją wpłacił. Jak wyjaśnia stanowisko w sprawie rozrachunków z kontrahentami, rodzaj dowodu księgowego dokumentującego otrzymanie/przekazanie przedpłaty w praktyce determinują przepisy prawa podatkowego. Może być to np. faktura zaliczkowa, paragon fiskalny, rachunek, wyciąg bankowy, dokument potwierdzający przyjęcie gotówki do kasy.

W pozycji B.I.5 wykazuje się - jako zapasy - zaliczki wypłacane kontrahentom na poczet dostaw towarów, materiałów, wyrobów gotowych oraz usług obcych, które do dnia bilansowego pozostały nierozliczone - bez względu na to, czy figurują one na koncie 30 "Rozliczenie zakupu", czy na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami". Zaliczki zinwentaryzowane w drodze uzgodnienia i uzyskania od kontrahenta potwierdzenia salda wykazuje się według ich wartości nominalnej.

W przypadku gdy kontrahentom wypłacono zaliczki w walutach obcych, to w myśl przepisów ustawy o rachunkowości należy wycenić je na dzień bilansowy. W świetle bowiem art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, składniki aktywów (z wyłączeniem udziałów w jednostkach podporządkowanych wycenianych metodą praw własności) i pasywów wycenia się na dzień bilansowy po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP. Z brzmienia tego przepisu wynika zatem, że wszystkie aktywa i pasywa (z pewnym wyłączeniem) należy wycenić na dzień bilansowy. Jednak stosownie do pkt 6.1 stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, należności od sprzedawcy z tytułu przekazanej mu przedpłaty w walucie obcej na poczet pozyskania składnika rzeczowych aktywów trwałych - zgodnie z KSR nr 11 "Środki trwałe" (pkt 6.18) - odbiorca nie przelicza ponownie na walutę polską ani na dzień bilansowy, ani na dzień przeprowadzenia transakcji zakupu-sprzedaży, na poczet której nastąpiła przedpłata.

Należności krótkoterminowe (pozycja B.II) w znaczeniu określonym ustawą o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c) obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług (salda debetowe wynikające z zapisów na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami") oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczanych do aktywów finansowych, które staną się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, iż w bilansie na dzień 31 grudnia 2024 r. wykazane będą - jako krótkoterminowe - te należności, których spłata ma nastąpić do 31 grudnia 2025 r. oraz wszystkie należności z tytułu dostaw i usług wynikające z ewidencji analitycznej do konta 20.

Zinwentaryzowany stan należności krótkoterminowych podlegających wykazaniu w bilansie wycenia się, stosując art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności.

Szczegółowe zasady ujmowania, wyceny, prezentacji oraz inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami w jednostkach, które sporządzają sprawozdania finansowe na podstawie załącznika nr 1, 4, 5 lub 6 do ustawy o rachunkowości zawiera stanowisko w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Z definicji zawartej w pkt 3 lit. g) tego stanowiska wynika, że kwota wymaganej zapłaty to wartość należności ustalona na dzień jej rozliczenia lub na dzień bilansowy, jako:

• wartość należności na dzień początkowego ujęcia w księgach rachunkowych (wartość nominalna), minus otrzymane do dnia rozliczenia/dnia bilansowego spłaty, przedpłaty wniesione przez kontrahentów, przyznane kontrahentom zmniejszenia ceny (w formie różnych rodzajów rabatów, uznanych reklamacji),
• plus naliczone na dzień rozliczenia/dzień bilansowy: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie w zapłacie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

Kwota wymaganej zapłaty nie uwzględnia czynników zewnętrznych, takich jak np. zmiana wartości pieniądza w czasie (dyskonto).

Zastosowanie do wyceny należności (na dzień bilansowy) zasady ostrożności, o której mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, polega na tym, że w bilansie wykazuje się ich realną wartość, czyli uwzględniającą zmniejszenie ich wartości na skutek braku zapłaty w całości bądź części (tj. uwzględniającą stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty). Jeżeli zatem jednostka uzna, że należność nie przyniesienie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych, to w świetle ustawy o rachunkowości zachodzi trwała utrata wartości tej należności (taka należność w ocenie jednostki jest zagrożona). W związku z utratą wartości należności, jednostka dokonuje odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość należności wynikającą z ksiąg rachunkowych do ich realnej wartości, czyli prawdopodobnej do ściągnięcia kwoty. Jednostka samodzielnie podejmuje decyzję, które należności będą podlegać odpisom aktualizującym i w jakiej wysokości.

Należności podlegające odpisom aktualizującym oraz górną granicę, do której można tworzyć te odpisy - według art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości - przedstawiono w tabeli.

Na podstawie zebranych informacji o dłużniku (np. po przeanalizowaniu jego dotychczasowej sytuacji płatniczej), określa się stopień prawdopodobieństwa spłaty należności i podejmuje decyzję o utworzeniu odpisu aktualizującego. W celach dokumentowych warto, aby decyzja miała formę pisemną, zawierała opis sytuacji i dane liczbowe uzasadniające dokonanie odpisu. Zatwierdza ją kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Ustawa o rachunkowości nie podaje szczegółowo, w jakiej kwocie powinny być tworzone odpisy. W art. 35b ust. 1 tej ustawy określono jedynie ich górne granice.

Odpisy aktualizujące wartość należności, na mocy art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych, w zależności od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Utworzony odpis aktualizujący księguje się po stronie Ma konta 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności", w korespondencji z odpowiednim kontem kosztów. Saldo konta 28 koryguje w bilansie wartość należności (por. art. 46 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Dla celów bilansowych odpisem aktualizującym obejmuje się kwotę należności wraz z VAT, czyli wartość brutto należności.

W bilansie nie mogą figurować należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne. Dlatego należności, które utraciły wartość, wymagają odpisania, a więc wyłączenia z aktywów. Następuje to drogą ich wyksięgowania w ciężar odpisów aktualizujących wartość tych należności (jeżeli uprzednio dokonano takich odpisów) lub w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, lub kosztów finansowych, zależnie od charakteru odpisywanej należności.

Niespłacone na dzień bilansowy należności krótkoterminowe wyrażone w walucie obcej wycenia się - zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości - po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP. Powstałe na skutek tej wyceny dodatnie lub ujemne różnice kursowe odnosi się odpowiednio na przychody lub koszty finansowe.

W bilansie należności krótkoterminowe wykazuje się następująco:

Za należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług uważa się - jak już wskazano - ogół należności wynikających z rozrachunków jednostki przede wszystkim z tytułu sprzedaży towarów, materiałów, wyrobów gotowych i usług oraz opakowań, wynikających z zapisów na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (saldo debetowe tego konta). Do rozrachunków z tytułu dostaw i usług zalicza się również rozliczenia z tytułu:

• sprzedaży realizowanej na warunkach umowy komisu,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i z tytułu ich eksportu,
• udzielanych przez sprzedawców bonifikat, rabatów i opustów przy sprzedaży towarów, produktów i usług,
• reklamacji zgłoszonych przez nabywców do dostawców, dotyczących zrealizowanych dostaw i usług.

Należności z tytułu dostaw i usług prezentuje się w bilansie w podziale na należności o okresie spłaty:

• do 12 miesięcy - w tej pozycji wykazuje się te należności z tytułu dostaw i usług, które są wymagane w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, tzn. w bilansie na dzień 31 grudnia 2024 r. wykazane będą należności płatne do 31 grudnia 2025 r.,
• powyżej 12 miesięcy - w tej pozycji wykazuje się należności z tytułu dostaw i usług, których ostateczny termin zapłaty wypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w bilansie na dzień 31 grudnia 2024 r. wykazane będą w tej pozycji należności płatne po 31 grudnia 2025 r., czyli w 2026 r. i dalszych latach.

Nie zalicza się do rozrachunków z tytułu dostaw i usług należności wynikających ze sprzedaży rzeczowych składników aktywów trwałych (środków trwałych i środków trwałych w budowie) oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także zaliczek na poczet dostaw wymienionych wyżej składników aktywów trwałych. Nie należą do rozrachunków z tytułu dostaw i usług również należności wynikające ze sprzedaży długoterminowych i krótkoterminowych aktywów finansowych, zaliczanych - w myśl ustawy o rachunkowości - do inwestycji. Wymienione rozrachunki z tytułu sprzedaży składników majątku trwałego, w tym długoterminowych aktywów finansowych oraz wszystkie rozrachunki z tytułu krótkoterminowych inwestycji ujmuje się w księgach nie na koncie 20, jak to ma miejsce w przypadku rozrachunków z tytułu dostaw i usług, lecz na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki".

Poniżej prezentujemy listę kontrolną (checklistę) pomocną przy wycenie należności z tytułu dostaw i usług na dzień bilansowy przy założeniu, że rok obrotowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a dniem bilansowym jest 31 grudnia 2024 r. Odpowiedź twierdząca na poniższe pytania oznacza, że jednostka postąpiła prawidłowo.

W pozycji tej wykazuje się należności wynikające z rozrachunków publicznoprawnych, a więc takich, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, np. z tytułu podatków, dotacji, ceł, składek ZUS, opłat na PFRON. Są tutaj prezentowane kwoty ujęte na koncie 22 "Rozrachunki publicznoprawne" należne od budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego, urzędów celnych, w tym m.in.:

• nadpłata podatku dochodowego od osób fizycznych i od osób prawnych,
• nadwyżka VAT naliczonego nad należnym wynikająca z rozliczenia za grudzień (JPK_VAT z deklaracją),
• nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP, FGŚP i FEP,
• nadpłata podatku od nieruchomości,
• nadpłata podatku od środków transportu,
• zwrot cła oraz kwoty wpłacone na poczet zabezpieczeń celnych.

Co ważne od należności publicznoprawnych nie dokonuje się odpisów aktualizujących.

W tej pozycji wykazuje się należności niedochodzone na drodze sądowej oraz wynikające z rozrachunków z innych tytułów niż publicznoprawne lub dostawy i usługi. Są to np.:

• należności od pracowników ze stosunku pracy, z tytułu udzielonych zaliczek na koszty podróży służbowych, zaliczek na zakupy, udzielonych pożyczek, niedoborów dochodzonych przez jednostkę lub zasądzonych przez sąd,
• należności od członków spółdzielni, wspólników i akcjonariuszy spółek handlowych, z wyjątkiem należności z tytułu zadeklarowanych, a nieopłaconych na dzień bilansowy udziałów lub akcji,
• wypłacone w ciągu roku obrotowego kwoty do rozliczenia (pobrane przejściowo) przez właścicieli spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych,
• należności z tytułu sprzedaży środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji w nieruchomości, papierów wartościowych,
• odszkodowania należne z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych,
• należności z innych tytułów, np. wpłacone do innych jednostek kaucje, wadia.

W pozycji tej nie powinny zostać wykazane należności z tytułu nierozliczonych różnic inwentaryzacyjnych. Jak wynika bowiem z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Stwierdzone podczas inwentaryzacji niedobory mogą być uzasadnione i nieuzasadnione (nieusprawiedliwione). Niedobory nieuzasadnione powstają wskutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków składowania. Jeśli kierownik jednostki podejmie decyzję, że dany niedobór zostanie zaliczony do niedoborów dochodzonych, to roszczenie o zwrot szkody w wysokości poniesionej straty wobec osoby uznanej za winną zostaje skierowane na drogę postępowania sądowego i powstają roszczenia sporne (Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej", Ma konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów"), od których dokonuje się odpisów aktualizujących zapisem po stronie Wn konta 76-1 w korespondencji ze stroną Ma konta 28.

W pozycji B.II.3 lit. d) aktywów bilansu wykazuje się stan należności dochodzonych na drodze sądowej (skierowanych na drogę postępowania sądowego), zarówno spornych (gdy dłużnik kwestionuje swoje zobowiązanie) jak i bezspornych (kiedy wierzyciel chce przerwać bieg przedawnienia albo uzyskać prawo do egzekucji). W tej pozycji wykazuje się wartość należności z uwzględnieniem art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. w wartości figurującej jako saldo konta 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej" skorygowanej o odpisy aktualizujące. Jednostki najczęściej dokonują odpisów aktualizujących od roszczeń spornych dochodzonych na drodze sądowej, ze względu na duże prawdopodobieństwo ich nieodzyskania w całości lub części. Zależnie od rodzaju należności, której odpis dotyczy zalicza się go odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (por. art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości). Naszym zdaniem nieutworzenie odpisu aktualizującego w odniesieniu do należności spornej skierowanej na drogę postępowania sądowego może mieć miejsce jedynie w sytuacji, gdy jednostka ma pewność, że należność tę odzyska.

Stan należności dochodzonych na drodze sądowej powinien być uzgodniony z wykazem lub rejestrem spraw spornych prowadzonym przez komórkę prawną (radcę prawnego) jednostki, celem wyjaśnienia spraw budzących wątpliwości i zastrzeżenia w zakresie ich ściągalności.

Inwestycje krótkoterminowe (pozycja B.III aktywów bilansu) obejmują aktywa finansowe utrzymywane w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych z przyrostu ich wartości lub uzyskania pożytków w innej postaci - w tym również z transakcji handlowej, które są płatne, wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich założenia, wystawienia lub nabycia, albo stanowią aktywa pieniężne.

Do wyceny aktywów finansowych, które są instrumentami finansowymi ma zastosowanie rozporządzenie w sprawie instrumentów finansowych. Wycena pozostałych aktywów finansowych następuje zgodnie z ustawą o rachunkowości. Co istotne, niektóre jednostki - na mocy art. 28a i 28b ustawy o rachunkowości - mogą skorzystać z uproszczenia i nie stosować przepisów ww. rozporządzenia. Jednostki, które skorzystają z tego uproszczenia wyceniają wszystkie aktywa finansowe (także zaliczane do instrumentów finansowych) zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zaznaczamy, iż rozwiązania w zakresie klasyfikacji oraz wyceny instrumentów finansowych określone w ustawie o rachunkowości oraz rozporządzeniu w sprawie instrumentów finansowych nie są tożsame. Jednostki stosujące przepisy ww. rozporządzenia, instrumenty finansowe na dzień nabycia lub powstania powinny zakwalifikować do jednej z czterech następujących kategorii:

• aktywa finansowe przeznaczone do obrotu,
• pożyczki udzielone i należności własne,
• aktywa finansowe utrzymywane do terminu wymagalności,
• aktywa finansowe dostępne do sprzedaży.

Określona w rozporządzeniu w sprawie instrumentów finansowych kategoria aktywów finansowych przeznaczonych do obrotu zaliczana jest w całości do inwestycji krótkoterminowych. Pozostałe kategorie instrumentów finansowych wymienione w ww. rozporządzeniu mogą zostać zaliczone do inwestycji krótkoterminowych i długoterminowych.

Zasady wyceny bilansowej aktywów finansowych według rozporządzenia w sprawie instrumentów finansowych zostały opisane w artykule pt. "Charakterystyka poszczególnych pozycji aktywów trwałych" w podpunkcie 4.3. "Długoterminowe aktywa finansowe".

W bilansie inwestycje krótkoterminowe wykazuje się z podziałem na:

3.1. Krótkoterminowe aktywa finansowe - w jednostkach powiązanych i pozostałych

Do krótkoterminowych aktywów finansowych zalicza się aktywa płatne i wymagane lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wykazuje się je w bilansie w podziale na aktywa w jednostkach powiązanych (pozycja B.III.1 lit. a), oraz w pozostałych jednostkach (pozycja B.III.1 lit. b) z dalszym podziałem na:

• udziały lub akcje,
• inne papiery wartościowe,
• udzielone pożyczki,
• inne krótkoterminowe aktywa finansowe.

W pozycji B.III.1 wykazuje się wartość krótkoterminowych aktywów finansowych wynikającą z zapisów na koncie 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe" z uwzględnieniem skutków aktualizacji wartości tych składników aktywów (konto 14-5). Wycena akcji lub udziałów w jednostkach podporządkowanych oraz innych krótkoterminowych aktywów finansowych dotyczących należności leasingodawcy (finansującego) z tytułu leasingu finansowego następuje zgodnie z ustawą o rachunkowości, nie mają bowiem do nich zastosowania przepisy rozporządzenia w sprawie instrumentów finansowych. Natomiast wycena pozostałych udziałów i akcji, innych papierów wartościowych i udzielonych pożyczek oraz należności własnych następuje według przepisów rozporządzenia w sprawie instrumentów finansowych. Jeżeli jednostka spełnia warunki określone w art. 28b ustawy o rachunkowości (uwaga: według projektu ustawy zmieniającej przepis ten otrzyma nowe brzmienie) i może nie stosować przepisów ww. rozporządzenia, to wszystkie krótkoterminowe aktywa finansowe może wyceniać zgodnie z ustawą o rachunkowości. W myśl art. 28 ust. 1 pkt 5 tej ustawy wycena inwestycji krótkoterminowych zależnie od wyboru jednostki może nastąpić według ceny (wartości) rynkowej albo według ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa albo według skorygowanej ceny nabycia - jeżeli dla danego składnika aktywów został określony termin wymagalności. Natomiast krótkoterminowe inwestycje, dla których nie istnieje aktywny rynek, jednostka może wycenić w wartości godziwej określonej w inny sposób. Należy jednak pamiętać, że na podstawie art. 28a ustawy o rachunkowości, jednostki mikro nie mogą stosować do ich wyceny ani wartości godziwej, ani skorygowanej ceny nabycia.

Skutki wzrostu lub obniżenia wartości inwestycji krótkoterminowych wycenionych według cen (wartości) rynkowych zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych. W przypadku stosowania innych, niż określone w art. 28 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości zasad wyceny krótkoterminowych inwestycji, skutki obniżenia ich wartości zalicza się do kosztów finansowych w pełnej wysokości, natomiast skutki wzrostu ich wartości zalicza się do przychodów finansowych w wysokości nie wyższej niż kwota różnic uprzednio odpisanych w koszty finansowe (por. art. 35 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Decyzję w sprawie metody wyceny na dzień bilansowy krótkoterminowych aktywów finansowych, podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Udziały lub akcje, jako inwestycje krótkoterminowe, w księgach rachunkowych jednostek będących inwestorami mogą wystąpić tylko wówczas, jeśli spełniają kryteria wymagane w art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. b ustawy o rachunkowości dla aktywów finansowych krótkoterminowych, czyli jeśli są przeznaczone do obrotu lub dostępne do sprzedaży w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. W bilansie na 31 grudnia 2024 r., jako krótkoterminowe, wykazane będą wszystkie udziały i akcje zaliczone do kategorii przeznaczonych do obrotu oraz te, które będą dostępne do sprzedaży w 2025 r. Aktywa dostępne do sprzedaży po tym terminie wykazuje się jako inwestycje długoterminowe.

Inne papiery wartościowe zaliczane do inwestycji krótkoterminowych wystąpią wówczas, jeśli są płatne, wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich założenia, wystawienia lub nabycia. W tej grupie mogą zatem wystąpić inne niż udziały i akcje inwestycje krótkoterminowe w postaci papierów wartościowych, takich jak: obligacje, bony skarbowe NBP, certyfikaty inwestycyjne, prawa do poboru akcji, warranty subskrypcyjne, listy zastawne, skrypty dłużne, jednostki uczestnictwa w funduszach inwestycyjnych i inne niekwalifikujące się do długoterminowych aktywów finansowych, zwłaszcza te, które są notowane na aktywnym rynku (na giełdzie). Warto dodać, iż bony skarbowe NBP oraz inne papiery wartościowe z terminem wykupu nieprzekraczającym 3 miesiące od dnia bilansowego mają charakter ekwiwalentów środków pieniężnych i należy je wykazać w aktywach bilansu w pozycji B.III.1 lit. c) "Inne środki pieniężne".

Udzielone pożyczki krótkoterminowe, a także własne należności finansowe wykazuje się w pozycji B.III.1 aktywów bilansu tylko wówczas, jeśli kwalifikują się one do inwestycji krótkoterminowych w znaczeniu art. 3 ust. 1 pkt 17 ustawy o rachunkowości i są wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, iż w aktywach bilansu na 31 grudnia 2024 r. wykazana będzie tylko ta część, której okres spłaty nastąpi do 31 grudnia 2025 r. Należności i udzielone pożyczki zaliczone do krótkoterminowych aktywów finansowych wycenia się, stosując art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że kwotę należności i udzielonej pożyczki w wartości nominalnej zwiększa się o wymagane na dzień bilansowy należne jednostce, zgodnie z umową, odsetki. Należności i udzielone pożyczki zaliczone do aktywów finansowych mogą być (na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 7a ustawy o rachunkowości) wyceniane według skorygowanej ceny nabycia. Przy czym, w sytuacji gdy jednostka przeznacza je do sprzedaży w ciągu 3 miesięcy, można je wycenić według wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej. Jednostki stosujące przepisy rozporządzenia w sprawie instrumentów finansowych udzielone pożyczki i należności własne wyceniają w skorygowanej cenie nabycia (uwzględniającej odsetki i dyskonto). Przy czym, jeśli są to należności o krótkim terminie wymagalności, dla których nie określono stopy procentowej, można wycenić je w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności. Co ważne, w pozycji tej nie wykazuje się pożyczek z ZFŚS, nie mają one bowiem charakteru inwestycji. Pożyczki te wykazuje się w bilansie w pozycji B.II.3 lit. c) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek - inne".

W praktyce najczęściej do ewidencji pożyczek, zarówno udzielonych, jak i otrzymanych, niezależnie od terminu ich wymagalności, stosuje się konto 24-0 "Pożyczki" wyodrębnione w ramach konta 24 "Pozostałe rozrachunki". Przy czym ewidencja analityczna do tego konta powinna obejmować co najmniej podział na pożyczki udzielone i otrzymane oraz długoterminowe i krótkoterminowe. Można również przyjąć inne rozwiązanie i należności z tytułu udzielonych pożyczek ująć w księgach rachunkowych analogicznie jak inne aktywa finansowe, tj. na koncie 03 "Długoterminowe aktywa finansowe", jeśli termin spłaty określony w umowie przypada w okresie późniejszym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego bądź na koncie 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe", jeśli termin spłaty określony w umowie przypada w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wyboru sposobu ewidencji pożyczek dokonuje kierownik jednostki i zapisuje w zasadach (polityce) rachunkowości.

Niezależnie od tego, czy należność z tytułu udzielonej pożyczki krótkoterminowej figuruje na koncie 24-0, czy na koncie 14 - prezentuje się ją w pozycji B.III.1 aktywów bilansu.

Udzielone pożyczki płatne w walucie obcej (kapitał i odsetki) wycenia się - na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy o rachunkowości - po obowiązującym na dzień bilansowy, ogłoszonym przez NBP, kursie danej waluty, odnosząc powstałe na skutek tej wyceny różnice kursowe w koszty lub przychody finansowe. Dodajmy, iż w ciągu roku obrotowego naliczone w walucie obcej odsetki od pożyczki wycenia się po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień ich naliczenia. Przepisy art. 30 ustawy o rachunkowości mają także zastosowanie w przypadku stosowania rozporządzenia w sprawie instrumentów finansowych. Jak bowiem stanowi § 17 tego rozporządzenia, wyrażone w walutach obcych aktywa finansowe, z wyjątkiem zaliczonych do instrumentów zabezpieczających, jak również zobowiązania finansowe wycenia się w sposób określony w art. 30 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości. Różnice kursowe powstałe na dzień wyceny aktywów i zobowiązań finansowych ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z przepisami art. 30 ust. 4 ww. ustawy, z tym że różnice kursowe dotyczące aktywów pieniężnych zaliczonych do kategorii dostępnych do sprzedaży zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych, bez względu na to, którą z metod określonych w § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia jednostka stosuje.

Inne krótkoterminowe aktywa finansowe wykazuje się w pozycji B.III.1 aktywów bilansu, jeśli nie są to udziały, akcje lub papiery wartościowe albo udzielone pożyczki i należności własne, a są płatne i wymagane w okresie dłuższym niż trzy miesiące, lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy od dnia bilansowego, np. lokaty terminowe o terminie zapadalności dłuższym niż 3 miesiące, ale krótszym niż rok od dnia bilansowego, należności od korzystającego (leasingobiorcy) w przypadku leasingu finansowego płatne w roku obrotowym następującym po dniu bilansowym. Przy czym lokaty terminowe w świetle ustawy o rachunkowości wycenia się według wartości nominalnej wraz z odsetkami, a w świetle rozporządzenia w sprawie instrumentów finansowych wycenia się je w skorygowanej cenie nabycia (uwzględniającej odsetki i dyskonto). Natomiast należność od leasingobiorcy wycenia się analogicznie jak inne należności, w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

W pozycji B.III.1 lit. c) aktywów bilansu wykazuje się:

• środki pieniężne w kasie i na rachunkach,
• inne środki pieniężne,
• inne aktywa pieniężne.

Środki pieniężne w kasie wycenia się według wartości nominalnej. W pozycji tej wykazuje się stan gotówki (w tym banknotów i monet) posiadanej przez jednostkę w kasie na dzień bilansowy, wyrażonej zarówno w złotych polskich jak i w walucie obcej. Stan gotówki w kasie wynikający z ksiąg rachunkowych powinien być potwierdzony inwentaryzacją w drodze spisu z natury i zgodny ze stanem wykazanym w tym spisie na dzień bilansowy. Środki pieniężne w walucie obcej znajdujące się na dzień bilansowy w kasie wycenia się i wykazuje w bilansie w wartości przeliczanej na walutę polską (stosując art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty obcej przez NBP na ten dzień.

Środki pieniężne na rachunkach obejmują stan środków pieniężnych zgromadzonych przez jednostkę np. na rachunku bieżącym i innych rachunkach bankowych, w tym na wyodrębnionym rachunku środków pieniężnych ZFŚS i ZFRON. Środki pieniężne na rachunkach wykazuje się w wielkości potwierdzonej przez bank wyciągiem bankowym. Środki zgromadzone na rachunkach bankowych wycenia się w wartości nominalnej, przy czym wartość nominalna obejmuje również odsetki dopisane przez bank do stanu rachunków. Środki pieniężne w walucie obcej znajdujące się na dzień bilansowy na rachunku walutowym wycenia się po kursie średnim ogłoszonym na ten dzień dla danej waluty obcej przez NBP (por. art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Inne środki pieniężne obejmują niekwalifikujące się do środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych środki pieniężne, zwłaszcza:

• środki pieniężne w drodze na dzień bilansowy, w tym utargi przekazane do banku, których wpływ na rachunek nie został potwierdzony do końca okresu rozliczeniowego, a także wypłaty z rachunku bankowego do kasy za pośrednictwem innej jednostki lub przelewy na rachunki bankowe w innych bankach - środki te wykazuje się w bilansie w wartości nominalnej w wielkości wynikającej na dzień bilansowy z ksiąg rachunkowych,
• pełniące funkcję płatniczą, np. weksle i czeki obce, płatne w ciągu 3 miesięcy od dnia wystawienia,
• lokaty terminowe o terminie zapadalności krótszym niż 3 miesiące, w wartości nominalnej wraz z odsetkami naliczonymi na dzień bilansowy od tych lokat, które jeszcze nie stały się należnością.

Inne aktywa pieniężne wycenia się w wartości nominalnej. Obejmują one niekwalifikujące się do poprzednich pozycji (środków pieniężnych) przykładowo weksle i czeki obce o terminie płatności dłuższym niż 3 miesiące, należne jednostce dywidendy od spółek, w których jednostka posiada udziały lub akcje.

3.2. Inne inwestycje krótkoterminowe

Jako inne inwestycje krótkoterminowe (pozycja B.III.2) wykazuje się składniki niekwalifikujące się do aktywów finansowych, spełniające kryteria wymagane dla inwestycji, które nie stanowią udziałów i akcji, papierów wartościowych, udzielonych pożyczek, należności własnych lub środków pieniężnych, jeśli są przeznaczane do zbycia w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego, np. zdeponowane w banku złoto lub kamienie szlachetne, na okres nieprzekraczający 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wycenia się je w sposób określony w art. 28 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, tj. według ceny (wartości) rynkowej, a jeżeli nie są notowane na giełdzie - w cenie nabycia nie wyższej od ceny rynkowej lub w inny sposób ustalonej wartości godziwej. Do innych inwestycji krótkoterminowych (lub długoterminowych) zalicza się także nabyte prawa do emisji gazów cieplarnianych w celu ich późniejszej odprzedaży oraz nabyte prawa majątkowe wynikające ze świadectw pochodzenia energii wytworzonej w odnawialnych źródłach energii.

Do krótkoterminowych rozliczeń międzyokresowych, które wykazuje się w bilansie jako aktywa obrotowe w pozycji B.IV, zalicza się:

1) koszty, których aktywowanie kończy się w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, w szczególności:

• koszty remontów rozliczanych w czasie,
• opłacone przez jednostkę z góry za przyszły rok czynsze, ubezpieczenia majątkowe i osobowe, prenumerata,
• przypadające do rozliczenia koszty przygotowania nowej produkcji,
• koszty trwających jeszcze prac rozwojowych,
• przeniesienie na dzień bilansowy nadwyżki kosztów rzeczywistych nad kosztami zarachowanymi z tytułu niezakończonych jeszcze usług lub robót budowlanych objętych długotrwałymi umowami,
• różnica między niższą kwotą środków otrzymanych z tytułu zaciągniętego kredytu lub pożyczki, a wyższą kwotą zobowiązania przypadającego do spłaty.

2) aktywa, stanowiące odpowiednik przychodów w roku obrotowym wykazanych w sprawozdaniu, ale niebędące jeszcze na dzień bilansowy należnościami; są to w szczególności:

• VAT naliczony niepodlegający odliczeniu (o ile jednostka nie wykazuje go w pozycji B.II.3 lit. b aktywów bilansu),
• zarachowane zgodnie z zasadą memoriału na dobro przychodów finansowych odsetki od lokat, udzielonych pożyczek (jeśli jednostka nie wykazuje ich w pozycji B.III.1 lit. c aktywów bilansu).

W bilansie sporządzanym na 31 grudnia 2024 r., jako krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe, wykazuje się rzeczywiste koszty działalności operacyjnej i koszty finansowe, których aktywowanie kończy się w 2025 r., wynikające z zapisów na kontach 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" i 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe".

Należy pamiętać, iż tytuły rozliczeń już nieaktualne lub których aktywowanie nie znajduje dalej uzasadnienia, jak np. rozliczanie w czasie kosztów ubezpieczenia sprzedanego już samochodu, czy rozwiązana przed terminem umowa dzierżawy, powinny być na dzień bilansowy spisane w ciężar konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 75-1 "Koszty finansowe", zapisem po stronie Wn konta 76-1 lub 75-1, w korespondencji ze stroną Ma konta 64-0.