Spółka z o.o. po raz pierwszy będzie przeprowadzała roczną inwentaryzację za 2023 r. Jakie są najczęściej popełniane błędy przy inwentaryzacji i jak ich uniknąć?
Popełniane podczas rocznej inwentaryzacji błędy mogą powodować wykazanie nieprawidłowych stanów aktywów i pasywów w sprawozdaniu finansowym lub niepotrzebnie skomplikować i wydłużyć prace inwentaryzacyjne. W celu zachowania prawidłowości, rzetelności i wiarygodności inwentaryzacji oraz uniknięcia błędów warto przestrzegać następujących zasad:
1) terminowości i częstotliwości, tj. przeprowadzania inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających w sposób harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych,
2) podwójnej kontroli, tj. pomiaru składników majątkowych przez dwie osoby w celu wyeliminowania ewentualnych pomyłek,
3) "zamkniętych drzwi", czyli braku ruchu magazynowego,
4) rzetelnego obrazu, czyli ustalania stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów poprzez dokonanie dokładnego pomiaru, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej,
5) kompletności i kompleksowości, tj. inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych będących na stanie objętych i nieobjętych ewidencją bilansową,
6) kolejnych czynności - dotyczy ona ustalania kolejności prac w celu usprawnienia spisu i skrócenia w czasie,
7) uczestnictwa w spisie osoby odpowiedzialnej materialnie,
8) fachowości komisji spisowej.
| Rodzaj błędu | Sposób na uniknięcie błędu |
| Niewystarczające przygotowanie się do inwentaryzacji | Procedury przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce powinny być szczegółowo spisane w instrukcji inwentaryzacyjnej, a terminy i osoby odpowiedzialne za jej dokonanie należy wskazać w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji. Za opracowanie tych dokumentów i ich przestrzeganie odpowiada kierownik jednostki. Istotne jest praktyczne przygotowanie do inwentaryzacji, czyli m.in. uporządkowanie pól spisowych, opracowanie dokumentacji księgowej, w tym druków ścisłego zarachowania, przeszkolenie osób biorących udział w inwentaryzacji. |
| Wybór niewłaściwych osób do czynności inwentaryzacyjnych | Na członków zespołów spisowych, kontrolerów spisowych czy członków komisji inwentaryzacyjnej powinny zostać wybrane osoby kompetentne, które będą potrafiły właściwie zidentyfikować przedmioty spisu i dopełnić wszelkich względów formalnych, a także bezstronne i uczciwe, co zapewni rzetelny przebieg inwentaryzacji bez fałszerstw i oszustw. |
| Zbyt szeroki zakres "uproszczeń" dokonywanych podczas spisu z natury | W czasie spisu z natury nie należy korzystać z ewidencji inwentaryzowanych składników. Znajomość wartości księgowej składników może powodować chęć dopasowywania wyników inwentaryzacji do stanów ewidencyjnych. |
| Pomijanie przy inwentaryzacji niektórych składników aktywów i pasywów (przede wszystkim dotyczy to składników majątku inwentaryzowanych drogą weryfikacji) | Trzeba dopilnować, aby została dokonana weryfikacja aktywów spisywanych raz na 2 lub 4 lata w roku, w którym nie było spisu z natury. Dotyczy to także innych składników inwentaryzowanych w drodze weryfikacji, tj. wartości niematerialnych i prawnych, gruntów, należności i zobowiązań publicznoprawnych, kapitałów, rezerw, funduszy specjalnych, międzyokresowych rozliczeń kosztów i przychodów. |
| Niewłaściwe rozliczenie inwentaryzacji | Trzeba wprowadzić stwierdzone niedobory i nadwyżki do ksiąg rachunkowych (bez żadnych pominięć). Ich rozksięgowanie powinno nastąpić po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego. Należy wyciągnąć konsekwencje wobec osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku firmowego. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
