Optymalizacja kosztów w e-commerce: kluczowe strategie zarządzania magazynem - artykuł sponsorowany

W dynamicznie rozwijającym się świecie e-commerce, zarządzanie logistyką oraz optymalizacja kosztów magazynowych stają się kluczowymi elementami wpływającymi na konkurencyjność i rentowność przedsiębiorstwa. Utrzymanie wysokiej jakości obsługi magazynowej przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów operacyjnych stanowi wyzwanie dla wielu sprzedawców internetowych, zwłaszcza w kontekście rosnących oczekiwań klientów i zmieniających się warunków rynkowych. W niniejszym artykule jako ekspert ds. e-commerce przyjrzymy się bliżej najważniejszym aspektom związanym z kosztami utrzymania pracowników magazynowych, wyzwaniom skalowania operacji magazynowych, zmiennym kosztom utrzymania magazynu oraz korzyściom wynikającym ze wsparcia operatora fulfillment.

W dynamicznie rozwijającym się świecie e-commerce, zarządzanie logistyką oraz optymalizacja kosztów magazynowych stają się kluczowymi elementami wpływającymi na konkurencyjność i rentowność przedsiębiorstwa. Utrzymanie wysokiej jakości obsługi magazynowej przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów operacyjnych stanowi wyzwanie dla wielu sprzedawców internetowych, zwłaszcza w kontekście rosnących oczekiwań klientów i zmieniających się warunków rynkowych. W niniejszym artykule jako ekspert ds. e-commerce przyjrzymy się bliżej najważniejszym aspektom związanym z kosztami utrzymania pracowników magazynowych, wyzwaniom skalowania operacji magazynowych, zmiennym kosztom utrzymania magazynu oraz korzyściom wynikającym ze wsparcia operatora fulfillment.

Koszty Utrzymania Pracownika Magazynowego

Prowadzenie własnego magazynu to piętrzące się przed przedsiębiorcą koszty związane głównie z wynajmem powierzchni oraz utrzymaniem pracowników. Wiąże się to także z utrudnieniami dotyczącymi skalowania biznesu, kiedy posiadana przestrzeń magazynowa blokuje rozwój asortymentu i zwiększanie wolumenu wysyłek. Sprzedawcy e-commerce borykający się z tymi problemami, powinni rozważyć wsparcie operatora fulfillment https://inpost.pl/fulfillment, który nie tylko odciąży biznes operacyjnie i kosztowo, ale także weźmie na siebie ryzyka fluktuacji kosztów logistycznych.

Wyzwania Skalowania Operacji Magazynowych

Rynek e-commerce po korekcie po-pandemicznej nadal ma się bardzo dobrze. Jednocześnie oczekiwania i wymagania konsumentów stale rosną, podobnie jak wymogi jakościowe platform marketplace. O ile sklep e-commerce wysyłający od kilkunastu do kilkudziesięciu paczek dziennie jest w stanie nad tym zapanować, o tyle wraz ze wzrostem ilości zamówień rośnie trudność z utrzymaniem standardów i pełnej elastyczności operacji magazynowych. Warto przyjrzeć się bliżej wyzwaniom, jakie towarzyszą wówczas logistyce e-commerce.

Problematyka Zatrudnienia i Koszty Osobowe

Aby zobrazować problem na konkretnym przykładzie, można rozważyć przypadek sklepu e-commerce mającego ok. 2000 zamówień dziennie. Magazyn musi zazwyczaj mierzyć się ze sporymi amplitudami, kiedy to po weekendzie zamówień do obsłużenia jest bliżej 3000, a już w piątek dwa razy mniej niż na początku tygodnia. Przedsiębiorca w takim przypadku nie jest w stanie zoptymalizować pracy w oparciu o jednolity grafik i stałą formę zatrudnienia.

Przyjmując średnio ok. 3 minuty na obsługę jednego zamówienia (zebranie, spakowanie, przygotowanie do wysyłki), zespół jednorazowo potrzebny do płynnej realizacji zamówień w szczytowym momencie sprzedaży powinien liczyć ok. 20 osób. Zakładamy produktywność pełnoetatowego pracownika na poziomie ok. 7 godzin dziennie, czyli po odliczeniu wszystkich przerw od pracy.

Z powyższego przykładu wynika, że magazyn w skali tygodnia powinno obsługiwać średnio 16 osób. Równomierne rozłożenie sił w każdym dniu oznaczałoby jednak brak możliwości realizacji wszystkich zamówień w poniedziałek i wtorek, a jednocześnie brak wystarczającej ilości zadań dla pracowników w piątek.

Właściciel e-biznesu może to próbować optymalizować na rożne sposoby, np. zamieniając nadgodziny na dni wolne, dobierając pracowników czasowych itp. Każde takie rozwiązanie wiąże się jednak albo z dodatkowymi kosztami zarządzania, albo odmową proponowanych warunków przez pracownika. Pracownik może także chcieć zrealizować nadgodziny w dni większej ilości zamówień, a w dni z mniejszym obłożeniem pracować w standardowym wymiarze. Nie ma zatem rozwiązania idealnego dla wszystkich zatrudnianych pracowników.

W każdym przypadku zatrudniania pracowników należy się liczyć także z katalogiem kosztów powiązanych:

• Urlopy i choroby – pracownik na umowie o pracę realnie pracuje od 10 do 11 miesięcy w roku, w zależności od ilości dni urlopu i absencji chorobowych, a koszt zapewnienia zastępstw trzeba uwzględnić w kosztach osobowych.
• Koszty badań, szkoleń, świadczeń socjalnych i wyposażenia BHP – to uśredniając kolejne 500-2000 zł rocznie na osobę (np. badanie operatora wózka może kosztować nawet 350 zł, a dobre buty bezpieczne ok. 200 zł netto).
• Koszty kadrowe i obsługa HR – rekrutacje, rozliczenia wynagrodzeń, obsługa kadrowa i dokumentacyjna to łączny koszt wahający się pomiędzy ok. 83 a 140 zł brutto za każdego pracownika miesięcznie.

Uwzględniając powyższe składowe, należy się liczyć z całkowitym rocznym kosztem utrzymania jednego pracownika magazynowego na poziomie prawie 75 000 zł rocznie – i to bez kosztów ewentualnych nadgodzin. Na potrzeby wyliczenia przyjęto średnie wynagrodzenie brutto dla stanowiska magazyniera.

Przy tak wysokim poziomie kosztów, zarządzanie zespołem magazynowym w obliczu dużej zmienności ilości operacji stanowi nie lada wyzwanie. Dla wielu e-sprzedawców może się to okazać kotwicą kosztową uniemożliwiającą skalowanie operacji czy podnoszenie jakości obsługi klienta.

Należy także pamiętać o potencjalnych problemach z dostępem do pracowników. Na koniec maja 2023 stopa bezrobocia w Polsce wyniosła 5,1%. Po uwzględnieniu stopnia urbanizacji okazuje się, że w obszarach miejskich i podmiejskich, gdzie często mieszczą się magazyny e-commerce, wskaźnik bezrobocia szybuje w dół. W praktyce oznacza to sytuację rynku pracownika, oznaczającą wyższe wymagania płacowe i pozapłacowe, większe koszty rekrutacji, większą rotację oraz niepewność przy planowaniu ciągłości operacji magazynu e-commerce. Dodatkowo należy pamiętać o kolejnych ustawowych podwyżkach płacy minimalnej na rok 2024, które powyższe wyliczenia dodatkowo zmienią.

Zmienne Koszty Utrzymania Magazynu 

Analogiczna niepewność i niestałość występuje w przypadku wynajmu powierzchni pod magazyn i logistykę e-commerce. W najtrudniejszej sytuacji są przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na własny magazyn. Pomijając kwestie mało korzystnych zapisów o amortyzacji gruntów i budynków, największym wyzwaniem jest rozwój firmy, zwiększanie zapasów i wzrost ilości operacji. Magazyn wybudowany z dużym zapasem będzie generował koszty bez pokrycia w przychodach, a magazyn dopasowany tylko na bieżące potrzeby, za 3 lata stanie się blokerem dalszego rozwoju.

Przedsiębiorca musi co kilka lat liczyć się z kosztowną przeprowadzką towaru i wyposażenia nowego magazynu.

W niewiele lepszej sytuacji znajdują się przedsiębiorcy, którzy korzystają z komercyjnych powierzchni magazynowych. Stoją oni przed wyzwaniem dobrania takiego metrażu, który da się w optymalny kosztowo i operacyjnie wykorzystywać przez cały czas trwania umowy (zwykle ok. 5 lat). Jeśli jednak taki biznes ciągle rośnie, a wraz z nim rozszerza się ilość asortymentu oraz poziom zapasu – to i tak przedsiębiorca musi co kilka lat liczyć się z kosztowną przeprowadzką towaru i wyposażenia nowego magazynu.

Na koszty przeprowadzki składają się między innymi:

• Koszt transportu (ciężarówki, kierowcy)
• Koszt przygotowania towaru do przeprowadzki (paletyzacja, foliowanie)
• Koszt załadunku i rozładunku
• Koszt rozłożenia towaru na regały

Co ważne, powyższy katalog zakłada, że w nowym magazynie stoją już regały gotowe do zatowarowania, a cały proces da się przeprowadzić w dzień wolny od wysyłek. W innym przypadku do kosztów należy doliczyć:

• Koszt demontażu, transportu i montażu regałów
• Ewentualne koszty związane z opóźnieniem w realizacji zamówień (tak złożony proces zwykle rozciąga się w czasie i negatywnie wpływa na operacje magazynowe)

Ten rodzaj kosztów jest zwykle "niewidzialny" w bieżących badaniach rentowności, jednak przeliczając zyskowność e-biznesu w dłuższych okresach czasu, należy go brać pod uwagę.

Kwaśną wisienkę na torcie kosztów i ryzyk związanych z utrzymaniem własnego magazynu stanowią także:

• Zmienne i niepewne koszty mediów – energia, ogrzewanie, ścieki itp.
• Koszty IT – większe magazyny oznaczają konieczność wdrożenia i utrzymania WMS, szeregu integracji, infrastruktury software i hardware
• Koszty zabezpieczenia mienia – ochrona, ubezpieczenie, potencjalne kradzieże i zniszczenia, których koszt ponosi przedsiębiorca

Są to wydatki, które przedsiębiorca e-commerce musi brać pod uwagę decydując się na prowadzenie własnego magazynu. Według optymistycznego scenariusza, biznes powinien rosnąć na tyle szybko, aby pokrywać rosnące wydatki związane z wynajmem przestrzeni i opłaceniem pracowników do obsługi zamówień. W praktyce jednak może być to ciężkie do osiągnięcia.

Korzyści ze Wsparcia Operatora Fulfillment 

Sprzedawcy e-commerce, którzy borykają się z problemami optymalizacji powierzchni magazynowej, stałymi kosztami pracy przy zmiennej liczbie zamówień czy dużą sezonowością operacji, powinni rozważyć wsparcie fulfillment. Współpraca z operatorem logistycznym może przynieść szereg korzyści, które można zgrupować w dwa obszary:

Sfera optymalizacji kosztów

• Zamiana kosztów stałych na zmienne – czynsz za własny magazyn zamienia się na elastyczną opłatę za półkę/paletę za dobę, a stały koszt pracownika zamienia się na bieżącą opłatę za daną czynność, np. za spakowanie jednego zamówienia.
• Likwidacja wielu kosztów bezpośrednich – usunięcie z budżetu takich wydatków, jak koszty HR i prowadzenia rekrutacji, koszty utrzymania systemów IT, koszt ubezpieczenia mienia i jego bieżącej ochrony.
• Zmniejszenie oddziaływania pewnych kosztów pośrednich – koszty mediów u operatora są już wliczone w cenę składowania, ale obciążenie e-sprzedawcy jest niższe przez wzgląd na przeliczenie wolumenu zajętej powierzchni w danej jednostce czasu, a w dodatku nie podlega wahaniom w trakcie trwania umowy.
• Obniżenie kosztów dodatkowych – operatorzy mają wynegocjowane zdecydowanie korzystniejsze stawki za opakowania i wypełniacze, usługi kurierskie czy usługi co-packingowe.

Sfera operacyjna

• Elastyczność w zarządzaniu powierzchnią – dostawca usług fulfillment dzięki skali operacji ma nieporównywalnie większe możliwości skokowego zwiększania zarówno miejsca do składowania, jak i ilości przetwarzanych zamówień.
• Odpowiedzialność za prowadzenie operacji – na straży terminowości wysyłek w ramach ustalonych w umowie przedziałów ilościowych stoją zapisy umowy z operatorem i ewentualne kary za brak zrealizowania wobec klienta wymaganego poziomu SLA (Service Level Agreement).
• Wysoka jakość przestrzeni magazynowej – magazyny operatorów logistycznych zwykle mieszczą się w nowoczesnych parkach logistycznych, zapewniając składowanie w obiektach suchych, klimatyzowanych, monitorowanych i zabezpieczonych ochroną fizyczną oraz systemami alarmowymi.
• Integracja z nowoczesnymi systemami IT – za poprawność danych o zapasach (wraz ze śledzeniem partii i dat przydatności) oraz poprawność kompletacji odpowiada u operatora profesjonalny system WMS (Warehouse Management System).

InPost Fulfillment w swej ofercie zapewnia komplet powyższych wartości, a ponadto udostępnia swym klientom szereg dodatkowych korzyści, począwszy do specjalnej oferty na usługi Paczkomat® InPost i Kurier InPost, przez szeroki katalog usług dodatkowych i materiałów opakowaniowych, aż po doradztwo w obszarze analiz, marketingu, strategii czy wsparcia w obszarze IT. Kompleksowość oferty InPost Fulfillment połączona z przejrzystymi umowami i jasnymi wskaźnikami SLA sprawia, że firma przestaje być kolejnym, szeregowym dostawcą usług. Staje się partnerem, który pomaga w rozwoju biznesu, wpływając na pozytywne doświadczenia konsumentów, jak i komfort właścicieli e-commerce. Sprzedawcy mogą wówczas w pełni skupić się na rozwoju sklepu i jego oferty, oddając trudne i niepewne kosztowo obszary w ręce profesjonalistów.