Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/robocza-wersja-struktury-logicznej-fa-3/ udostępniło roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury FA(3) oraz broszurę informacyjną dotyczącą tej wersji roboczej, która od 1 lutego 2026 r. - zgodnie z założeniami - zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2).
Poniżej przedstawiamy ogólne zasady korzystania z KSeF zawarte w opublikowanej broszurze.
Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Wynika tak z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 ze zm.).
Od 1 września 2023 r. obowiązuje wzór faktury ustrukturyzowanej w strukturze logicznej w wersji FA(2) i będzie on stosowany do 31 stycznia 2026 r.
Uwaga
Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3).
Nowy wzór faktury ustrukturyzowanej - jak podkreślono w broszurze - uwzględnia propozycje zgłoszone przez przedsiębiorców, dostawców oprogramowania oraz przedstawicieli branży księgowej podczas przeprowadzonych w 2024 r. konsultacji w zakresie KSeF.
W broszurze MF zaznaczyło, że do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r. będzie się stosowało strukturę FA(3). Oznacza to, że strukturę w tej wersji będzie się wykorzystywało także do wystawienia (od 1 lutego 2026 r.):
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te są przesyłane do KSeF przez API.
Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich m.in.:
W naszym Wydawnictwie również trwają prace nad dostosowaniem programu DRUKI Gofin (www.druki.gofin.pl) do obsługi faktur ustrukturyzowanych (w systemie KSeF).
W broszurze wskazano ogólne założenia dotyczące formatu pól. W tym zakresie wyjaśniono m.in., że:
MF podkreśliło, że analizując kwestię obligatoryjności danego pola należy badać również charakter elementu, w którym dane pole występuje.
Zwrócono także uwagę, że polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrVatUE, ani w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID.
Z broszury wynika, że struktura schematu głównego dla FA(3) składa się z następujących elementów: Naglowek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, PodmiotUpowazniony, Fa, Stopka, Zalacznik.
Podkreślono, że Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa stanowią obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej. Podmiot3, Stopka i Zalacznik są elementami fakultatywnymi, zaś PodmiotUpowazniony stanowi element opcjonalny e-faktury.
Opis struktury schematu głównego dla FA(3) przedstawiono poniżej w tabeli:
| Nazwa elementu | Opis elementu | ||||
| Naglowek | Zawiera m.in. dane dotyczące daty i czasu wytworzenia faktury oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik. Uwaga Data wpisana w polu "DataWytworzeniaFa" może być inna niż data wskazana w polu P_1 (dotyczącym daty wystawienia faktury) oraz może być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF. |
||||
| Podmiot1 | Zawiera informacje, które charakteryzują podatnika (sprzedawcę), a mianowicie m.in. jego NIP oraz imię i nazwisko lub nazwę podatnika. Uwaga Element "Podmiot1" stanowi obligatoryjny element faktury ustrukturyzowanej. Kluczowym polem w tym elemencie, pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF jest identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania w polu NIP powyższego identyfikatora, obsługa faktury w ramach KSeF nie będzie możliwa. |
||||
| Podmiot2 | Zawiera informacje, które charakteryzują nabywcę towaru lub usługi m.in. NIP, imię i nazwisko lub nazwę nabywcy. Uwaga W przypadku wskazania w tym elemencie, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wartość "1" w polu JST) lub członka GV (wartość "1" w polu GV) należy wypełnić dodatkowo dane tej jednostki podrzędnej JST lub członka GV w Podmiot3 (w tym NIP lub IDWew i rolę). |
||||
| Podmiot3 | Zawiera dane podmiotu/-ów trzeciego/-ich (innego/-ych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca wymieniony w części Podmiot2), związanego/-ych z fakturą (element fakultatywny). Maksymalna ilość wystąpień: 100 Uwaga W elemencie "Podmiot3" można wpisać np. płatnika lub odbiorcę towaru, dane faktora lub w przypadku np. przejęcia spółki - dane podmiotu pierwotnego (np. spółki przejmowanej). Można również wskazać m.in. dane:
|
||||
| PodmiotUpowazniony | Zawiera informacje, które charakteryzują podmiot upoważniony związany z fakturą (element opcjonalny), tj. przedstawiciela podatkowego, komornika, organu egzekucyjnego. | ||||
| Fa | Zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji dokumentowanej fakturą. W szczególności są to elementy faktury wynikające z treści obowiązujących przepisów, jak również elementy dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji. | ||||
| Stopka | Zawiera pozostałe informacje na fakturze m.in. stopkę faktury, numer KRS, REGON (element fakultatywny). | ||||
| Zalacznik | Zawiera załącznik do faktury dokumentującej czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto) (element fakultatywny). Uwaga Aby wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z wypełnionym elementem "Zalacznik" w strukturze FA(3) konieczne jest złożenie zgłoszenia o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego (funkcjonalność będzie dostępna od 1 stycznia 2026 r.). Załącznik do faktury służy do prezentacji danych o charakterze podatkowym, który powinien zawierać wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ustawy, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi; oznacza to, że nie należy umieszczać w nim danych o charakterze typowo handlowym, marketingowym/reklamowym lub biznesowym. W przypadku wykorzystywania załącznika niezgodnie z zasadami, prawo do wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF zostanie odebrane. |
W broszurze informacyjnej przedstawiono również w formie tabelarycznej m.in. opisy struktur poszczególnych elementów, a także sposoby ich wypełniania na podstawie przedstawionych w broszurze przykładów.
Poniżej przedstawiamy zaprezentowany przez MF przykład w zakresie sposobu wypełnienia elementu Podmiotu3 dla FA(2).
"(...) Stan faktyczny:
Podatnik XXX Sp. z o.o. (NIP 3333333333, ul. Zielona 5, 22-222 Wrocław) nabył usługę. Powyższego zakupu w imieniu spółki dokonywał jej pracownik Jan Kowalski, w związku z odbywaniem podróży służbowej. W celu prawidłowego rozliczenia i identyfikacji wydatku pracowniczego, na fakturze poza danymi nabywcy w Podmiot2, zostaną uwzględnione dodatkowo dane podmiotu trzeciego - w tym przypadku pracownika.
W powyższej sytuacji dane nabywcy - podatnika XXX Sp. z o.o. wskazuje się w Podmiot2 w następujący sposób:
| Nazwa pola | Sposób wypełnienia | |
| Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne | NIP | 3333333333 |
| Nazwa | XXX Sp. z o.o. | |
| Podmiot2/Adres | KodKraju | PL |
| AdresL1 | Ul. Zielona 5, 22-222 Wrocław | |
| Podmiot2 | JST | 2 |
| GV | 2 | |
Element Podmiot3 zawierający dane pracownika w analizowanej sytuacji wypełnia się następująco:
| Nazwa pola | Sposób wypełnienia | |
| Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne | BrakID | 1 |
| Nazwa | Jan Kowalski | |
| Podmiot3 | Rola | 11 |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
