Dofinansowanie do letniego wypoczynku pracowników i ich rodzin

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest przez pracodawców na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800), dalej zwanej ustawą o ZFŚS. Środkami tego funduszu administruje pracodawca, jednak przy ich rozdysponowywaniu musi uwzględniać regulacje zawarte w ustawie o ZFŚS. Z przepisów tych wynika, że ZFŚS może być przeznaczony m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu (art. 1 ust. 1 tej ustawy). Przy czym zgodnie z art. 2 pkt 1 ww. ustawy, przez działalność socjalną rozumie się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Ze środków ZFŚS można zatem finansować wakacyjny wypoczynek pracowników i ich rodzin, w tym m.in. wypoczynek w formie kolonii i obozów dla dzieci tych pracowników. Istotne jest, że wysokość dopłat z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Nie można więc przyznawać wszystkim pracownikom świadczeń z ZFŚS w równej wysokości.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Stanowi o tym art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Środki ZFŚS niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny (art. 11 ustawy o ZFŚS).

Przykładowy regulamin ZFŚS dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl  w zakładce Prawo pracy/Regulaminy zakładowe

Pracownikowi przyznano dofinansowanie z ZFŚS do tzw. wczasów pod gruszą. Czy świadczenie to podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym?

Otrzymane przez pracownika dofinansowanie jest dla niego przychodem ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Świadczenie to może być jednak zwolnione z opodatkowania, jeżeli spełnione zostaną warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. W świetle tego przepisu, wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych), łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi).

Jeżeli pracownik, o którym mowa w pytaniu, nie otrzymał w bieżącym roku żadnego świadczenia sfinansowanego z ZFŚS (lub funduszy związkowych), to - w sytuacji gdy kwota dofinansowania przekroczy 380 zł - opodatkowaniu podlegać będzie nadwyżka ponad wskazany limit.

Pracownik otrzymał z ZFŚS dopłatę do kolonii 11-letniego dziecka. Wyjazd zorganizowało biuro turystyczne prowadzące działalność w tym zakresie. Czy świadczenie to korzysta ze zwolnienia z opodatkowania?

Dofinansowanie ze środków ZFŚS do kolonii dziecka pracownika może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) updof. Z przepisu tego wynika, że wolne od podatku dochodowego są dopłaty m.in. z ZFŚS do wypoczynku dzieci pracownika - bez względu na ich wysokość - jeśli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

1) jest to dopłata do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18,

2) wypoczynek ten zorganizował podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,

3) wypoczynek ten ma formę: wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem.

Z pytania wynika, że pracownik uzyskał dopłatę do kolonii 11-letniego dziecka, a kolonię tę zorganizowało biuro turystyczne prowadzące działalność w tym zakresie. Oznacza to, że kwota dofinansowania w całości korzysta ze zwolnienia z opodatkowania.

Gdyby jeden ze wskazanych warunków nie został spełniony, np. wyjazd zorganizował podmiot nieprowadzący działalności w tym zakresie, wówczas należałoby skorzystać z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, który zwalnia z opodatkowania świadczenia z ZFŚS do kwoty 380 zł (o ile pracownik nie wykorzystał w 2016 r. już całej kwoty zwolnienia).

Pracodawca przyznał z ZFŚS pracownikowi i jego rodzinie dofinansowanie do letniego wypoczynku. Czy dofinansowanie to stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne?

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.). W konsekwencji są one również zwolnione od naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Co ważne, wyłączenie to stosuje się bez ograniczenia kwotowego. Warunkiem jest jednak, aby dofinansowanie to zostało przyznane zgodnie z ustawą o ZFŚS, tzn. uzależniono je od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Wysokość składek na ubezpieczenia podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Jeśli zatem pracownikowi przyznano dofinansowane do wypoczynku - swojego lub członków rodziny, np. dla jego dzieci w formie kolonii - ze środków ZFŚS, to niezależnie od jego wysokości i formy wypoczynku nie podlega ono oskładkowaniu.

W sytuacji gdy dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin pochodzi ze środków ZFŚS, to jest ono księgowane na zmniejszenie stanu tego funduszu, czyli po stronie Wn konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Operacje związane z przyznaniem dopłat do wczasów i kolonii, poborem zaliczki na podatek dochodowy oraz wypłatą kwoty dofinansowania mogą być księgowane w sposób przedstawiony w poniższej tabeli.

Przykład

I. Założenia:

1. Z regulaminu ZFŚS wynika, że pracownikom przysługuje zwrot części wydatków poniesionych na zorganizowanie wypoczynku. Przyznawanie dopłat uzależniono od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.
    
2. Pracownik 15 czerwca 2016 r. złożył wniosek o przyznanie dofinansowania ze środków ZFŚS wraz z dokumentami potwierdzającymi, iż poniósł wydatki na zakup wczasów w kwocie: 5.000 zł dla całej rodziny (3 osoby dorosłe uprawnione do świadczeń z ZFŚS). Zgodnie z regulaminem ZFŚS pracownikowi przysługuje dofinansowanie ze środków tego funduszu w wysokości 50% poniesionych wydatków, nie więcej jednak niż 650 zł na osobę uprawnioną. Przyznane dofinansowanie wyniesie zatem: 1.950 zł, tj. [(5.000 zł × 50%) = 2.500 zł, ale nie więcej niż 1.950 zł (3 osoby dorosłe × 650 zł)].
    
3. Jest to pierwsze świadczenie otrzymane przez pracownika w 2016 r. z ZFŚS. Pracownik złożył PIT-2 uprawniający pracodawcę do pomniejszania comiesięcznie zaliczki na podatek dochodowy o kwotę: 46,33 zł. Przysługują mu koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości, tj.: 111,25 zł.
    
4. Pracodawca 17 czerwca 2016 r. wypłacił pracownikowi z rachunku bieżącego dofinansowanie po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy. Jest to dla tego pracownika pierwsza wypłata świadczeń ze stosunku pracy w czerwcu 2016 r.

II. Ustalenie podstawy opodatkowania oraz kwoty zaliczki na podatek dochodowy:

1. Podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym (w zaokrągleniu do pełnych złotych):
(1.950 zł - 380 zł) - 111,25 zł = 1.459 zł.

2. Kwota zaliczki na podatek dochodowy (w zaokrągleniu do pełnych złotych): (1.459 zł × 18%) - 46,33 zł = 216 zł.

3. Kwota przekazana na rachunek bankowy pracownika: 1.950 zł - 216 zł = 1.734 zł.

Uwaga: Jeśli na dzień wypłaty środków z tytułu dopłaty do wczasów wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika z ZFŚS przekroczyłaby w 2016 r. 380 zł, wówczas zaliczka na podatek dochodowy (w zaokrągleniu do pełnych złotych) wyniosłaby: 1.950 zł - 111,25 zł = 1.839 zł; (1.839 zł × 18%) - 46,33 zł = 285 zł.

III. Dekretacja:

IV. Księgowania:

Właściciel firmy podjął decyzję o dofinansowaniu w 2016 r. wypoczynku pracowników i ich rodzin ze środków obrotowych. Dofinansowanie obejmuje także wypoczynek dzieci pracowników, które nie ukończyły 18 lat. Pracodawca nie prowadzi działalności socjalnej. Kwotę dofinansowania ustalił w wysokości 50% poniesionych kosztów dla każdego pracownika. Czy świadczenia te należy opodatkować i oskładkować?

Jeśli pracodawca dofinansowuje wypoczynek pracownika i członków jego rodziny ze środków obrotowych, to świadczenie to stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który generalnie trzeba opodatkować. Jedynie dopłata do wypoczynku dzieci pracownika, które nie ukończyły 18 roku życia, może w określonych okolicznościach korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) updof. Taka dopłata jest wolna od podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 760 zł, o ile są spełnione łącznie takie same warunki, jak już omówione wcześniej przy dofinansowaniu ze środków ZFŚS, tj. wypoczynek zorganizował podmiot prowadzący działalność w tym zakresie w formie np. kolonii, obozów, czy wczasów, a dopłata dotyczy wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi, co do zasady, przychód w rozumieniu przepisów updof, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że przyznane pracownikowi ze środków obrotowych pracodawcy dofinansowanie, jako stanowiące przychód ze stosunku pracy, należy oskładkować. Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi w tym przypadku pełna wartość dofinansowania, nawet jeśli świadczenie to korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym (np. kolonia dla dzieci do 18 roku życia - do kwoty 760 zł).

W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych firmy dofinansowanie ze środków obrotowych do wypoczynku pracowników i ich rodzin?

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca nie prowadzi działalności socjalnej, zatem kwota dofinansowania do wypoczynku pracowników i ich rodzin pochodząca ze środków obrotowych, jako świadczenie na rzecz pracowników, obciąży koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się ją po stronie Wn konta 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiedniego konta zespołu 5. Ewidencja księgowa operacji dotyczących przyznania dopłaty, pobrania zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS oraz wypłaty kwoty dofinansowania może przebiegać w sposób zaprezentowany w poniższej tabeli.

Jeśli pracodawca kwotę dofinansowania wypłaca łącznie z wynagrodzeniem za dany miesiąc, to może ją odnieść na konto rozrachunków z pracownikami 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Przykład

I. Założenia

1. Właściciel firmy podjął decyzję o dofinansowaniu w 2016 r. do wypoczynku pracowników i ich rodzin ze środków obrotowych. Firma nie prowadzi działalności socjalnej, a kwotę dofinansowania właściciel ustalił w wysokości 50% poniesionych kosztów dla każdego pracownika.
    
2. Załóżmy, że pod koniec czerwca 2016 r. pracownik złożył wniosek o przyznanie dofinansowania do pobytu swojego 12-letniego dziecka na obozie zorganizowanym przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Z dokumentów dołączonych do wniosku wynika, iż wydatki na obóz poniesione przez pracownika wyniosły: 2.240 zł. Pracodawca zrefundował pracownikowi 50% poniesionych kosztów. Świadczenie to w całości jest oskładkowane i wolne od podatku dochodowego do kwoty: 760 zł (jest to pierwsza dopłata do wypoczynku dziecka otrzymana w 2016 r.).
    
3. Refundowana kwota wpłynęła na rachunek bankowy pracownika łącznie z wynagrodzeniem za czerwiec 2016 r., które wynosiło brutto: 4.000 zł. Pracownik złożył PIT-2, przysługują mu więc miesięcznie koszty uzyskania przychodów w kwocie: 111,25 zł.
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Ustalenie rozliczeń podatkowo-składkowych:

III. Dekretacja:

IV. Księgowania: