Koszty związane z zawartymi umowami zlecenia

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną uregulowaną w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), zwanej dalej K.c. Przedmiotem umowy zlecenia jest wykonanie określonej czynności prawnej (odpłatnie lub nieodpłatnie). W razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych (por. art. 744 K.c.).

Do umowy zlecenia powinien być wystawiony rachunek, który wraz z umową może stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku w ciężar kosztów. Koszty związane z umową zlecenia można również księgować na podstawie sporządzonej listy płac dotyczącej umów cywilnoprawnych, przy czym jednostka powinna zawsze posiadać, w celach dowodowych, umowę zawartą ze zleceniobiorcą oraz rachunek do umowy zlecenia.

Należy również podkreślić, iż istotny jest także moment ujęcia w księgach rachunkowych kosztów związanych z umową zlecenia. Zgodnie z zasadą memoriału koszty wynagrodzeń od umów cywilnoprawnych, podobnie jak wynagrodzeń ze stosunku pracy, zalicza się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej w miesiącu, którego one dotyczą, to znaczy w miesiącu, za który są należne, bez względu na termin ich zapłaty.

Niemniej, zwracamy uwagę, że dla celów podatkowych wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia, a także obciążające je składki ZUS, mogą być przez jednostkę zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów dopiero w miesiącu, w którym zostaną zapłacone.

Zawarliśmy umowę zlecenia z osobą fizyczną zatrudnioną na umowę o pracę u innego przedsiębiorcy, na przeprowadzenie szkolenia pracowników. Wynagrodzenie ustaliliśmy na 2.000 zł brutto, a u swojego pracodawcy zleceniobiorca pobiera wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł brutto. Czy powinniśmy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne? W jaki sposób ująć to w księgach? Prowadzimy ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

Z przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) - zwanej dalej ustawą o sus - wynika, że jeżeli zleceniobiorca z tytułu umowy o pracę zawartej z innym przedsiębiorcą uzyskuje przychód w przeliczeniu na okres miesiąca wyższy od minimalnego wynagrodzenia za pracę, to z tytułu wykonywania umowy zlecenia nie będzie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (zob. art. 9 ust. 1 i 1a ustawy o sus).

Z umowy zlecenia obowiązkowa jest natomiast składka zdrowotna. W przypadku bowiem, gdy ubezpieczony uzyskuje przychody z więcej niż jednego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład jednocześnie z umowy o pracę i umowy zlecenia, to składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłaca się z każdego z tych tytułów odrębnie (zob. art. 82 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Z kolei - w myśl art. 13 pkt 8 updof - przychody z tytułu umowy zlecenia uzyskane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Zobowiązanym w tym przypadku do obliczenia i pobrania w imieniu zleceniobiorcy zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowanego podatku dochodowego oraz do uiszczenia w wymaganym terminie do odpowiedniego urzędu skarbowego pobranej kwoty podatku jest zleceniodawca (płatnik).

Ewidencja księgowa umowy zlecenia określonej w pytaniu zostanie przedstawiona na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. zawarła umowę zlecenia z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, na przeprowadzenie szkolenia pracowników działu kadr z obsługi programu kadrowo-płacowego na kwotę brutto: 1.500 zł.

2. Zgodnie z oświadczeniem otrzymanym od zleceniobiorcy - jest on zatrudniony na umowę o pracę u innego pracodawcy, a jego wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia. Stąd też zleceniobiorca będzie podlegał jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym i sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

II. Wyliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia do wypłaty:

III. Dekretacja:

IV. Księgowania:

Jeśli z tytułu zawartej umowy zlecenia jednostka będzie zobowiązana odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy (FP), Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) oraz ewentualnie składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), to składki w części sfinansowanej przez tę jednostkę (zleceniodawcę) wskazane jest ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Przeprowadzamy modernizację pomieszczenia magazynowego i gospodarczego, stanowiącego naszą własność i nasz środek trwały. Gdzie zakwalifikować wydatki poniesione na umowę zlecenia na prace modernizacyjne, które będzie wykonywał nasz pracownik, poza swoimi obowiązkami z tytułu umowy o pracę? Czy będą to koszty modernizacji zwiększające wartość środka trwałego?

Zgodnie bowiem z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia środka trwałego do używania.

Jeśli więc umowa zlecenia zawarta jest w celu wykonania prac związanych z ulepszeniem środka trwałego, to należne z tego tytułu wynagrodzenie w kwocie brutto oraz ewentualne składki obciążające pracodawcę ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Dopiero po zakończeniu prac wydatki ujęte na koncie 08 "Środki trwałe w budowie" przenosi się na zwiększenie wartości początkowej ulepszonego środka trwałego, zapisem:

Ewidencję księgową umowy zlecenia dotyczącej prac wykonanych w związku z ulepszeniem środka trwałego przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka handlowa przeprowadza modernizację zaplecza (magazynu i części gospodarczej) swojego sklepu, stanowiącego jej środek trwały. W związku z tym zawarła umowę zlecenia ze swoim pracownikiem na montaż systemu alarmowego i ostrzegającego przed pożarem.

2. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wynosi brutto: 2.000 zł. W związku z tym, że jest to umowa z własnym pracownikiem jednostka zobowiązana jest do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne.

II. Wyliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia do wypłaty:

Jednostka nie jest zobowiązana do opłacania za pracownika składki na FEP, a stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 1,93%. Kwota składek na ubezpieczenia społeczne (9,76% + 6,5% + 1,93% = 18,19%), FP (2,45%) oraz FGŚP (0,10%) finansowanych przez pracodawcę wyniosła łącznie: 2.000 zł × 20,74% = 414,80 zł.

III. Dekretacja:

III. Księgowania:

W wyniku powodzi zniszczeniu uległa część parteru siedziby firmy. Czy wydatki poniesione na umowę zlecenia, zawartą ze studentem na uprzątnięcie zniszczeń spowodowanych powodzią, można zaliczyć w ciężar kosztów wynagrodzeń, czy powinny to być raczej straty nadzwyczajne?

Przez straty i zyski nadzwyczajne rozumie się - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 33 ustawy o rachunkowości - straty i zyski powstające na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.

Zwracamy przy tym uwagę, że z tytułu umowy zlecenia nie podlegają obowiązkowi ubezpieczeń społecznych osoby będące uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych oraz studentami, jeśli nie ukończyły 26 lat (zob. art. 6 ust. 4 ustawy o sus) i w konsekwencji nie podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Ewidencję księgową umowy zlecenia zawartej ze studentem w celu usunięcia skutków powodzi przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. W związku z powodzią zalaniu uległa część parteru budynku. Na uporządkowanie skutków powodzi zatrudniono na umowę zlecenia studenta, który nie ukończył 26 lat.

2. Umowa zlecenia została zawarta na kwotę: 400 zł. Od umowy zlecenia jednostka nie potrąciła składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

3. Wypłata należnego wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia nastąpiła gotówką.

II. Wyliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia do wypłaty:

III. Dekretacja:

IV. Księgowania: